¿Cómo incrementar productividad mediante un mejor manejo de la información que se genera en la empresa? ¿Cómo se organiza este flujo de información?

Los datos que en el día a día se crean, métricas de producción, operaciones financieras, transacciones comerciales con clientes y proveedores, erogaciones en nómina, capacitación, este tipo de información estratégica para los negocios, suele ser administrada en una base de datos corporativa.

Sin embargo, una parte de esa información, es manejada individual o grupalmente, como parte de un seguimiento puntual, tal como

• Avances de un proyecto.
• Seguimiento a un cliente.
• Reuniones de trabajo y acuerdos dentro de las mismas.
• Manejo de información clasificada sobre el plan estratégico, ventajas competitivas, etc.
• Juntas de trabajo.
• Correos electrónicos.
• Documentos de texto para el seguimiento puntual.
• Hojas de cálculo para un seguimiento o análisis.
• Presentaciones a todos los niveles.
• Equipos de trabajo donde existe intercambio de opiniones, puntos de vista, con la finalidad de generar ideas innovadoras.
• Información relativa a eventos organizados por el negocio o asistencia a eventos externos.

Este tipo no suele almacenarse en la base de datos corporativa. El manejo es diferente, se generan

• Documentos en papel.
• Los documentos en papel se distribuyen a los involucrados y se archivan físicamente.
• Actualización de estos documentos
• Documentos en equipo de cómputo personal, computadoras de escritorio, computadoras portátiles.
• Correos electrónicos con documentos para informar acuerdos, solicitar comentarios, feedback, aportaciones y puntos de vista.

Este seguimiento puntual, ¿Cómo se lleva a cabo? ¿Se genera una cantidad considerable de papelería? ¿Existen documentos con la misma información? ¿Se manejan documentos con la misma temática y con diferentes cifras?

Las acciones anteriores ¿Requieren una inversión de tiempo para reorganizar, revisar documentos, consolidar fuentes de información? ¿Has detectado ña misma información en diferentes documentos? o ¿Lo que debería ser una misma fuente de datos, se maneja diferente información, debido a manejo grupal, que debería ser más eficiente? Para incrementar productividad en el negocio, casos así. constituyen un freno a esta iniciativa.

A continuación te comparto 12 herramientas, que te ayudarán a reducir tiempos, evitar duplicidad de fuentes de datos, incluso minimizar documentos en papel y ayudarán a incrementar productividad en tu negocio.

Como utilizar herramientas para incrementar productividad

Las herramientas informáticas, para compartir información, de comunicación, de video, contribuyen a facilitar el proceso de administración y control de la información, de convocatoria a reuniones internas y externas a la organización, de contacto y convocatoria a reunión para un equipo de trabajo.

3 tecnologías contribuyen a incrementar productividad, facilitando la centralización de la información, esto es, el manejo de una sola fuente de información, ya sea para el manejo personal, para el manejo grupal, incluso en la relación persona a persona, persona a grupo de trabajo, viceversa.

La nube

Este concepto basado en almacenamiento en servidores disponibles en cualquier lugar y momento. Esta tecnología, facilita el almacenamiento de documentos y accesarlos en el equipo personal, o en otro, ya no siendo necesario, dispositivos externos como los conocidos como USB o pen drive. Este servicio es proporcionado puede ser gratuito con ciertas restricciones como un límite de capacidad almacenamiento o en versiones de pago, conocidas como Premium o de negocios, con mayor funcionalidad.

Dispositivos móviles

La oficina móvil de los empresarios y personas de negocios. Además de estar comunicados por voz en cualquier lugar, también lo están por datos. Como una solución a la agenda llena de los CEOs, que están constantemente en desplazamiento, esta tecnología ha hecho posible delegar la actualización de documentos al personal del negocio y habilitarlo para consulta en su dispositivo, Smartphone o tableta, permitiendo al empresario, continuar con la logística de sus actividades. En combinación con la nube, estos documentos pueden ser compartidos a más personas.

Comunicación por video

Para evitar complicaciones de agenda como el tráfico de la ciudad,  el desplazamiento de grandes distancias para asistir a reuniones de trabajo, este tipo de herramientas permiten llevar a cabo reuniones virtuales e intercambio de información y documentos, contribuyendo así, a incrementar productividad personal y del negocio.

