¿ Qué es productividad y cuál es su importancia en los ámbitos laboral y personal?

Uno de los retos que mayor satisfacción para las personas y las empresas consiste en ver realizadas sus tareas, sus proyectos.

• Lanzar al mercado el producto anhelado.
• Atraer más clientes a la empresa.
• Concretar una alianza estratégica.
• Contar con un espacio de tiempo diario para realizar actividad física.
• Dedicar tiempo para convivir con la familia, con los amigos.

Cumplir con objetivos profesionales y personales, contribuye a construir la felicidad, el éxito, a contar con mejor motivación y experiencia para futuros retos.

Sin embargo, constatar que existe una brecha entre lo deseado y lo realizado,  e incluso proyectos que son reprogramados una y otra vez, son de las causas de estrés, de trabajo bajo presión, desmotivación, por no poder cumplir con los planes.

Otro factor es el incremento recursos adicionales: incorporar más personas para realizar las tareas, jornadas extras, gastos adicionales como mayor consumo de energía para operar los equipos, insumos extra.

El desfasamiento en tiempo provoca la superposición con otros proyectos, ¿qué implica? Atender más de una tarea a la vez, alargar la jornada, reducir el tiempo para actividades personales.

¿Qué hacer para  optimizar los recursos disponibles como el tiempo, los insumos y el talento humano?

¿En que trabajar para aumentar la productividad en  tareas profesionales y personales?

Qué es productividad y el foco en los resultados a obtener

Qué es productividad en el trabajo

Elevar la eficiencia en los procesos, optimizar las horas invertidas por los recursos humanos y  los insumos utilizados para desarrollar tareas son aspectos que engloban el concepto de productividad empresarial.

Qué es productividad en la gestión personal

En el lado personal, ser productivo lleva a desarrollar el potencial y habilidades que los convierten en mejores personas.

Las metas personales, de empresa

¿Qué es lo que deseas obtener en el año, en el mes en curso o al finalizar la semana?

Para mejorar la productividad, se necesita tener claridad en cuanto a lo que se quiere obtener  y lograr  es ser más eficiente.

¿Eficiente respecto a qué?

Se pueden realizar múltiples actividades, investigaciones, trabajar con orden. Ahora bien ¿en qué contribuyen estas tareas al resultado final, a lo esperado por el cliente, a lo esperado en el plan de negocios?

Contar con una meta proporciona una guía a elaborar actividades que ayuden a alcanzar el resultado final, así como dejar a un lado las que no contribuyen o son ajenas al fin deseado.

No es productividad invertir tiempo y recursos en tareas en las cuales no benefician a alguien o proporcionan dirección a un proyecto o meta.

Otra ventaja de conocer cuál es el resultado que se desea lograr es medir como se ha mejorado respecto a un periodo anterior. Ejemplos, el tiempo invertido, unidades producidas, respecto a la semana anterior, porcentajes de avance, detectar desviaciones u otros factores que pueden afectar la productividad.

La procastinación y los objetivos de la productividad

Vencer la procastinación, conduce al incremento de la productividad.

Cuando el tiempo se destina a tareas ajenas a la meta proyectada, o tareas irrelevantes, pasando por alto las actividades prioritarias o importantes, es el caso de una persona que procastina.

Las actividades que son prioritarias para una meta deben realizarse. Por lo que invertir continuamente el horario en tareas ajenas, conduce a la necesidad de conseguir tiempo adicional para poder cumplir con los objetivos; ya sea en horas después de la jornada normal, los fines de semana; así, tener largas jornadas de trabajo se convierte en un hábito.

Recuerda, el enfoque debe ser en el resultado final y en la eficiencia. Esto significa, optimizar las horas invertidas.

Controlar las distracciones

Una de las decisiones a tomar para mejorar la productividad laboral y personal es evitar las distracciones, que constituyen una de las causas de la procastinación.

Una causa que propicia la distracción, es asumir al iniciar el día que hay suficiente tiempo para cumplir con las tareas planeadas y también para hacer alguna actividad extra.

Esas tareas extras, en muchas ocasiones son distracciones.  Ten en cuenta que para llegar a ser más eficientes, se requiere cambiar. Para este tipo de situaciones, una buena práctica consiste en dividir el día en metas más pequeñas.

Esto es, que hay que conseguir desde el inicio del día a media mañana; en seguida, los resultados deseados desde mediados de la mañana hasta antes de la pausa de la comida y así sucesivamente por la tarde.

De esta forma ya hay presión por cumplir en un plazo menor, se reduce la sensación que hay tiempo de sobra  y la tentación de efectuar actividades más relajantes.

Este cambio en la forma de trabajar requiere disciplina, constancia y son ejemplos de productividad en una empresa que son aplicables al contexto personal.

