Cómo dar y recibir feedback constructivo

¿Cómo dar y recibir feedback de forma eficiente y que sea constructivo?

Para muchas personas, líderes, colaboradores, una sesión de retroalimentación suelen asociarla con plática donde hay estrés y ansiedad. No es para menos.

Lo observado sobre el rendimiento en un proyecto, en el día a día, comentarios de colegas y cliente, se va guardando o anotando en algún lado. Y después de un tiempo se manda a llamar al colaborador para una reunión de feedback sobre el desempeño. No es de extrañar que este proceso pueda provocar miedo, sobre todo cuando el líder tiene una larga lista de comentarios y se hace énfasis en los puntos débiles.

Es una pena que las personas se sientan así, saber cómo dar y recibir feedback constructivo es importante para involucrarlos, ayudarles a crecer y que sigan por un buen camino.

Dar retroalimentación es una habilidad, cómo todas las habilidades, requiere de práctica. Cuando se hace de forma y con las intenciones correctas, puede conducir a lograr un mejor rendimiento de las personas, quienes conocerán que es lo que están haciendo bien, que no y desarrollar acciones para corregir el rumbo.

Por qué es importante dar feedback constructivo

Ayuda a fomentar mejores desempeños

Cuando la retroalimentación se entrega de forma correcta puede conducir a un cambio positivo de las personas, ya sea en los resultados o referente a un comportamiento en específico. Las reuniones sobre cómo dar y recibir feedback representan una buena oportunidad para analizar el desempeño en el pasado, hacer observaciones y establecer acciones para fomentar mejores rendimientos en el futuro.

Aumenta la motivación en las personas

Hay una diferencia notable entre dar retroalimentar constructiva y destructiva.

En el primer caso, cuando se entrega de forma efectiva, puede aumentar la motivación y el compromiso de las personas para buscar el éxito en las tareas y proyectos.

Cuando la retroalimentación no es efectiva, sucede lo contrario, las personas se sentirán desmotivados.

Beneficios de entregar retroalimentación constructiva

Ayuda a demostrar a los colaboradores el interés por ellos

Cuando el líder se toma el tiempo de preparar comentarios constructivos, les envía a los colaboradores el mensaje que está interesado por su desempeño, pero también en su desarrollo profesional.

Permite asegurar que los comentarios sean bien recibidos

El objetivo de entregar retroalimentación no convertirse en una sesión de quejas y señalamientos sobre errores o malos comportamientos.

Si bien, siempre hay algo por mejorar, cada persona tiene fortalezas. Ese es un equilibrio muy importante en las sesiones de retroalimentación, qué es lo que cada persona puede hacer mejor utilizando sus fortalezas y cuáles son los aprendizajes que puede aplicar en su crecimiento.

Permite conocer más de los colaboradores

Un punto importante sobre cómo dar y recibir feedback constructivo a los colaboradores.

¿Cuál es la opinión de ellos?
¿Qué inquietudes tienen?
¿Qué apoyo necesitan?

Escucharlos ayudará a establecer pasos efectivos para tener mejores resultados.

Ayuda a mejorar la habilidad de entregar retroalimentación

En un inicio puede no resultar sencillo el proceso de retroalimentación; el mensaje puede ser claro o resaltar más los comportamientos y desempeños negativos que las fortalezas, colaboradores que se resisten a recibir retroalimentación.

Por ejemplo, que los comentarios sean bien recibidos requiere práctica, identificar señales de resistencia, que sean bien recibidos; con la práctica ayudará a que las sesiones de retroalimentación tienen el fin de mejorar los resultados en equipo y no sólo reuniones para estresarse y angustiarse.

10 recomendaciones para dar feedback

Prepara tus comentarios

No se trata de dar un discurso, pero si hay que tener claro lo que vas a decir. La idea es resaltar los aspectos positivos y en lo que se debe mejorar respecto al motivo por que se entrega retroalimentación.

Se oportuno

Será más sencillo proporcionar comentarios sobre una tarea, problema ocasionado transcurrido una hora, durante el día, que respecto a lo que se ha hecho o dejado de hacer durante un semestre o un año.

Mientras más cerca de la situación se aborde la retroalimentación mejor. Ambas partes pueden referirse al evento y obtener mejores resultados que rescatar una situación que quizá algunos puntos que pudieran ser relevantes han quedado olvidados.

Se claro y específico

Una forma sobre cómo dar y recibir feedback efectivo consiste en proporcionar ejemplos específicos acerca de situaciones positivas y negativas que la persona ha hecho.

Comentarios cómo “tienes que mejorar”, “no es suficiente con lo estás haciendo”, es posible que quien recibe la información tenga dificultes para interpretarla.

Las sesiones de retroalimentación son oportunidades para elogiar el buen desempeño y hacer observaciones sobre que se ha dejado de hacer; es importante hacer comentarios específicos y no frases vagas o confusas.

Que sea una práctica regular

Quizá las sesiones oficiales de revisión y evaluación del desempeño sean cada 6 meses o una vez al año.

Sin embargo, el feedback es un proceso que requiere atención continua, cuando hay algo que decir, adelante, las personas tendrán la información y los recuerdos recientes en la mente y ayudará a que los problemas u otro tipo de situación no se salga de control.

Habla de aspectos positivos

Si las personas llegan estresadas a las sesiones de retroalimentación, destaca lo positivo que hay en ellos.

