Tienes ya formulado el plan estratégico de tu negocio. Llegar hasta este punto implica meses de esfuerzo dedicados a identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de tu organización. También investigar hacia donde se mueve el mercado, cuáles son las tendencias de los productos que comercializas, los canales de distribución y lo que se requiere hacer para responder a las expectativas de dichas tendencias. Dentro de este tiempo, también se ha contemplado a estudiar a la competencia.

Por el lado interno, en conjunto con tu equipo directivo, en el plan estratégico se especifica cómo desarrollar y obtener lo mejor del talento humano, el conocimiento, la experiencia. Los procesos de cambio que implican los productos o servicios, el beneficio para el negocio ante los clientes y la mejora en sus estados financieros. Ya están listos los objetivos que activan lo anterior.

La estrategia contiene los objetivos para alcanzar la aspiración a largo plazo establecido en la visión. Tener procesos altamente efectivos, contar con herramientas de productividad, entregar beneficios únicos al cliente, incrementar ventas.

¿Qué cambios requiere llevar a cabo la empresa con este plan estratégico? ¿Una nueva estructura organizacional? ¿Alianzas? ¿Fusiones? ¿Rediseño en la identidad de marca, el logo? ¿Cambios en los productos? ¿Nuevos productos? ¿Cambios en el presupuesto?

Este proyecto llamado plan estratégico, estrategia del negocio, debe llevarse a la acción. Es muy probable que al inicio alguno de los objetivos no se cumplan, se realicen modificaciones parciales, esto es normal. Lo importante es que la estrategia alcance un punto óptimo para generar resultados. El entorno es cambiante y por lo tanto es importante tener un seguimiento al plan estratégico de tu negocio. En este post, te explico los pasos a considerar para tener un monitoreo exitoso.

Que el plan estratégico de tu negocio no se quede en papel

Este es tu primer objetivo después de liberar el plan estratégico de tu negocio. Comunicarlo y ejecutarlo. Después del esfuerzo inicial, debes emprender campañas en cada una de las unidades del negocio para comunicar, hacia donde se dirige la organización. Los siguientes aspectos, te ayudarán a que tu estrategia siga adelante.

Reduce la brecha de valor

Con una muy buena formulación del plan estratégico de tu negocio, construirás la guía para alcanzar tu visión, sin embargo, si ésta se queda en el tintero, o en papel en tu escritorio bajo llave, significará una pérdida de oportunidades. El objetivo es crear valor y se logrará si la llevas a la acción.

La brecha de valor consiste en la diferencia entre la situación actual del negocio y la deseada a alcanzar. La esencia de la estrategia es cerrar esta brecha de valor. Ya la estrategia en papel está lista, para darle valor y un nuevo posicionamiento del negocio, se requiere llevarla a la acción y actualizarla.

Alinear los esfuerzos de la organización a la estrategia

¿Se ha comunicado la estrategia a todos los niveles de la organización? Definitivamente, los empleados que no entienden en que consiste el plan estratégico de tu negocio, no pueden vincular sus actividades diarias con una ejecución exitosa. Aún y cuanto tengas un capital humano muy desarrollado, poco podrán aportar si no tienen claro más allá de las operaciones diarias de la organización. Mucho ayuda en el éxito de la ejecución y seguimiento de la estrategia, las ideas creativas e innovadoras, que pueden diferenciarte de la competencia. Esto surge del talento humano.

El papel del equipo directivo en la ejecución

El equipo directivo de la empresa debe participar en todas las etapas de la estrategia, formulación, ejecución, seguimiento. Para que el plan estratégico de tu negocio, como CEO, debes patrocinar el proyecto, comprender la importancia de comunicar la visión y la estrategia a cada empleado y liderar el cambio. Tu equipo directivo debe apoyar los cambios y mejoras a los procesos en las unidades de la organización.

