¿Cuáles son los retos que enfrentas para hacer rendir el tiempo y llevar a cabo las tareas en el día a día?

A pesar  de las tareas por realizar, de lo que se presenta como urgente, de las distancias a recorrer, los cambios de último momento, del espacio dedicado para la atención personal, hay que considerar que el día tiene 24 horas, independientemente de cuanto trabajo hay por realizar.

Todo esto ¿Qué te hace sentir? ¿Qué tienes el control del día a día? O ¿Qué a pesar de iniciar tus actividades muy temprano y finalizar ya de noche, no te alcanza el tiempo para cumplir con todo lo que demanda el día? ¿Qué cumples en el lado profesional, sin embargo estás descuidando algunos aspectos del lado personal o viceversa debido a que no las 24 horas no son suficientes?

Para estas situaciones, se debe tomar consciencia de lo importante de llevar a cabo cambios positivos a fin organizar y manejar  adecuadamente las actividades a lo largo del día, de la semana.

Conocer cómo distribuir el tiempo eficientemente, conducirá a disfrutar de los beneficios, aumentar el control del día, a reducir el estrés, tener mayor equilibrio de vida.

¿Qué hacer entonces para ver reflejados dichos beneficios?

A continuación te explico los aspectos a tomar en cuenta para distribuir el tiempo de forma más eficiente, obtener beneficios a corto, mediano y largo plazo

Define prioridades en tu lista de tareas

Es saludable concebir aspiraciones, tener el deseo de alcanzar metas y conseguir éxitos.

Para hacer realidad estos anhelos, se necesitan realizar tareas. Algunas de estas implican un cambio de hábito,  hacer más funcional una actividad que actualmente se realiza.

Otras, son adicionales a la rutina diaria, ya sea por el lado laboral o personal. Ante estas nuevas tareas ¿Cómo es la nueva distribución a lo largo del día para alcanzar dichos objetivos?  ¿Estas actividades adicionales contribuirán a distribuir el tiempo de forma más eficiente? O ¿Van a saturar el día a día?

No utilizar adecuadamente el tiempo tendrá como consecuencias retrasos, realizar tareas no prioritarias e incluso hasta cancelar proyectos

¿Qué es lo que hay que examinar al momento de priorizar tareas?

Distribuye el tiempo en base a prioridades

Es importante realizar un análisis acerca de cuáles son las prioridades a atender en base a las diferentes áreas del plano personal y profesional, en las cuales estás buscando desarrollar y crecer.

La finalidad es atender las tareas consideradas de mayor trascendencia a la vez de identificar aquellas que representan un consumo para el tiempo sin aportar valor al día a día.

Por ejemplo, si en el plano personal la prioridad es el aspecto financiero y por el lado profesional es mejorar la habilidad de negociación, los objetivos que contribuyen al alcance de estas metas serán prioritarios.

Antes de llevarlos a la práctica, es necesario analizar como impactará a otros en el aspecto personal como la convivencia familiar, el descanso, la salud, así como en el plano profesional.

• ¿Qué prioridad se asignará a las nuevas tareas y las habituales?
• ¿Existen tareas duplicadas?
• ¿Qué tareas se pueden dejar de hacer?
• ¿Cuáles son las consecuencias de dejar de hacer dichas tareas?
• ¿Qué conflictos generan las nuevas tareas y como se pueden resolver?
• ¿Cómo se distribuirá el tiempo con la nueva agenda?

Conoce más acerca de cómo determinar prioridades para tu persona en el siguiente enlace, conseguir satisfacción laboral y personal, aplicando el ejercicio de la rueda de la vida y distribuir el tiempo en base a lo que determines como prioritario.

Cuantifica el tiempo a invertir por tarea

Distribuye las actividades que forman parte de tu rutina diaria y asígnales un horario de realización. Cuida que en no llenarte de tareas; pero no asignes todo el tiempo a una tarea en particular, eso puede causar desequilibrio en otros aspectos de tu vida personal o laboral.

Experimenta con diferentes formatos de distribución de actividades para obtener conclusiones. Esto es, que es lo que más te consume energía, cuando te sientes en mejores condiciones de realizar X o Y tarea.

Motívate y aprovecha mejor el tiempo

Contar con una actitud positiva para realizar las tareas es una forma de utilizar el tiempo eficientemente. Además te ayudará en el proceso de asignar prioridades.

Al trabajar por lograr tus objetivos se  presentarán imprevistos; estos obstáculos pueden desviarte del camino, incluso hacer retroceder. Contar con una alta motivación para alcanzar la meta, te permitirá reaccionar favorablemente y reencontrar el trayecto hacia el logro de la meta.

Compensa el esfuerzo requerido con el nivel de energía disponible

Otro aspecto relevante al asignar prioridades a las tareas, consiste en identificar aquellas que demandan mayor esfuerzo y cuando deben ser atendidas.

Es conveniente distribuir el tiempo para atender ese tipo de actividades al inicio del día, que es cuando la mente está despejada y se pueden realizar mejores análisis y decisiones.