Empieza la reunión con una noticia positiva o destacando algo favorable que hay en esa persona. Esto lo ayudará a tranquilizarse; por otro lado, puede ayudar a generar ideas sobre cómo utilizar ese lado positivo para resolver problemas, desarrollar habilidades.

Contribuye a que la persona se sienta motivada después de recibir retroalimentación y no que se sienta estresada y abatida.

Explica el impacto de las acciones

Señala de forma específica, cuál fue el resultado de una acción o comportamiento, por ejemplo,

“Durante la reunión, cuando no dejaste espacio para preguntas y respuestas, sentí que no estabas preparado para responder”.

Al ser especifico, evitará que la sesión de retroalimentación se convierta en una discusión.

Cuáles son los pasos siguientes

Después de entregar los comentarios, el siguiente paso es actuar para modificar ese comportamiento.

Y, ¿qué hacer al respecto?

Quien da los comentarios también puede ofrecer sugerencias sobre lo que la persona puede hacer en el futuro.

Que la retroalimentación sea uno a uno

Sobre cómo dar y recibir feedback constructivo, es importante brindar los comentarios en privado. Hacerlos en presencia de los demás pueden tomarse cómo comentarios negativos.

Cómo se mencionó anteriormente, para lograr resultados positivos a través de la retroalimentación, hay que enviar el mensaje que se trata de una plática para mejorar el desempeño y ayudarlo en el desarrollo personal.

Enfócate en uno o dos temas

De lo contrario, aunque la intención sea buena, puede confundir a la persona y hacer que se plantee la pregunta,

“¿por dónde debo empezar?”

Además de confundirlo, puede crear resistencia a escucharlos y los comentarios que ofreces pueden quedar en el olvido.

Toma conciencia de la comunicación no verbal

El lenguaje corporal, el tono de voz, comunica y más que las palabras. Más del 90 por ciento de la comunicación es no verbal.

El lenguaje no verbal comunica emociones, así que, al estar ofreciendo comentarios, cuida la congruencia entre ambos tipos de comunicación, verbal y no verbal.

Por ejemplo, si tienes una preocupación o te sientes estresado por una situación externa al trabajo, deja la sesión de retroalimentación para una mejor ocasión, ya que, aunque tus palabras sean positivas y lo llenes comentarios favorables, tu interlocutor percibirá que algo no anda bien.

La comunicación no verbal también te ayudará a conocer que te tan congruente es lo que dice tu interlocutor respecto a lo que siente.

Conoce más acerca de la comunicación no verbal en el siguiente enlace,

Qué es la comunicación no verbal y su importancia en el trabajo.

Cómo recibir retroalimentación

Permite al colaborador expresar lo que siente.

Puede sentirse nervioso antes de brindar comentarios a su líder, pero es importante conocer su opinión.

Quizá el bajo rendimiento se debe a que está pasando por una situación complicada en el aspecto personal, tuvo un cambio de puesto y se encuentra en la curva de aprendizaje, etc.

Permitir al colaborador expresar lo que siente ayuda a reducir el estrés y hacer la sesión de retroalimentación más productiva.

Identifica alguna decisión que tuvo impacto negativo

Este es otro aspecto relevante sobre cómo dar y recibir feedback constructivo, ¿cómo han influido en él las últimas decisiones?

Por ejemplo, le solicitaste elaborar una presentación para exponerla ante clientes; pero recibiste una instrucción del CEO respecto a que se trataba de un tema crucial y no quería errores. Entonces decidiste que otra persona expusiera la presentación que el primer colaborador preparó, ¿qué impacto tuvo en él esa decisión? Seguramente no muy positiva y además afectó la motivación.

Conocer esta situación será de utilidad para ambos, tener más apertura y transparencia con él; segundo invitarlo pulir sus habilidades cómo expositor, por alguna razón no tuviste confianza en él, así que a forma de retroalimentación puedes comentarle que necesita mejorar para que en una siguiente ocasión sea el quien exponga.

Permite al colaborador proponer soluciones

Si el colaborador tiene iniciativas y buenas ideas, permite exponerlas.

Esta acción ayudará a centrar la conversación en lo que se puede hacer para mejorar la situación, siendo más productivo que pasar el tiempo hablando de lo que resultó mal.

Muestra empatía

Los errores, problemas con el rendimiento, no sólo se deben a descuido o mal comportamiento intencional del colaborador. Cómo dar y recibir feedback constructivo también consiste en identificar situaciones que están afectando a los dirigidos.

Las personas también tienen etapas buenas y no tan buenas, es probable que durante las etapas de crisis su rendimiento sea afectado a pesar de tratarse de una situación personal.

Muestra empatía por el colaborador, quizá se trata de una situación que enfrentaste anteriormente y puedes compartir algunos comentarios que le sean de utilidad para salir del problema y retomar el camino hacia mejorar el rendimiento.

Conclusiones

Los comentarios que se brindan a los colaboradores en las sesiones de retroalimentación son una herramienta poderosa, cuando se ofrecen de forma constructiva y adecuada, pueden ayudar a mejorar la confianza, fortalecer las relaciones personales.

Además, saber cómo dar y recibir feedback constructivo puede ayudar a las personas a enfocarse en las áreas que necesitan trabajar para mejorar. La idea es que los comentarios que se ofrecen los ayude a motivarse para tener mejor desempeño.

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