El equipo para gestionar la ejecución de la estrategia

¿A quién designarás para gestionar el plan estratégico de tu negocio?
Veamos el ejemplo de una orquesta. Para interpretar los movimientos musicales de tal forma que su ejecución sea sincronizada y en los tiempos correctos, se requiere un director que coordine a todo el equipo. Además procesos relacionados, como la preparación de presupuesto, la gestión de la formación del personal, se ejecutan en eventos diferentes. Esto puede generar un aislamiento y una barrera para la ejecución de la estrategia.

Crear un área, un departamento encargada de gestionar, diseñar e integrar estos procesos, contribuirá en gran medida al éxito de la misma. Adicionalmente, cuando llegue el momento de las reuniones de seguimiento, este departamento, estará en condiciones de preparar la información acerca de la situación que guarda la estrategia.

Utilización de indicadores para los objetivos estratégicos

Un indicador es una métrica. Hay una máxima que dice, Si no se puede medir, no se puede mejorar. El plan estratégico de tu negocio, contempla acciones, objetivos, que describen lo que la estrategia intenta alcanzar. Un indicador representa un monitor del desempeño de los objetivos. Así, los indicadores deben estar vinculados con los objetivos.

Algunos ejemplos de indicadores

• Crecimiento de los ingresos
• Participación en el mercado
• Porciento de retención de clientes

Tableros de control – dashboards como apoyo al seguimiento periódico

Los indicadores clave, se agrupan entorno a una función del negocio mediante tableros de control o dashboards, por ejemplo Ventas. Una variable clave para observar el comportamiento de alguno de los indicadores es el tiempo. En un dashboard de ventas, se puede visualizar el comportamiento de las ventas de un producto durante un rango de tiempo, que puede ser semanas, meses, trimestres. Esto facilita la identificación de alguna desviación respecto a la meta, permitiendo además buscar más detalle para encontrar causas y tomar decisiones. Identificar y resolver problemas operativos, contribuye a anticipar desviaciones en el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Los dashboards contribuyen a promover la mejora continua.

Aprendiendo acerca de la ejecución de la estrategia

Tu ventaja competitiva: un paso firme en la ejecución de la estrategia

Conozco el caso de una frutería. Al visitarla, el dueño se acerca a saludar y establecer una breve y cordial plática con los clientes. Recuerdo en una ocasión que la fruta que estaba en exhibición no presentaba un aspecto agradable. Al hacer esta observación al dueño, fue al almacén por 2 cajas y me comentó “Esta fruta la acabo de recibir, selecciona la que gustes”, efectivamente, era fruta fresca y en mejores condiciones. En otra ocasión visité el negocio y el artículo que buscaba no lo tenía a la vista. Uno de los empleados fue a bodega y surtió los estantes. Una cortesía de los empleados al momento de efectuar el pago, es empacar la mercancía y llevarla al automóvil. Los precios que ofrece la frutería no son económicos. A lo largo del tiempo, se han instalado competidores, pero este negocio está vigente y sus clientes siguen acudiendo allí.
El dueño ha encontrado su ventaja competitiva y sabe explotarla

• Sus productos son de muy buena calidad.
• Genera confianza y establece un clima cordial.
• Se asegura que los clientes salgan satisfechos con la compra efectuada.

Su estrategia se basa en la calidad del producto y en la imagen del negocio ante los clientes.

Crea una cultura de aprendizaje organizacional

Aunque el plan estratégico de tu negocio sea el mejor, si no existe una cultura de aprendizaje, la ventaja competitiva concebida será efímera. Hay que ejecutar la estrategia, con la idea que siempre hay que hacer mejoras. Algún objetivo que no se consideró, o que no alcanza a cumplirse, quizá pasó desapercibida la aparición de nuevas tecnologías que impactan en la planeación estratégica vigente, omisiones o errores que se cometieron durante la formulación. Es mejor llevar a cabo cambios, antes de que las consecuencias sean mayores para negocio. Estos errores, conviértelos en experiencias, que fortalecerán tu negocio y lo guiarán al crecimiento.

