¿Cuáles son los pasos para desarrollar una comunicación vertical eficaz en las organizaciones?

Cada empresa tiene su rumbo establecido; hacia donde se dirige en el mediano y largo plazo. Necesita que las tareas de cada uno de sus integrantes, desde el CEO hasta el último nivel, sean orientadas a esta trayectoria.

Los empleados tienen sus expectativas laborales y personales. Por el lado laboral, conocer la contribución de sus actividades al progreso de la empresa; por el lado personal, conocer oportunidades de desarrollo.

¿Cómo comunicar los grandes proyectos de empresa a todos los niveles? ¿Cómo puede el personal conocer las oportunidades que sus líderes pueden brindar?

Las redes de comunicación vertical en las organizaciones, deben facilitar ese flujo de información, ascendente y descendente. Te invito a conocer cómo llevarlo cabo en los siguientes 7 pasos.

Define cómo será la comunicación interna

El principal objetivo de la comunicación interna en una empresa es informar oportunamente al personal la visión, misión, estrategias, comunicados y noticias relevantes y actuales relacionadas a la empresa.

Entre mejor sea la calidad de la información así será la calidad del trabajo;  mejor absorberán la cultura empresarial, los valores, los temas estratégicos y prioridades.

En las empresas existe información que el supervisor directo no suele proporcionar a su personal, esto es común en los mandos intermedios, algunos ejemplos,

• Adquisición de nuevas tecnologías.
• Premios, reconocimientos a la empresa.
• Cambios en la empresa, como fusiones, alianzas, etc.
• Seguimiento a crisis.
• Casos de éxito.
• Mejor situación financiera, por más ventas, reducción de costos.
• Implantación de nuevas políticas.

Los anteriores son temas que influyen en la motivación del personal. Es importante establecer tipos de comunicación formal y se actualicen de forma regular.

El propósito, es no causar confusión en la atención de las personas o producir información alterna.

Opciones para una comunicación organizacional efectiva

Las siguientes opciones contribuyen a fortalecer el proceso de comunicación en una empresa.

Intranet

Es un portal interno de los negocios, su función es dar a informar los que la empresa hace y que es lo que el personal puede contribuir al desarrollo del negocio y como al propio; a continuación algunos ejemplos de información que puede contener este tipo de canales de comunicación escrita en las organizaciones,

• Historia de la empresa.
• Organigrama.
• Qué hace la empresa, cuáles son sus principales productos o servicios.
• Opciones para formación presencial y On Line en la empresa.
• Novedades en la industria o sector al que pertenece el negocio.
• Procedimientos corporativos.
• Políticas del negocio.
• Prestaciones y opciones de crecimiento.

Boletín

También en opción digital. Su función es difundir noticias, novedades del negocio y comunicación vertical.

• Comunicados del CEO.
• Comunicados de un líder de área del negocio.
• Acontecimientos relevantes.
• Premios, reconocimientos.
• Eventos organizados por la empresa.
• Difundir casos de éxito.
• Difundir historias que contribuyen.

Folletos, revistas en formato impreso

Es uno de los canales tradicionales de comunicación en una organización. Aunque hay personas que prefieren consumir en este formato, las ventajas de la versión digital son menor costo de producción de información y la facilidad de actualización.

Información más allá del día a día de las tareas

Ya sea se utilicen distintos tipos y formatos de comunicación organizacional, el objetivo es mantener informado al personal más allá de las tareas diarias, los avances de proyectos con su supervisor directo y que constituye parte de su día a día.

Da seguimiento a los flujos de comunicación

Cómo hacer más atractivos los canales formales de comunicación

La comunicación organizacional que se difunde en el trabajo, necesita actualizarse, así como ser relevante y atractiva. Cada uno de los integrantes de la empresa cuenta con necesidades de información.

A fin de responder a las necesidades específicas de cada organización, es conveniente realizar encuestas acerca de las necesidades de información de las personas y áreas de trabajo. Es además una oportunidad de que  los líderes en la empresa conozcan propuestas que resulten de beneficio. Algunos ejemplos,

• Conocer tendencias en la industria o sector.
• Cómo aportar y canalizar ideas, ejemplo equipos multidisciplinarios.
• Cómo participar en equipos de investigación, desarrollo.
• Conocer las funciones de otra área de la empresa.
• Opciones para formación.

Los canales de comunicación en una empresa y la comunicación horizontal

Los canales además de proporcionar información que es relevante en el negocio, permiten difundir la comunicación vertical y horizontal.

Un ejemplo de la comunicación lateral, consiste en abrir espacios en los formatos digitales para que el personal exprese sus ideas, tales como publicaciones temáticas.