Lo contrario ocurre al final del día cuando se manifiesta el cansancio y al atender estas tareas, la posibilidad de incurrir en decisiones erróneas o reprocesos sea más alta.

¿Es urgente, es importante?

¿Qué actividades pueden tener consecuencias si no se atienden en seguida?

• Una entrega al cliente cuya fecha límite es hoy o en días próximos.
• Los documentos por pagar, como documentos bancarios o a proveedores.
• Pago de servicios con aviso de vencimiento.

Este tipo de actividades son de alta prioridad para el día actual y deben realizarse sin demoras.

Considera el largo plazo

En la planeación y priorización de tareas, debe haber un espacio para aquellas actividades que producirán resultados y beneficios en el largo plazo, tales como las relacionadas al crecimiento, un ascenso en la carrera profesional, o un mejor estilo de vida para el plano personal.

Considera que este tipo de actividades representa una inversión de tu tiempo a un futuro más brillante.

Personaliza tu rutina diaria

Aprender de los demás, que les ha funcionado en cuanto a manejar eficientemente el tiempo, te ayudará a visualizar oportunidades para mejorar. Cómo ajustar tareas y horarios, que es lo que hay que dejar de hacer, entre otros.

Después de identificar aquello que es benéfico para ti, hay que considerar tu  entorno y el de las personas.

• El apoyo que cuentas para realizar una tarea.
• El acceso a la información.
• El tipo de objetivos.
• La experiencia, los conocimientos.
• El presupuesto.

Entre otras, que marcan diferencias. Así, más que copiar un modelo, considera lo positivo e incorpóralo, personaliza tu rutina diaria.

Desviaciones durante la realización de tareas

Este es un aspecto que requiere atención para optimizar el tiempo en las actividades a realizar todos los días. Cuales son aquellas que aportan poco valor o aquellas que hay que enfrentar pero no están contribuyendo a hacer más eficiente el tiempo utilizado.

Los imprevistos: Aprende a ser flexible

Estos son acontecimientos que no faltan en el proceso de realización de una meta, que aparecen como obstáculos, también suelen presentarse y pueden llegar a paralizar las actividades.

En estos momentos se requerirá ser flexible, adaptarse a las circunstancias, tomar decisiones para corregir el rumbo.

Estos acontecimientos representan una oportunidad para aprender, enfrentarlos y saber cómo actuar en un futuro.

¿Cómo enfrentarlas?

• Solicitar apoyo.
• Tener un plan “B”.
• Tener fondos para imprevistos económicos.
• Mejorar la toma de decisiones.

Actividades no productivas

Son actividades que forman parte del día a día. Algunas de ellas aportan valor, pero al dedicarle minutos  de más, se convierten en no productivas.

Televisión, correo electrónico, navegación por Internet

Las actividades dedicadas al entretenimiento ayudan a desconectarse del  estrés cotidiano, despejar la mente y prepararse para descansar. Es el caso de la televisión.

Los correos electrónicos han contribuido a ahorrar dinero y conectar a las personas, enviar información, convocar a reuniones, construir acuerdos. Todo esto de una forma rápida, personal y grupal.

En internet, se puede obtener información de alto valor para hacer más eficiente las tareas, ayuda para resolver problemas, opiniones acerca de un producto o servicio y más. Muchas de estas herramientas las puedes encontrar gratuitamente. Esa es una ventaja de la red, además de acercar a las personas.

En resumen, cada una de las anteriores aporta beneficios. El punto a cuidar, son los horarios que se dedican a cada una de ellas. Es importante establecer límites.

Evita que el consumo de tiempo en tareas como las anteriores pierdan su valor y se conviertan en hábitos no productivos.

Identifica aquellas otras tareas aunque sea un tiempo mínimo, no estén aportando valor al día a día. La suma de todas estas actividades ¿Qué porcentaje del tiempo diario representa? ¿Qué actividad se podría haber llevado a cabo en su lugar?¿Qué tal una lectura, escuchar audios o ver videos educativos en su lugar?

Qué es lo que puedes delegar

Actividades outsourcing

Las actividades importantes y prioritarias requieren de atención inmediata y constante.

Por ejemplo, mantener operativo y disponible el sitio web de tu empresa. Una falla puede significar pérdidas económicas sobre todo en tiendas On Line o ecommerce.

Para tal efecto se deben llevar a cabo actividades de  monitoreo, lo que implica inversión de tiempo.

A pesar de su importancia, esta tarea se puede delegar y contratar los servicios outsourcing de una empresa especializada, que realice tareas de mantenimiento, soporte a fallas, actualización de software y equipos.

¿Cuándo se puede presentar un problema en el sistema?

En lugar de estresarse por una eventual crisis, conviene analizar la posibilidad de delegar este tipo de actividades y dirigir la atención en las tareas que has establecido como prioritarias para el negocio, así como tareas personales y que requieran de tu atención directa.

La tecnología para delegar tareas

Atender tareas urgentes como pago de documentos bancarios por vencer, obligaciones fiscales, traspasos bancarios por conceptos diversos, implica invertir en el tiempo para realizar desplazamientos y  filas en establecimientos bancarios o en oficinas gubernamentales.