Evernote

Es un organizador de trabajo. Para darte de alta necesitas de una cuenta de correo electrónico. Evernote,  te permite

• Generar anotaciones sobre alguna reunión, conferencia o idea relevante para después compartirla.
• Grabar conversaciones en formato de audio.
• Capturar imágenes.
• Guardar correos electrónicos.

Que aporta Evernote a tus actividades y a incrementar productividad del negocio

• Una de las ventajas de Evernote es que sincroniza tus dispositivos, esto es, si te encuentras en una reunión y deseas hacer anotaciones o redactar una minuta acerca de la misma, estas anotaciones se pueden realizar en dentro de APP en tu tableta. Al grabar las anotaciones estarán disponibles para la computadora personal, ya sea para posterior edición o dejar indicaciones que sea distribuida desde la computadora de tu oficina. Ahorrando tiempo, documentos físicos, papel y sin necesidad de dispositivos externos de almacenamiento. También es una opción para almacenar archivos relacionados a un proyecto, tales como relación de avances, planes, entre otros.
• Para un grupo cuya función es presentar propuestas para innovar, que genera propuestas creativas, esta es una gran herramienta para recopilar las propuestas de cada uno, las ideas. En esta aplicación, se pueden almacenar las anotaciones de cada quien y para su posterior análisis. De este modo, se concentran en la cuenta de Evernote, las iniciativas de cada uno de los integrantes. El equipo tiene así disponibles las ideas generadas por todos en un solo lugar, en una misma aplicación.
• Si así lo deseas, puedes enviar a tu cuenta de Evernote tus correos relevantes. Esto puede ser útil, para cuando sales de viaje, tienes opción de darle seguimiento a los mismos dentro de la aplicación en tus dispositivos móviles.
• Como organizador de ideas, notas, documentos es una gran herramienta para incrementar productividad.

Versiones del producto

Evernote maneja versiones gratuita y de pago. En la versión gratuita permite un almacenamiento mensual hasta 60 MBytes.

En la versión Premium, de pago, permite almacenar hasta 10 GBytes de información, adjuntar archivos PDF a las notas. Cada vez que se edite y se actualice una nota, se generan versiones anteriores de las notas, esta funcionalidad, puede ser de utilidad para seguimientos, verificar avances de un proyecto.

Skype

Skype es una herramienta de comunicación de audio y video por internet. Cuenta con versiones gratuitas y de pago. Para utilizarla se necesita descargar la aplicación para computadora de escritorio o APP para dispositivos móviles.

Que aporta Skype a tus actividades y a incrementar productividad del negocio

• Principalmente llevar a cabo reuniones, por medio de conferencias.
• Durante la celebración de una reunión presencial es común asistir llevando consigo documentos en papel, almacenados en USB.
• Skype constituye una gran herramienta para  ahorrando en desplazamientos y llevarla a cabo desde tu oficina, en tu computadora de escritorio, en tu laptop o tu oficina móvil, desde tu Smartphone o Tablet. Además la herramienta dispone de un chat, en la cual se pueden realizar anotaciones, comentarios, compartir archivos. Las conferencias se puede hacer de manera grupal. Los asistentes se pueden ir incorporando  a la reunión, en caso de sufrir algún retraso en su agenda.
• Skype también puedes utilizarla como una herramienta para realizar presentaciones o capacitación grupal, ya que puedes cambiar a modo pantalla, esto es, mostrar al resto del grupo el contenido de la pantalla de tu dispositivo, que puede ser una presentación o una sesión de formación.
• Otra funcionalidad muy atractiva de Skype, es que te permite grabar tus conferencias, así que, si tu videoconferencia de formación, alguna sesión de Coaching, Mentoring, estará disponible para futura consulta que te ayudará en el desarrollo de tu potencial e incrementar productividad.

Versiones del producto

En la versión gratuita puedes instalarlo y realizar conferencias grupales, de audio hasta con 25 personas y videollamadas hasta con 10 personas.

En su versión de pago, Skype empresarial, acepta hasta 200 personas por conferencia, además de difusión de reuniones por internet, control de documentos, entre otras funcionalidades.

Hangout

Hangout es una herramienta parte del portafolio de productos para negocios que ofrece Google. Mediante Hangout se pueden conectar  las personas mediante chat, llamadas de voz o video.

