¿Qué hay que hacer que la comunicación en un equipo de trabajo sea más efectiva?

Un equipo se forma por un número de personas que trabajan unidos por alcanzar resultados. Para que el equipo funcione correctamente, necesitan interactuar e intercambiar información utilizando los canales de comunicación adecuados a fin de cumplir los objetivos.

La comunicación es importante para el trabajo en equipo; influye en varios aspectos.

En los resultados; aunque esté conformado por gente brillante y capaz, si existen brechas en el flujo de la información, la suma de los esfuerzos individuales, no será tan efectiva.

La confianza entre los integrantes. La confianza, no se genera en automático al formar parte de un equipo; es consecuencia de la comunicación diaria en el trabajo, de compartir información, opiniones, experiencias, que permite construir confianza y relaciones personales.

¿Qué hay que hacer para mejorar la comunicación en un equipo de trabajo y en los resultados?

Identifica problemas o brechas de comunicación en un equipo de trabajo

Reconoce consecuencias de fallas en la comunicación

Para verificar problemas o brechas en la comunicación y trabajo en equipo, hay reconocer síntomas y consecuencias, entre ellos,

• Pérdida de tiempo y energía.
• Hay malinterpretación entre los integrantes, sobre opiniones, contenido de presentaciones o informes.
• Desacuerdos debido a distintas formas de pensar.
• No hay retroalimentación en el grupo y eso limita al equipo a ser más eficientes.
• Brechas en la coordinación de tareas, aumentado las probabilidades de error.

Evalúa la comunicación desde el liderazgo

¿Has analizado cómo tus mensajes, palabras inciden en el equipo de colaboradores?

Además de verificar la comunicación entre los compañeros de trabajo, horizontalmente, hay que considerar verificar cómo es de forma vertical, en que situaciones se hace presente esa brecha.

Algunos casos,

¿Hay claridad en cuanto a los alcances de tareas y proyectos?

En las actividades hay elementos críticos para su realización; los recursos para su elaboración, propiedades del producto terminado, fecha límite de finalización, requisitos para entrega del bien.

Cuando se presenta algún problema ¿En dónde se presenta con más recurrencia?  ¿Cuáles son las dificultades para transmitir el mensaje o para su comprensión?

¿El lenguaje que se utiliza es amigable?

El éxito en la comunicación y en un equipo de trabajo no es la excepción, consiste en que el significado de un mensaje sea común para cada uno de los integrantes.

A pesar de que la conversación que los une, requiera de terminología con conceptos técnicos o se trate de temáticas especializadas, cuando se utiliza un lenguaje amigable, las brechas se cierran, se mejora el flujo de la información y su comprensión.

El uso de analogías, fábulas, historias personales o del mismo equipo, son recursos que se pueden utilizar con el fin que el lenguaje sea amigable.

Conoce cómo comunicar en forma amigable utilizando historias,

Cómo proyectar liderazgo humano y eficaz utilizando historias.

¿Cómo son tus habilidades para escuchar?

Otro elemento importante dentro de las habilidades de comunicación y que se refleja en el trabajo en equipo es el nivel de la escucha.

Ser un gran comunicador no consiste solamente en hablar. Las personas tienen algo importante que contar, por lo que es importante escucharlos. Al escuchar, un líder puede descubrir oportunidades, riesgos, talento y aprender de los dirigidos.

Escuchar, es un importante elemento para conseguir la confianza de las personas.

El nivel más óptimo se le conoce como escucha activa.

Conoce más de la escucha activa, en el siguiente enlace,

Cómo ser más eficaz en las relaciones personales con escucha activa.

Identifica brechas en el conocimiento

El lenguaje amigable es aliado de la buena comunicación en un equipo de trabajo, pero también lo es el conocimiento en el tema, pues de lo contrario se abren brechas.

Esto puede ser ocurrir tanto en el emisor cómo en el receptor.

Si el emisor no tiene conocimiento suficiente acerca del tema, el mensaje puede no ser lo suficiente claro o no explicar lo necesario, por ejemplo, para la realización de una tarea. De esta forma al receptor, le puede resultar confuso y no comprender los elementos relevantes del tema que se trata.

Algo similar resulta, cuando es el receptor quien no tiene conocimiento suficiente del tema o asunto que se trata.

Fomenta el diálogo y participación

El líder tiene una visión más amplia que sus colaboradores. Es el guía y decide el rumbo a seguir.

Sin embargo, no siempre será el propietario de las grandes ideas; es   importante reconocer el talento, fomentando su participación en los retos actuales y por llegar.

Comunicación laboral efectiva a través del diálogo y sus resultados

Un monólogo no hace una comunicación efectiva y no necesariamente es el detonador de grandes iniciativas.

Para crear espacios al diálogo es importante respetar las opiniones e ideas de las personas, inclusive si en apariencia están alejadas del objetivo que se pretende conseguir. Allí puede estar la respuesta a lo que se necesita.

Otro aspecto importante, es el debate; porque una idea puede funcionar, debido a que no. Que implica continuar con esa iniciativa, que se evita, que se puede conseguir o dejar de hacerlo.

Fomenta una comunicación laboral efectiva por medio del diálogo y lugar a un ambiente de colaboración y creatividad.