En la actualidad, muchos de esos trámites se pueden realizar a través de  cajeros automáticos, sitios web de los bancos y de los organismos gubernamentales, en horarios “fuera de oficina” y a un clic de distancia.

El tiempo en el plano personal y en el plano laboral

Promueve el orden

Este es un hábito que es un aliado en la productividad, además de favorecer a un ambiente saludable física y mentalmente para efectuar las tareas.

Prácticas favorables

¿Cómo organizas los trabajos realizados en tu computadora personal o en el servidor de tu empresa? Si realizando presentaciones para un cliente ¿con qué nombre asignas y grabas esos documentos? Un forma rápida es utilizar nombres como Presentación1, Presentación2, … Presentaciónn. Este formato puede aplicarse para los documentos de texto, hojas de cálculo, diseños, etc.

Sin embargo, esta forma de trabajar no será favorable posteriormente cuando  otra persona o tú mismo, busquen información específica, ¿Cuál de todos los documentos “Presentación” corresponde al requerido?

Una práctica que contribuye a utilizar el tiempo de forma más eficiente, es organizar el servidor, la computadora personal, creando carpetas con el nombre del tema correspondiente.

Por ejemplo, clientes, facturas, Recursos Humanos, proveedores, entre otros. Procede  igual con los nombres de los documentos; si se trata de una presentación a un cliente, un nombre por asignar puede ser <nombre del cliente> + <objetivo de la presentación>,  por supuesto, este documento debe quedar grabado dentro de la carpeta de clientes.

Esto simplifica mucho el tiempo para una consulta posterior.

Ser  organizado contribuirá a minimizar la pérdida de tiempo.

¿Cuál es el nivel óptimo para trabajar en forma eficiente?

Aunque en ocasiones se deben atender urgencias y situaciones no previstas, es necesario identificar el nivel óptimo para atender las tareas con eficiencia.

Añadir más trabajo a las tareas diarias, puede significar un reto para salir de zonas de confort y aspirar a crecer. Bajo esta perspectiva, este aumento debe ser planeado y gradual.

Aumentar las tareas por realizar únicamente por complacer a otras personas, requerirá desplazar actividades, caer en el agotamiento o simplemente no cumplir.

En estos casos, es preferible negociar nuevas fechas para entrega, delegar tareas con el fin de mantener la calidad en el trabajo realizado.

Utiliza la tecnología para ahorrar el tiempo

Reuniones

¿Atiendes reuniones de trabajo en lugares que se encuentran a una distancia considerable de tu oficina?

El uso de la tecnología contribuye a optimizar el tiempo, sobre todo en cuanto a los desplazamientos se refiere. Por medio de herramientas como Skype, GoToWebinar , puedes organizar dichas reuniones de modo grupal; se trata de herramientas profesionales, con funcionalidades tales como, compartir archivos, ceder el control de pantalla a los participantes para exponer presentaciones, grabar las reuniones. Vale la pena examinar su utilización en favor del tiempo de los asistentes.

Otra aplicación para las video conferencias aplicando estas herramientas, lo constituye la capacitación. Considera la organización o la inscripción a webinars o formación On Line, como una alternativa a desplazamientos y gastos de logística de viaje.

Ejercicio

La activación física incide en forma favorable para optimizar el tiempo en la rutina diaria, ya que ayuda a reducir el nivel de estrés, a mejorar la salud.

Además de la practicar ejercicio ya sea por la mañana o al finalizar el día, es recomendable realizar entre tarea y tarea ejercicios conocidos como gimnasia cerebral que mejoran el rendimiento de la mente.

Diferentes rutinas, diferentes resultados

Aun cuando encuentres la forma de trabajar para distribuir el tiempo de forma más eficiente, evita caer en zonas de confort. Busca mejorar, busca un plus.

Aspirar a crecer implicará modificar la rutina actual, para incorporar nuevos retos.  Construye un plan estratégico y genera proyectos a mediano y largo plazo.

Te comparto además cómo desarrollar mentalidad exitosa.

Conclusiones

Distribuir el tiempo eficientemente requiere de constancia y disciplina para dejar a un lado aquellas tareas no productivas y hacer prioritarias las actividades que aportan un valor.

Algunas de las tareas que forman parte de la rutina diaria,  sin percibirlo así, son distractores del tiempo. Es importante identificarlas, cuantificar el tiempo dedicado a ellas y sustituirlas por una tarea productiva.

Administrar el tiempo con eficiencia, no debe verse como una iniciativa que cause estrés o que complique la rutina diaria, aunque al inicio así parezca. Piensa en los beneficios a obtener, en las satisfacciones que vas a recibir.

El trabajo, la familia, fomentar las relaciones interpersonales, las actividades relacionadas al cuidado de la salud, son aspectos de la vida personal en las cuales se necesita atención. Es precisamente uno de los propósitos de distribuir el tiempo eficientemente. Cuidar este equilibrio.

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