Que aporta Hangout a tus actividades y a incrementar productividad del negocio

.Similar a Skype, por medio de Hangout se pueden llevar a cabo videoconferencias hasta con 25 personas, con los beneficios de este tipo de herramientas, ahorros en desplazamientos, un chat disponible para escribir comentarios, apropiada para llevar a cabo reuniones de trabajo.

.Hangout cuenta con la funcionalidad de pantalla compartida, por lo que puede ser utilizada para impartir formación.

.Otra funcionalidad es calendarizar la reunión, por lo que las personas invitadas pueden unirse con dar un clic.

.Las conferencias vía Hangout, puedes llevarlas a cabo donde te encuentres, en tu oficina física o en tu oficina móvil.

.Adicionalmente, puedes elegir otros productos Google para incrementar productividad en tu negocio.

GoToMeeting

GotoMeeting constituye otra herramienta para lleva a cabo videoconferencias al igual que Skype y Hangout. A diferencia de las anteriores, no cuenta con una versión gratuita, sin embargo en algunas de las versiones, ofrece un periodo de prueba por 30 días.

Que aporta GoToMeeting a tus actividades y a incrementar productividad del negocio

.En lo personal, he tenido la oportunidad de participar en reuniones organizadas vía GoToMeeting y he comprobado que es una herramienta de muy buena calidad. En algunas de sus versiones, permite  la funcionalidad de grabar el contenido de las reuniones.

.GotoMeeting está disponible en APPs para descargarse en dispositivos móviles y atender la reunión en dispositivos móviles.

.GotoMeeting  constituye otra opción para llevar a cabo reuniones vía conferencia, con ahorros por desplazamiento, control de documentos, enlaces a personas que inicialmente no estaban contemplados, etc. El administrador de la reunión envía una liga a los invitados a través de correo electrónico e inclusive vía grupos en redes sociales, es una herramienta muy apropiada para incrementar productividad personal y dentro de las organizaciones.

Dropbox

Esta herramienta ofrece un servicio de almacenamiento en la nube.  Este tipo de servicio es compatible con los servicios de movilidad, esto es, puedes almacenar documentos, editarlos, almacenarlos y accesarlos desde tu computadora personal o tus dispositivos móviles, alternativamente.

Que aporta Dropbox a tus actividades y a incrementar productividad del negocio

• Administra de forma eficiente tus documentos. Dropbox te ofrece la opción de instalar un ícono en la barra de herramientas de tu computadora personal, así como una opción de directorio en tu explorador de Windows, tu administrador de directorio, de tal forma que puedes trabajar con el documento deseado y almacenarlo en Dropbox, tal como lo almacenas en una carpeta local. Al almacenarlo en Dropbox, se sincroniza con tus dispositivos móviles.
• Con Dropbox, puedes organizar el almacenamiento de tus documentos en carpetas.
• Dropbox ofrece una APP descargable para tus dispositivos móviles, de tal forma que puedes accesar, editar tus documentos en tu oficina móvil.
• Otra ventaja que cuenta Dropbox es compartir tus documentos a los quien lo creas conveniente. Además, puedes compartir archivos de gran tamaño con tus clientes, proveedores o tu equipo de trabajo. Por ejemplo, si el documento a compartir es de 10 MBytes o mayor, que generalmente no es soportado por las interfaces de envío de correo electrónico, puedes compartir por medio de una liga el acceso a dicho archivo, con acceso seguro.
• Con servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox, para una presentación, olvídate de almacenar en dispositivos USB tu documento. Almacénalo y accésalo desde tu computadora personal, tableta o Smartphone. Te ahorra tiempo y representa menos estrés y menos manejo de dispositivos.
• Los servicios de almacenamiento en la nube, dan servicio a otras aplicaciones en modo móvil. Por ejemplo, existen APPs en las cuales puedes escanear un documento y almacenarlo en Dropbox para su posterior explotación.
• Otra ventaja de Dropbox como servicio a terceros, existen APPs en las cuales puedes imprimir documentos en una impresora conectada a la misma red que tu dispositivo móvil, Tablet o Smartphone, accesándolos desde Dropbox.

Versiones de Dropbox

En su versión gratuita, dispones de 2 Gbytes de almacenamiento. En su versión de negocios, Dropbox Business, la capacidad de almacenamiento es ilimitada, entre otras funcionalidades.

Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento de información basado en la nube y forma parte de la plataforma de servicios de Google.