Utilizar información interna y externa para probar la estrategia

Es importante comprender el impacto de las tendencias en la estrategia y en día a día de la organización. Toma en consideración los siguientes aspectos interno y externo, que inciden en el seguimiento del plan estratégico de tu negocio.

Información externa

• Entorno macroeconómico

El crecimiento económico, tipo cambiarios estabilidad de la moneda local, calidad de la infraestructura.

• Entorno político

Normativas comerciales, arancelares, Marco legal para cierre de contratos.

• Entorno tecnológico

Desarrollo de nuevas tecnologías, impacto de estos desarrollos en la cadena de valor, impacto en el abaratamiento o encarecimiento de los costos.

• Entorno ambiental

Consumo de energía, tratamiento de residuos producidos, impacto de los productos del negocio en ambiente.

• Desempeño en la industria

Incluye un resumen del desempeño del negocio en múltiples entornos (por ejemplo financieros) respecto a los competidores.

• La situación competitiva

Aquí te recomiendo elaborar una tabla comparativa de tu negocio vs. Los competidores en rubros como alcance del producto, alcance geográfico, la capacidad tecnológica, productos amigables con el ambiente.

Información interna

En el aspecto interno la analiza el estado que guarda la cadena de valor, esto es, la secuencia de los procesos para entregar a los clientes los productos de tu negocio, que además abarca las actividades de soporte, como gestión de recursos humanos, sistemas de información, entre otros. Esto ayuda a identificar las actividades que tu negocio está realizando para generar una ventaja competitiva.

Genera tus mejores prácticas sobre ejecución de la estrategia

Nuevas ideas sobre los productos y servicios, nuevos procesos, oportunidades de negocio, desfilan dentro y fuera de las organizaciones. Buscar una forma de hacer mejor las cosas, es pensar en ventajas competitivas y es un impulso a la estrategia. Las mejores prácticas pueden ser hechas en casa o buscar en otras empresas.

Ideas provenientes del interior del negocio

Dentro de las organizaciones se integran grupos provenientes de diferentes áreas o unidades, para mejorar la calidad de algún producto, reducir el tiempo de fabricación, reducir su costo operativo, o diseñar algún equipo más eficiente, que el instalado, etc. El siguiente paso es llevarlo a la práctica y corroborar el funcionamiento y beneficio. Algunas empresas escogen sus mejores prácticas y las difunden durante eventos. Compartir y aportar en el ambiente empresarial resultará positivo para la imagen de tu negocio.

Mejores prácticas en el mercado

¿Existe algún área mejora dentro de tu negocio, representa un problema y no has encontrado aún solución? ¿Qué hacer al respecto? Busca afuera. Una empresa del área retail puede tener mejores prácticas en cuanto a rotación de inventarios, en una empresa de la industria de la energía puedes encontrar mejores prácticas respecto al cuidado del medio ambiente. Para esto, haz networking. Participa junto con tu equipo de colaboradores en foros, intercambia impresiones con tus colegas empresarios, invítalos a tu negocio, concreta una visita y realiza recorridos con tu equipo por sus instalaciones y observa como estos procedimientos pueden llevarse en tu negocio con éxito. Cuando estas empresas no son tus competidores directos, pueden compartir sus casos de éxito con gusto.

La innovación debe estar presente en las mejores prácticas

Un vez que has encontrado mejores prácticas en el exterior, el siguiente paso es aplicarlas en las áreas o unidades del negocio. Ahora bien, no se trata de copiarlas, se trata de adaptarlas y mejorarlas continuamente. Es el momento de hacer surgir la innovación. Adoptar las mejores prácticas trae prosperidad a las organizaciones.

Las reuniones para revisión de la estrategia, ¿Cómo deben organizarse?

