Hacer teletrabajo es aprovechar una de las ventajas que ofrece la tecnología.

¿Hay que organizar una reunión de trabajo con colegas, clientes, colaboradores? ¿Necesitas realizar presentaciones, cursos o talleres? Organiza videoconferencias. ¿Requieres consolidar información financiera, manejar datos del diario y obtener condensados por semana, mes, año? Utiliza hojas de cálculo y distribuye el resultado por correo electrónico.

Por otro lado, hacer teletrabajo, implica cambios que pueden representar fuertes retos, sobre todo cuando en el día a día se tienen establecidas rutinas para el trabajo y para asuntos personales.

En este post te presento 10 claves para tener éxito en este cambio de ambiente.

En qué consiste el teletrabajo

Consiste en trabajar a distancia, en un lugar diferente al centro de trabajo generalmente, desde el hogar.

Esta forma de trabajar ofrece ventajas y desventajas, para conseguir resultados. Aquí, influyen mucho las circunstancias por las cuales se trabaja de forma remota.

Circunstancias para hacer teletrabajo

Por prestación laboral.

Despachos, agencias de marketing, de consultoría, suelen ofrecer esta facilidad.

Algunos clientes solicitan en los contratos de servicio, la presencia de consultores en sus instalaciones, principalmente, para la transferencia de conocimiento.

En otros casos, hay flexibilidad para hacer trabajo remoto, en combinación con reuniones presenciales.

Debido a situaciones personales

Pueden ser diferentes situaciones.

Por una incapacidad, por ejemplo, estar en un periodo de rehabilitación física, trabajar desde casa, permite a no retrasar los proyectos laborales.

Debido a decisiones personales, iniciar con un proyecto de emprendimiento, hacer teletrabajo es una opción excelente.

Por circunstancias del medio ambiente

Por ejemplo, condiciones climáticas, que dificulten el acceso a las vías de comunicación, avenidas, autopistas, etc.

Ventajas y desventajas

Cuando las personas se adaptan al cambio de escenario, mover su oficina del área de trabajo al hogar, este movimiento representa una ventaja.

Si las personas encuentran dificultades, para separar las rutinas personales y de trabajo o para establecer horarios, se convertirá en desventaja.

10 claves para el éxito y productividad en teletrabajo

Prepárate para el cambio de ambiente

Iniciar por este punto, es una decisión acertada. En todo cambio, hay una etapa de adaptación, es un periodo que hay que vivir, se pueden cometer algunos errores y hay que reconocerlos, en favor del éxito y productividad en las tareas.

Al moverse de área de trabajo, por ejemplo, de la oficina al hogar, el cambio en el ambiente se percibe y puede reflejarse en el rendimiento.

Lo que antes era un lugar para realizar actividades personales y familiares, ahora se agrega el entorno laboral y llegan los siguientes retos

• ¿Cuál es el espacio que se acondicionará para desde allí trabajar?
• ¿Qué hace falta para realizar en ese espacio teletrabajo?
• ¿Hay suficiente privacidad para separar las actividades de casa y las actividades laborales?

Cuando se tiene el hábito de realizar rutinas separadas, las personales en el hogar, las actividades laborales en la oficina y hay que hacer un cambio, administrar ambas rutinas en un mismo lugar, es importante cambiar conductas y planificación personal.

Hay que mentalizarse de lo siguiente, ahora el hogar no es únicamente para distribuir actividades personales, de ocio, relacionadas a la familia. Ahora, hay que realizar trabajo remoto desde casa y estas actividades deben producir resultados.

¿Sabes manejar las distancias?

Es otro cambio que hay que saber administrar; cómo trabajar con el equipo de trabajo a distancia, pues ya no estarán en el escritorio u oficina de enfrente. La convivencia e interacción será diferente.

Establece el horario para hacer teletrabajo

Al hacer teletrabajo desde casa, hay cumplir con dos tipos de rutinas, la personal y la laboral, separarlas es clave para conseguir resultados esperados.

¿Qué se puede hacer para avanzar en las tareas de cada una?

Establece horarios, cuándo se realizarán las actividades relacionadas a lo laboral y cuándo las correspondientes al hogar. ¿Qué tal si continuas con los horarios hasta hace un tiempo considerados como habituales, esto es respetando los horarios de entrada y salida de la oficina?