En el siguiente enlace te comparto más acerca de la creatividad empresarial,

Qué es creatividad empresarial y cómo fomentarla.

Conoce también las ventajas del liderazgo colaborativo,

7 características del liderazgo colaborativo.

Inspira con el ejemplo y produce efecto dominó

No sólo beneficia la comunicación en equipo de trabajo al grupo propiamente, sino a la empresa.

Cuando el equipo se comunica bien, se produce un efecto favorable en el rendimiento. Es importante que desde el liderazgo se establezcan las bases para un ambiente diálogo y participación, empleando el tono adecuado para los mensajes a transmitir, inspirando a los colaboradores a desarrollar o mejorar las habilidades de comunicación.

Los estilos de pensamiento y la comunicación en un equipo de trabajo

La forma de pensar, influye en las decisiones y las acciones. No hay formas o estilos de pensamiento correctos o incorrectos. Más bien es el momento al que se vive.

El estilo de pensar de cada uno de los integrantes contribuye o afecta a una comunicación efectiva en el trabajo en equipo.

Qué sucede con los estilos de pensamiento en la comunicación en el grupo

Cada estilo de pensamiento, tiene su opuesto, lo que favorece o afecta para realizar las tareas y en la comunicación en equipo.

Algunos ejemplos.

Una conversación entre 2 o más personas,

• por un lado, con estilo de pensamiento enfocado en visualizar el bosque completo, pensar en forma resumida.
• por otro lado, enfocado en el detalle, siguiendo la analogía del ejemplo anterior en cada árbol del bosque.

¿Podrán llegar a un acuerdo? Si el primer grupo son los receptores pueden aburrirse o dispersarse ante mucho detalle de información; su percepción será que no comprende el objetivo general de la conversación. Si el segundo grupo son receptores de información, su percepción puede llegar a ser que la información recibida no es suficiente para realizar alguna acción.

Otro ejemplo, igual, entre 2 o más personas,

• el primer grupo, con estilo de pensamiento enfocado a la proactividad, orientado a la acción, a tomar iniciativa.
• el segundo grupo, con estilo de pensamiento reactivo, esto es, enfocado a consultar analizar acciones y consecuencias, antes de actuar.

Si lo que se trata es de tomar una decisión, ¿cuál será el resultado? El primer grupo puede percibir que sus colegas tienen parálisis por análisis, mientras que el segundo grupo puede llegar a percibir que las personas del primer grupo actúan sin analizar las consecuencias.

En los ejemplos anteriores, cada grupo dará un sentido a las palabras, al contenido del mensaje de acuerdo su patrón de pensamiento, representando oportunidades por tener diferentes enfoques a el contexto o problema; también puede representar una brecha que limita mejorar la comunicación en un equipo trabajo.

Cómo mejorar la comunicación en un equipo de trabajo con los patrones de pensamiento

Pensar de una u otra forma no es correcto ni incorrecto, más bien depende del contexto en que trabajen.

En este caso conviene analizar la formación de grupos de trabajo en los que puedan complementarse habilidades y formas de pensar.

Otra opción es realizar sesiones de entrenamiento que permita a las personas desarrollar habilidades, desarrollar conversaciones productivas, a pesar de la diferencia de pensamientos.

Es conveniente conocer más acerca de las diferentes herramientas para los estilos de pensamiento; te comparto una guía en el siguiente enlace,

Qué son los estilos de pensamiento y cómo influyen al trabajar en equipo.

¿Cómo puede un Coach ayudar a potenciar los grupos de trabajo?

Cómo construir equipos exitosos con la ayuda de un Coach.

Superando las barreras físicas

El trabajo a distancia es una tendencia, no es de extrañar que en un futuro lo más natural sea que los equipos trabajen a distancia, por ejemplo, cadenas de suministro las cuales cada etapa se realice en locaciones físicas a distancia, distintas regiones, distintos países.

Las herramientas tecnológicas, el seguimiento, fomentar la colaboración grupal, son de gran ayuda para estos casos.

Será necesario invertir más tiempo en integrar al equipo, mediante reuniones virtuales; sí es posible reunir físicamente a todos los integrantes será más apropiado, aspectos como la confianza, desarrollo de relaciones personas, son más fáciles de construir en modo presencial.

Quizá puede verse como complejo, sin embargo, estas son tendencias en el mediano plazo y es importante planificar hacia el futuro, antes de ser sorprendido y el cambio se tenga que realizar sí o sí.

Conclusiones

Un equipo de trabajo, unifica esfuerzos para lograr mejores resultados. La suma de los esfuerzos colectivos, es mayor que la suma de los esfuerzos individuales.

Uno de los atributos para que la condición anterior se cumpla, es la comunicación eficiente.

Brechas en el contenido de los mensajes, en la temática que se maneja, estilos de pensamiento opuestos, son algunas de las barreras que se presentan para que el mensaje tenga un significado común en el emisor y en el receptor.

Hay que identificarlas y trabajar en removerlas, no sólo verlas como algo natural, cómo situaciones que en todos lados se presentan.

La comunicación en un equipo de trabajo es importante para construir colaboraciones, innovar, aportar ventajas competitivas a las empresas. En el liderazgo, debe tener en sus metas una comunicación efectiva y fluida entre las personas.

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