¿Ventajas de este flujo de la comunicación en la organización?

• Conocer puntos de vista que para mejorar los canales de comunicación.
• Recopilar buenas ideas, oportunidades para innovar.
• Conocer e identificar talento.
• Crear una base de conocimientos a mediano, largo plazo.

Propaga la comunicación vertical de forma eficaz en la empresa

Comunica prioridades

Un asunto que necesita una comunicación vertical eficaz es el relacionado con los planes de negocio, los proyectos.

De las tareas que se realizan cotidianamente ¿Se realizan en el orden prioritario? ¿Conoce el personal la importancia de las tareas?

Responde a expectativas

¿Cómo contribuyen los canales de comunicación organizacional en aportar información para desarrollar tareas, así como cambios, entre otros temas relevantes?

Evita confusión entre las personas, contribuye a mantener la motivación y ambientes de trabajo positivos.

Mantén los canales de comunicación abiertos

Y los medios digitales y tradicionales con información actualizada. Noticias frescas se traducen en interés por consumirlas; motiva a que este esfuerzo tenga su reconocimiento.

Otro factor relevante es fomentar la participación en las redes de comunicación formal; que las personas expresen sus comentarios, aporten sus conocimientos escribiendo un artículo; allí pueden estar buenas ideas.

Escucha a los colaboradores

En este caso, me refiero a la comunicación vertical presencial. Escuchar y conocer a los dirigidos personalmente contribuye al desarrollo de confianza, clave en el liderazgo.

Conoce más del tema de la escucha activa en el siguiente post,

Cómo ser más eficaz en las relaciones personales con escucha activa.

Promueve la utilización de un lenguaje amigable

Por medio de la comunicación descendente se hace del conocimiento de los grandes proyectos del negocio.

El reto consiste en que sea comprendido la relevancia, los objetivos y su alcance, ya que estos escenarios requieren de la participación y esfuerzo de todos.

¿Qué es lo que dificulta su entendimiento?

Falta de conocimiento o no estar familiarizado con el tema

¿Para qué cambiar la forma de trabajar? ¿Cuáles son las ventajas respecto a lo que se hace actualmente?

Suelen ser algunas de las preguntas cuando se implementa una nueva política, estrategia, tecnología.

Son inquietudes naturales, sobre todo por el proceso de adaptación.

Será de mucha ayuda clarificar en que consiste esa transformación, ventajas, beneficios y consecuencias de no cambiar. En estos casos, es fundamental que la confusión se convierta en motivación adaptarse a la nueva etapa. La claridad en comunicación ascendente y descendente es clave para ello.

El impacto a largo plazo

¿Cuáles son las consecuencias de no hacerlo?

Explicar ambas situaciones, cambiar y no cambiar, es hacer conciencia sobre el futuro que espera a las empresas y las personas sobre uno y otro. En este caso ventajas de cambiar y desventajas de no hacerlo. También es una forma de motivar para trabajar en el nuevo escenario.

Es importante reforzar esta comunicación organizacional difundiendo campañas por canales digitales o tradicionales; utilizar ejemplos como historias ayudará mucho a su comprensión.

Objetivo de un lenguaje amigable en la comunicación vertical y horizontal –  unificar esfuerzos

Así como el impacto de nuevos escenarios no alcanza a ser comprensible para todas las personas, también lo es el uso de términos técnicos o que no sea familiar para algunos.

Por ejemplo, implementar un nuevo software corporativo, necesita de difusión en lenguaje amigable, para quienes están involucrados en forma directa como para quienes no estén familiarizados con la terminología.

Utiliza formas de comunicación cuyo mensaje contenga un lenguaje familiar para el grupo o grupos a quienes se dirigen, para motivar e involucrar a todos.

Las ventajas, desventajas de redes de comunicación informal para la mejor forma de equilibrarlas

Aún y cuando la comunicación en las organizaciones se realice por medio de reuniones presenciales y vía canales  de los medios digitales, también existe la comunicación informal empresarial.

Qué es la comunicación informal en una empresa

Se refiere al intercambio de mensajes no oficiales, en ocasiones, se desconoce el origen de la información.

Una de las causas de necesitar información oficial, obedece a  requerimientos para el desarrollo de las actividades. Tal como se comentó en pasos previos a unificar esfuerzos.

Ventajas de la comunicación informal

Además de la necesidad de comunicación oficial para realizar las tareas, en las organizaciones se genera información con contenido de interés más personal.

Algunos canales informales de comunicación son los siguientes.

Convivencia social

Las actividades diarias en los equipos de trabajo, permiten descubrir un lado más personal de los compañeros. Quienes comparten gustos, pasatiempos similares, o extender la convivencia más allá del horario laboral.