Prioridades y la administración del tiempo

Qué es productividad personal y de una empresa, consiste en clasificar las tareas a una mejor gestión del tiempo, enfocando la mayor energía en actividades de mayor impacto en los resultados.

Definir prioridades a las tareas, organizarlas en orden descendente para su ejecución, ayudará a  hacer más eficiente la utilización del tiempo, los recursos y la energía de las personas.

En el siguiente post, conocerás más acerca como identificar tareas importantes y fijar prioridades,

Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

Desarrolla prácticas que favorezcan la productividad

Desarrolla hábitos que contribuyan a mejorar la productividad

Mejora la comprensión de la lectura

En la lectura de un libro, artículo, informes,  aspectos como

• Comprender las principales ideas.
• Descubrir en los datos, oportunidades, fortalezas, amenazas de crisis.
• Capacidad de hacer síntesis, de resumir.

Favorecen a la productividad y al desarrollo personal.

Practicar técnicas te ayudarán a tener una lectura más eficaz.

En el siguiente post, te digo cómo lograrlo.

7 técnicas de lectura rápida y cómo mejorar su  comprensión.

Desarrolla habilidades de comunicación

Esta es una habilidad clave y más aún en el liderazgo e inherente a mejorar la productividad y lograr éxitos.

Te comparto las siguientes guías sobre desarrollo de habilidades de comunicación,

7 pasos para una comunicación vertical eficaz.

Cómo ser más eficaz en las relaciones personales con escucha activa.

Cómo comunicar como CEO y construir marca personal sólida.

Prácticas para mejorar la productividad

Establece como se mide la productividad  

¿Cómo conocer que eres más eficiente respecto a un periodo anterior?

Uno de los factores de la productividad, consiste en establecer métricas para

• Conocer el desempeño.
• El crecimiento.
• Areas de oportunidad.
• Avance de proyectos.
• Comparativas respecto a un periodo anterior.
• Incrementar la eficiencia.
• Determinar que debe ser importante, prioritario.

Conoce más acerca de métricas clave en el siguiente post,

Cómo utilizar KPIs para evaluar crecimiento de la empresa.

Aprender que no hacer y cómo hacerlo mejor

Incrementar el nivel de eficiencia es uno de los objetivos clave acerca de que es productividad; sin embargo, aunque la tolerancia a los errores puede parecer algo opuesto, es uno de factores que influyen en la productividad.

El lado positivo del error es el descubrimiento sobre lo que no se debe hacer y evitar que otras personas realicen la misma acción.

En un proceso de innovación, está latente la posibilidad de cometer errores;  en esta situación, enfócate en el mediano plazo: considera los beneficios a obtener cuando se afine la idea.

Dinámicas para mejorar la productividad

Dinámica 1 – Más horas en el día

Tipo de dinámica

Grupal.

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas.

Objetivo de la dinámica

Reducir los niveles de procastinación y comprender los beneficios a favor de  ser más productivo.

Desarrollo

1a. etapa del ejercicio

El facilitador solicita a los participantes elaboran una lista de actividades que efectúan a lo largo de día, tanto en el trabajo como en su vida personal.

Es importante transmitir confianza al grupo para que escriba incluso tareas no relevantes. El ejercicio no consiste en buscar culpables, consiste en desarrollar  equipos y personas más eficientes.

Algunas ideas de  actividades que pueden contener la lista

Trabajo

• Desarrollo de tareas de un proyecto.
• Atender correos electrónicos.
• Atender llamadas telefónicas.
• Atender quejas y problemas.
• Atender programas de desarrollo profesional.
• Búsqueda de información.

Familia

• Dedicar tiempo a la familia, conyugue, hijos
• Paseos familiares.
• Convivir con familiares cercanos

Actividades sociales

• Participar en actividades de beneficencia.
• Convivir con antiguos compañeros de la escuela, con vecinos.

Tiempo personal

• Practicar deportes.
• Desarrollar una nueva habilidad personal.
• Leer libros.
• Descansar.

2a. etapa del ejercicio.

Esta etapa consiste asumir que el día cuenta con 3 horas adicionales (o más de acuerdo al criterio del facilitador).

¿A qué dedicarán ese tiempo extra? ¿Qué actividades les gustaría incluir?

3a. etapa del ejercicio.

Cada uno de los participantes comparte la lista original, las actividades añadidas y explica que es lo que lo motivaría realizarlas.

<Instrucción del facilitador al grupo> Sin embargo, como en el día sólo se disponen de 24 horas, ¿Qué se necesita hacer para efectuar las tareas de la lista aumentada?

A continuación se dedica un espacio para la reflexión grupal; encontrar propuestas para optimizar el tiempo, determinar tareas que no son relevantes, identificar momentos de procastinación durante el día.

¿Qué cambios se hicieron a la agenda diaria para hacer espacio a las tareas  adicionales?