Que aporta Google Drive a tus actividades y a incrementar productividad del negocio

• Google Drive representa una opción alternativa a Dropbox, con la ventaja de contar con mayor capacidad de almacenamiento en su versión gratuita.
• Si eres una persona que pasas una buena parte de tu tiempo laboral fuera de tu oficina física, este tipo de servicios representa una gran opción para incrementar productividad, ya que es compatible con aplicaciones móviles.
• Inclusive, sitios de banco de imágenes, ofrecen la opción de almacenamiento de las fotografías a descargar en Google Drive.
• Además puedes almacenar archivos de gran tamaño, como documentos PDF, presentaciones, videos.

Versiones de Google Drive

En su versión gratuita, Google Drive te proporciona 15 GBytes, los cuales se pueden incrementar para su versión de pago.

Google Documents

Este es otro producto del portafolio para negocios de Google.  Permite crear y editar documentos directamente en el navegador, en este caso en la aplicación. Además, varias personas pueden trabajar con el mismo archivo en el mismo lugar. Los cambios se guardarán automáticamente.

Que aporta Google Documents a tus actividades y a incrementar productividad del negocio

• Elimina la duplicidad de documentos físicos y de las fuentes de información. El trabajo, las ideas, las aportaciones de los diferentes miembros de un equipo de trabajo están concentradas en un mismo documento.
• Además de escribir cada uno de los integrantes del equipo sus propias reseñas, se convierte en un material de consulta confiable, ya que en un solo documento contiene la bitácora de un proyecto, los avances, las aportaciones.
• El acceso se comparte a través de una liga que contiene la ubicación del documento. Este acceso puede enviarse por correo electrónico, por alguna aplicación de mensajería, incluso a través de las redes sociales. El acceso puede ser desde la computadora personal o dispositivos móviles.

Excel

Excel es una hoja de cálculo y forma parte del portafolio de herramientas de Microsoft office. Debe ser utilizado para gestionar balances financieros, control de gastos, de ventas, de inventarios, entre otros.

Cómo aprovechar Excel para incrementar productividad

• Excel proporciona una herramienta muy poderosa para incrementar productividad en sus informes, las fórmulas, de texto, financieras, de fecha y hora, texto, etc. Esto facilita la actualización de la información automáticamente en todo el documento, por ejemplo, resúmenes de operaciones por día, por semana, etc.
• Excel permite la facilidad de exportar el contenido de  un archivo a otro formato, por ejemplo, formato texto y que puede servir como fuente de datos a otros sistemas, por ejemplo ERPs corporativos. De igualmente, algunos sistemas de información permiten exportar datos en formato de hoja de cálculo Excel.
• Combinado con servicios de almacenamiento en la nube, Excel, está disponible en versión APPs para equipos móviles, por lo que un documento puede ser creado y editado desde cualquier lugar y momento, esto es, en tu oficina física y en la oficina móvil.

Que evitar hacer en Excel

• Aunque en documentos Excel puede redactarse texto, no es propiamente un procesador de textos. Utilizar Excel para crear documentos de texto, estará limitando la funcionalidad del documento, el poder de la herramienta y tu productividad. Los documentos de texto, son más apropiados para redactarse en otra herramienta de Microsoft Office, Word.

Word

Word es un procesador de textos y forma parte del portafolio de herramientas de Microsoft office. Debe ser utilizado para redactar documentos como procedimientos de la empresa, minutas, memorándum, manuales de capacitación, libros.

Cómo aprovechar Word para incrementar productividad

• Redactar catálogos de productos con sus características, detalles de funcionamiento, agregando imágenes para una mejor presentación.
• Como documentos de consulta dentro del negocio, como, instrucciones para operar un equipo, línea de producción o como un manual de capacitación. Aprovechando los servicios de la nube, así como Excel, Word está disponible como APP para dispositivos móviles.
• Dentro de Word, puedes utilizar funcionalidades para generar un documento muy completo, tales como hipervínculos a sitios web, formas como círculos, líneas, cuadros y construir un diagrama de flujo, así como tablas con filas y columnas.
• Un documento Word, puede ser convertido a otros formatos, como PDF. Esto es muy útil cuando el documento es compartido fuera de la organización y no se desea que sea modificado.