Esta forma de trabajar ofrece un beneficio más, cómo aprovechar los tiempos de traslado casa – trabajo, pues lo que te ahorras en los desplazamientos los puedes invertir para avanzar en tus proyectos laborales, para disfrutar más tiempo en familia, estos ejemplos que se pueden tomar en consideración y son fruto de la distribución de tareas estableciendo horarios para teletrabajo y para lo personal.

Otro aspecto relevante en respecto a los horarios y se trabaja en equipo, es la disponibilidad para interactuar con los colegas o colaboradores. Para trabajo en equipo, es importante elaborar horarios de trabajo que permitan desarrollar tareas en grupo.

Identifica y trabaja con los distractores

Mentalizarse que el hogar es también un lugar para trabajar y establecer horarios son dos aspectos importantes para el éxito en el equilibrio teletrabajo y actividades personales.

Sin embargo, hay un reto más, los distractores; aquellas actividades que nos desvían de las tareas planeadas y son consumidoras de tiempo.

• Atender llamadas del hogar en el horario de teletrabajo.
• Realizar tareas extra del hogar aprovechando que se está allí.
• Ruidos del ambiente que no permiten la concentración en el trabajo.
• Considerar que los tiempos anteriormente invertidos en los traslados se pueden dedicar a actividades más placenteras, pero no necesariamente productivas.

Dejar pasar los distractores, provoca retrasos en las tareas y al final del día se le dedique tiempo extra a recuperar las demoras, afectando el equilibrio personal y familiar. Quizás sea considerada como una de las desventajas de teletrabajo, aunque más bien, se trata de trabajar con disciplina, esfuerzo y adaptación a los cambios.

Haz una lista de herramientas necesarias para trabajar a distancia

¿Qué tipo de actividades realizarás durante el trabajo a distancia?

¿Se trata de actividades cómo organización de documentos, evaluación de actividades, en los cuales el material es físico?

¿Se trata de actividades on line?

En este caso, además de acceso a internet necesitarás algunas otras herramientas

• Para realizar videoconferencias, reuniones, impartir formación.
• Accesar a plataformas específicas.
• Seguimiento a flujos de información.
• Contraseñas para accesar a los sistemas de TI o sitio web de una empresa.
• Elaboración de material para videoconferencias, reuniones, programas de formación.

Considera la seguridad de la tecnología en las empresas

En el listado de herramientas, considera si necesitas un entrenamiento previo para su operación. En el caso de la seguridad para los sistemas empresariales, considera los requisitos de acceso, instalación de algún software, contraseñas, etc.

Asegúrate de realizar pruebas, asigna un tiempo para practicar su manejo, de tal forma que no existan contratiempos para su acceso desde el lugar remoto, por ejemplo, desde el hogar.

Establece objetivos y metas al hacer teletrabajo

Una de las decisiones más acertadas para el éxito en el teletrabajo es llevar a casa los planes, para establecer metas y objetivos,

• Cuáles son los objetivos del día, de la semana.
• Fechas de inicio y fin de cada tarea.
• Recursos requeridos para completar cada tarea.
• ¿Se trata de trabajo en equipo? ¿Cuál es la función de las personas en cada tarea?
• ¿Hay reuniones establecidas para seguimiento? Avances a proyectos, con clientes.

¿Hay forma de establecer objetivos de corta duración? La idea es evitar los distractores. Cuando existe la percepción que hay tiempo de sobra para completar algún objetivo, la mente tiende a dispersarse en actividades más placenteras.

Importante: Coloca los planes en un lugar visible, facilitará el seguimiento.

Define cómo será el seguimiento a los proyectos

Es de las funciones que se realizarán a distancia, verificar el avance a los proyectos.

¿Se trata de seguimiento a proyectos individuales? Entonces, verificar el estatus de los objetivos será más sencillo. Puede ser al inicio de la semana para distribuir tareas y recursos; el fin de semana para revisar avances.

Cuando se trata de seguimiento en equipo, las iniciativas anteriores pueden aplicar, sin embargo, hay que considerar los compromisos, así como las actividades que realizan las demás personas.

Es importante llegar a un acuerdo sobre cuando la ocasión más oportuna para hacer seguimiento, día y hora. Por otro lado, hay que buscar cómo facilitar que el seguimiento sea un proceso fluido, apoyando a las personas, por ejemplo, realizar reuniones de corta duración; eso sí hay que tener acceso al status de los proyectos, avances, logros, desviaciones u otro tipo de problemas; en el caso de estos últimos, para poder reaccionar en tiempo.