Dinámica 2 – Ser mejor comunicador

Tipo de dinámica

Grupal. A realizarse en parejas o tríos.

Materiales a utilizar

Ninguno

Objetivo de la dinámica

Mejorar las habilidades de comunicación, específicamente la comunicación no verbal.

Más de la mitad de la comunicación es no verbal; de ahí la importancia de mejorar en este aspecto.

Desarrollo

En la primera etapa del ejercicio uno de los participantes tiene el rol del comunicador; el segundo y tercer participante, si el ejercicio es en tríos, son observadores. En la segunda y opcionalmente tercer etapa se intercambian los roles.

Cada uno de los participantes elige una historia a desarrollar en un lapso de 60 a 90 segundos. Ejemplos, acerca de sus últimas vacaciones, se presentan a sí mismos, el libro que actualmente leen.

En la primera parte de cada etapa, los comunicadores hacen saber a los observadores cuáles su historia de forma verbal; el desarrollo de la misma es no verbal.

En la segunda parte, al concluir la historia, los observadores retroalimentan, si comprendieron lo que el comunicador transmitió.

Dinámica 3 – Solución de problemas

Tipo de dinámica

Grupal.

Materiales a utilizar

Material proporcionado por el facilitador; plumas

Objetivo de la dinámica

Identificar y proponer soluciones a problemas que afectan el rendimiento en el trabajo.

Desarrollo

El facilitador proporciona un formato con preguntas para que los participantes identifiquen y realicen propuestas para solucionar problemas.

Ejemplo del contenido del formato

• Describe el problema.
• Cada cuando se manifiesta.
• A qué o a quien (es) les está afectando Cuáles son las afectaciones.
• Describe cómo está afectando.
• Define el nivel de afectación – alto, mediano, bajo.
• Describe cómo solucionarías el problema.

Cada participante llena el formato y expone lo escrito.

En la segunda etapa de la dinámica es para análisis y obtener conclusiones en grupo.

Es de gran valor que en esta dinámica participen tomadores de decisiones, de tal forma que se asignan prioridades, acciones a realizar, responsables para cada tarea.

Dinámica 4 – Seguimiento a metas más cortas

Tipo de dinámica

Grupal.

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas; opcional rotafolio y hojas de rotafolio.

Objetivo de la dinámica

Reducir el nivel de procastinación.

Desarrollo

En un apartado anterior se especificó que una buena práctica para evitar la procastinación consiste en proponer metas más cortas. Esta dinámica es un seguimiento; para los participantes representa una oportunidad para reforzar el rendimiento.

Si la sensación es que hay tiempo de más para realizar una tarea, es un buen motivo para distraerse. Poner un poco de presión ayudará a reducir esa sensación.

En este ejercicio cada uno de los participantes divide el día en 3 o 4, para un número igual de objetivos, que puede ser la realización de una tarea.

Como segunda etapa, cada uno expone la nueva distribución del día y los criterios utilizados.  Un valor adicional a esta etapa consiste en la retroalimentación grupal para hacer más eficiente la nueva asignación del tiempo para cada participante.

Seguimiento

En una fecha posterior.

Cada uno de los participantes intercambia experiencias; que funcionó, en que no hay que trabajar para mejorar. La experiencia de cada integrante del grupo puede ayudar a los demás.

Dinámica 5 – Historias de éxito

Tipo de dinámica

Grupal.

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas; opcional rotafolio, hojas de rotafolio, material proporcionado por el facilitador.

Objetivo de la dinámica

Obtener ideas relacionadas a cómo aumentar la productividad.

Desarrollo

Opción 1.

El facilitador comparte material con historias de éxito de mejoras a la productividad. También ser una historia en la que él haya participado.

A continuación el facilitador guía al grupo a obtener ideas que puedan ser aplicables en el área de trabajo.

Se procede entonces, a elaborar una lista con esas ideas en las hojas de rotafolio o en hojas de máquina.

Opción 2.

Una alternativa consiste en que el grupo genere ideas a partir de frases productividad proporcionadas por el facilitador.

Infografía

A continuación una Infografía acerca de qué es productividad.

 

Conclusiones

Un punto de partida para ser más productivos, consiste en definir una meta: se busca ser más eficiente en relación a.

Para progresar, se necesita establecer que hay que ser más eficientes en relación a un periodo anterior o respecto a objetivos específicos.

El tiempo es uno de los principales referentes. ¿Cómo se distribuye la agenda personal y laboral a lo largo del día? ¿Se cumple con las tareas más prioritarias? ¿Se conoce el nivel de prioridad de cada tarea?

Es importante plantear qué es productividad en el trabajo, a nivel personal; pues la buena noticia es hay oportunidades para mejorar; si está claro respecto a que mejorar, el camino es el correcto.

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