Que evitar hacer en Word

• A pesar que permite el manejo de imágenes que hacen más atractivo un documento, por ejemplo, para fines de capacitación o de venta, utilizar Word como una herramienta para elaborar presentaciones, no es lo más recomendable, para eso existen herramientas más apropiadas como Powerpoint.
• A pesar de que puedes insertar tablas dentro de Word, estas deben utilizarse con fines comparativos, por ejemplo, comparar las características de 2 o más productos. Si deseas utilizar tablas con la funcionalidad de hoja de cálculo, traslada esta funcionalidad a Excel. No limites tu productividad.

Powerpoint

Powerpoint forma parte del portafolio de herramientas de Microsoft office, es una herramienta para elaborar presentaciones.

Cómo aprovechar Powerpoint para incrementar productividad

• Esta es una herramienta apropiada para realizar presentaciones dentro del negocio y ante los clientes o prospectos de clientes.
• Powerpoint, contiene la funcionalidades necesarias para hacer una presentación visualmente atractiva. Plantillas fondos y textos pre-establecidas, textos, permite insertar imágenes y darles un formato para adaptarla al formato de la plantilla, funcionalidades de movimiento de los elementos contenidos en la presentación, insertar videos. Aprovecha estas funcionalidades para crear una presentación profesional de impacto.
• Los documentos powepoint, pueden convertirse a documentos de otro formato como PDF, JPG.

Qué evitar hacer en Powerpoint

.Crea presentaciones visualmente atractivas, no llenes tus presentaciones de texto. Powerpoint no es un editor de texto, evita hacer esto, ya que cansa a la audiencia. Redacta las ideas principales,  textos muy resumidos y utiliza imágenes y/o videos.

Prezi

Prezi es una herramienta para elaborar presentaciones. En Prezi, la presentación de construye en un solo lienzo (una sola pantalla). Contiene la funcionalidad de zoom, esto es, permite enfocarse en un detalle en particular de la presentación y después regresar al lienzo completo y seguir explorando el proyecto, la presentación.

Cómo aprovechar Prezi para incrementar productividad

• La funcionalidad de almacenar los trabajos en la nube, de tal forma que puedes elaborar tu presentación, por ejemplo, en tu computadora de escritorio, almacenar el trabajo y después accesarlo y presentarlo en tu dispositivo móvil.
• La funcionalidad anterior, constituye una herramienta muy útil para procesos de formación, combinada con herramientas como Skype, Hangout, GotoMeeting.
• La funcionalidad de acceso hacia y desde la nube más movilidad, constituye una herramienta de gran apoyo para procesos de venta.

Versiones de Prezi

Prezi ofrece su producto en varios paquetes con diferentes precios.

Ofrece un periodo de prueba en forma gratuita.

Canva

Canva es una herramienta de diseño. Ofrece diversas plantillas, tutoriales y opciones para construir presentaciones,  diseños para campañas en Redes Sociales, Infografías, etc.

Cómo aprovechar Canva para incrementar productividad

• Constituye una gran opción para quienes trabajan en diseño. Si es tu caso, puedes aprovechar las plantillas que te ofrece Canva o partir de un lienzo en blanco. Te permite importar tus imágenes y darles el tratamiento para después exportar tu diseño final a formatos JPG, PNG o PDF.
• Los diseños los puedes compartir por correo electrónico.
• Para los Community Managers, aquellos que trabajan con el área de Social Media en las empresas, esta herramienta les permite compartir los diseños en Redes Sociales.

Conclusiones

Definitivamente que herramientas basadas en la nube, en la movilidad, ofrecen atractivos beneficios para incrementar productividad, concentrar las fuentes de información, las ideas generadas, reducen el manejo de papelería.

Por el lado de herramientas para presentaciones, ofrecen funcionalidades para crear atractivas presentaciones, utilizando imágenes, combinación de colores, animación y más.

Las herramientas para videoconferencia, también son de gran potencia y aportación para incrementar productividad. La posibilidad de evitar complicaciones derivadas de grandes desplazamientos, de intercambiar información y documentos, además de disponer funcionalidad para grabar la conferencia, justifican su uso para las actividades diarias.

Sabiendo utilizarlas, mejorarán la eficiencia del trabajo realizado. Por lo que es importante, al comenzar a utilizar, leer los tutoriales que se ofrecen en las páginas del producto, o tomar una capacitación, así como estar informado de las mejoras que se realizan.

¿Qué te ha parecido este post? ¿Cómo utilizas las herramientas para incrementar productividad? Te invito a compartir tus experiencias, escribiendo un comentario.