Las pausas cuando se hace teletrabajo

Ser productivo en teletrabajo no significa enfocarse por largos periodos de tiempo en los procesos online, en hojas de cálculo u otro tipo de actividad.

De las mejores recomendaciones ya sea para en trabajo en oficina o a distancia,

• mantener esa concentración por periodos de 15 a 20 minutos.
• Levantarse del escritorio, dirigir la atención a otro punto, por 3 a 5 minutos.
• El propósito de esa breve pausa es relajar la mente y la vista.
• Regresar a la actividad, cuidando no prolongar las pausas para descanso.

Es importante cuidar aspectos como distractores; estar en el hogar, se considera como un lugar para relajarse y es correcto. Se puede trabajar con comodidad; quizá ya no es necesario utilizar saco y corbata; por otro lado, al estar en casa se puede calzado más cómodo, cómo zapatos deportivos.

Pero a pesar de la comodidad, hay que mantener algunos hábitos y disciplina para trabajar. Ser organizado para trabajar siguiendo un ritual de prepararse para actividades laborales, respetar el espacio asignado para hacer teletrabajo; es una mentalidad correcta para ser productivo y conseguir resultados.

Ejercicio físico – Conserva los hábitos saludables

Una de las ventajas de hacer teletrabajo es la flexibilidad de horarios; en la mayoría de los casos, se puede iniciar el día después de lo acostumbrado, así como extender la hora de salida. Así que ese tiempo que se utiliza para llegar a la oficina, puede utilizarse para dormir unos minutos más o de sobremesa en el desayuno. De igual forma, ese tiempo que se invierte en la hora de salida en el desplazamiento hacia casa, se puede aprovechar para avanzar en algún proyecto u objetivo.

El ejercicio físico, es importante realizarlo, al hacer teletrabajo, hay que mentalizarse para ello, vigilar las creencias que existen alrededor. Por ejemplo, que en la oficina es mucho el tiempo en que se permanece sentado; en contraparte, al trabajar desde casa, hay más libertad para levantarse ir de una habitación a otra, además de la flexibilidad para organizar horarios, se suele relegar las rutinas de ejercicio.

Al momento de organizar los planes y horarios para trabajo, es importante considerar en la agenda, horarios para ejercitarse.

Si desde antes de cambiar de escenario de trabajo, ya existe una rutina de actividad física, al inicio del día o por la noche, es importante conservarla.

Tomar conciencia del momento presente ayuda a reducir el estrés

La adaptación a algunos cambios suele ser sencilla, la diferencia entre el escenario anterior y el nuevo es imperceptible.

En otros casos, se requiere un periodo de tiempo para aclimatarse, pues aunque ya no hay que desplazarse hacia el centro laboral, hay que realizar actividades relacionadas al hogar y también relacionadas al teletrabajo.

Hay que dejar a un lado, quizá de forma temporal o definitiva, la idea de que el tiempo en casa es únicamente para actividades propias. Ahora hay un nuevo presente y hay que tomar conciencia de ello. Al hacerlo, permitirá enfocarse en las tareas en turno, el tiempo asignado a su realización, en sí una mejor gestión del tiempo, ayudando a reducir el estrés.

En el siguiente enlace te comparto una herramienta que ayudará a toma conciencia del momento presente,

Qué es mindfulness y porque es importante su práctica.

Conclusiones

Hay ventajas al hacer teletrabajo, pero también desventajas.

Cuando se tiene una trayectoria laboral de forma presencial, hay 2 tipos de actividades; las relacionadas al trabajo y las relacionadas al hogar. Se suele crear el hábito y mentalizarse que en la oficina, es para tratar temas laborales y en casa actividades de descanso, de familia y otros aspectos personales.

Trabajar a distancia implica un cambio, la casa se convierte en escenario para asuntos personales y laborales. Hay cambios para la familia, establecer nuevos horarios para desarrollar tareas de la oficina, contar con las herramientas y la tecnología necesaria, establecer una nueva forma de comunicarse con el equipo de trabajo.

Hacer teletrabajo hay mucho de organización, mentalidad y quizá un periodo de adaptación al cambio para separar ambas rutinas en un mismo lugar, esas pueden ser las desventajas. Por otro lado, las ventajas, tener cierta flexibilidad de horarios, evitar desplazamientos casa – trabajo – casa, compartir más tiempo con la familia.

¿Qué te pareció este post? Te invito a compartir tu experiencia por medio de un comentario.