Este tipo de reuniones entre compañeros de trabajo y donde se hay comunicación organizacional informal,  aportan la ventaja de construir la confianza e incrementar los niveles de colaboración  en el ambiente de trabajo.

Grupos de apoyo mutuo

Otras necesidades de las personas en las organizaciones, está relacionada a con referencias crediticias para adquirir bienes materiales, inscribirse en asociaciones, clubs.

Ante estas situaciones se forman los grupos de ayuda, cuyo objetivo es brindarse apoyo mutuo entre las personas.

Aun y cuando los objetivos de estos grupos no estén directamente relacionados a lo laboral, brindan bienestar y seguridad a sus afiliados, contribuyendo a preservar la armonía y enfocarse en las tareas en beneficio de la productividad.

Desventajas de la comunicación informal

La comunicación informal se debe canalizar para beneficio laboral, en este caso para construir mejores niveles de confianza, seguridad en el plano personal como lo relacionado al estilo de vida.

Barreras internas que generan las redes informales de comunicación

Ante un cambio, una crisis, se suelen crean mensajes no oficiales, causan tal expectación que lo que consiguen es desviar la atención inclusive hasta generar estrés. Estos rumores, conocido como radiopasillo es una de las barreras en la comunicación empresarial.

El impacto se refleja en el ambiente de trabajo, en la motivación.

Equilibrar comunicación formal e informal

Tanto un formato como otro tiene ventajas, lo importante es equilibrar la utilización de las redes de comunicación organizacional.

Teniendo en cuenta que los rumores surgen ante la ausencia de comunicación formal, es importante mantener actualizado este tipo de mensajes para obtener los beneficios de ambos tipos de comunicación empresarial.

Permite acercar a los directivos con el personal

La importancia de la comunicación en las organizaciones

En las empresas se llevan a cabo 2 tipos de tareas, relacionadas a cumplir los objetivos de empresa.

• Las tareas orientadas a cumplir temas estratégicos de la empresa.
• Las tareas orientadas a cumplir asuntos operativos.

Las primeras son realizadas por el equipo directivo.

Ambos grupos se necesitan uno del otro.

Los temas estratégicos proporcionan esencia y rumbo a las tareas operativas. Las tareas operativas contribuyen con la medición de los objetivos estratégicos.

Ambos son vitales para la comunicación vertical en una empresa.

Niveles de comunicación en la empresa y su interacción

Es importante para el directivo conocer el avance de los proyectos de la empresa y la capacidad del talento humano disponible. Su tarea no debe concretarse a definir planes de negocio.

El personal no debe concretarse a solamente cumplir con las tareas; conocer más allá de su función, evita caer en status de confort, los motiva a aportar más.

Qué mejor que tener la oportunidad de interactuar directivos y personal de manera presencial. Es muy valioso en la comunicación vertical de las organizaciones.

Determina que es lo que está funcionando en la empresa y toma decisiones

A continuación te presento un checklist que sirve de referencia para evaluar el funcionamiento de la comunicación vertical y horizontal dentro de una empresa.

El lenguaje empleado en la comunicación dentro de la organización ¿es percibido como amigable? ¿qué es lo que causa confusión?

Los canales digitales y tradicionales ¿emiten información actualizada y relevante acerca de la empresa? ¿En qué medida se complementan con la comunicación informal? ¿no tienen relación alguna?

¿En qué medida participa el personal en los canales de comunicación, compartiendo sus experiencias y conocimientos?

Las redes de comunicación formal ¿En qué medida están contribuyendo a satisfacer las necesidades de información en el personal, para realizar su trabajo?

¿En qué medida las personas conocen y se involucran con las prioridades de la empresa?

¿Qué tanto conocen los directivos acerca de potenciales líderes en la empresa?

Infografía

A continuación una Infografía con 7 pasos para una comunicación vertical eficaz.

Conclusiones

Definir la forma en como una empresa se comunica de forma interna, que medios se utilizarán para la distribuir las noticias es el punto de partida; más allá de la relación supervisor – colaborador, existen necesidades de información y es importante cubrirlas, para beneficio del negocio y las personas.

La comunicación informal existe y además debe fomentarse, para crear confianza y colaboración; sin embargo, es cuidar que  el ambiente positivo se mantenga; los rumores crean el efecto contrario y son fomentados ante la ausencia de información oficial.

Otro favor relevante es el uso del lenguaje amigable, ¿Cómo son percibidos los mensajes en los diferentes niveles de la empresa?

Te invito a compartir tu experiencia, por medio de un comentario.

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