Estas reuniones ayudan a mantener al negocio en un rumbo estratégico. Se celebran con la finalidad de evaluar su desempeño y orientar su implementación futura. El tiempo de la reunión se dedica a resolver problemas, a aprender. Como líder es importante que decidas lo que está bien.

¿Cómo se está ejecutando la estrategia?

Al analizar la ejecución del plan estratégico de tu negocio, los asistentes deben acordar si sigue un curso normal; si se detectan problemas de implementación, será necesario determinar sus causas y establecer acciones para corregirlos y asignar responsabilidades para alcanzar el desempeño planeado.

Frecuencia de las reuniones de la revisión de la estrategia

La periodicidad puede ser mensual o trimestral.

Consideraciones para llevarla a cabo con periodicidad trimestral

• La estrategia es un compromiso a largo plazo.
• Objetivos estratégicos como el desarrollo de habilidades de liderazgo, imagen de la marca, creación de nuevos productos, pueden tardar más de un mes en producir resultados.
• El desplazamiento de ejecutivos desde otras unidades del negocio.

Consideraciones para llevarla a cabo con periodicidad mensual

• Integrar al equipo directivo, en caso de no tener mucho contacto.
• Para establecer una cultura a largo plazo.

Asistentes a las reuniones

• El CEO.
• El equipo directivo, en estas reuniones se toman decisiones muy importantes.
• Expertos en temas técnicos.
• Los dueños de temas estratégicos.
• Representantes del departamento encargado de dar seguimiento a la ejecución de la estrategia.

Agenda de revisión de la estrategia

Temas relacionados a

• Al desempeño de la implementación de la estrategia.
• Identificar los riesgos que enfrenta la estrategia
• Soluciones para para corregir este escenario.
• Obtener y documentar aprendizajes.
• Definir que se revisará en la próxima reunión de seguimiento.

Qué evitar en las reuniones de revisión de la estrategia

Durante una reunión de revisión estratégica, el líder de una unidad de negocio, expuso como problema que un equipo de su línea de operación había fallado y que había demoras en la fabricación del producto. Lo expresó como crítico.

Es importante identificar y distinguir cuáles son los temas estratégicos que marcan el rumbo del negocio y cuáles son los temas operativos que impactan en el día a día. Aunque evidentemente, casos como este merecen alta prioridad, para eso existen espacios en las reuniones operativas, en este caso es el lugar adecuado. Dichas reuniones se efectúan al menos una vez al día.

Asuntos como el anterior, no deben tratarse en las reuniones de seguimiento al plan estratégico de tu negocio. Es importante tenerlo claro, sobre todo cuando este tipo de reuniones se empiezan a celebrar, puede confundir a los asistentes y desviar el tema de la reunión y las prioridades del negocio a largo plazo. Crea una cultura estratégica en tu organización.

Actualización de la estrategia

¿Cuáles son los motivos por los que el plan estratégico de tu negocio debe actualizarse?

• El actual modelo de negocios enfrenta nuevos desafíos.
• La estrategia ha cumplido con su ciclo.
• Por no reconocer algún problema durante el momento de formular la estrategia.
• La aparición de nuevas tecnologías.
• Un nuevo producto de la competencia.
• Un nuevo canal de distribución.

Escenarios como los anteriores hacen que sea imperativo realizar adecuaciones en el plan estratégico de tu negocio. Además, los competidores observan las estrategias exitosas y emprenden acciones para contrarrestar las ventajas creadas. Ten en consideración que los movimientos a la estrategia, puede tardar más de un año en afectar el rendimiento de la empresa.

De vez en cuando, en colaboración con tu equipo directivo, debes analizar y evaluar si la estrategia actual sigue vigente en vista de nuevos acontecimientos y escenarios.

Conclusiones

El seguimiento al plan estratégico de tu negocio, va más allá de asistir a la reunión y analizar la situación de la ejecución de la estrategia. Por esto, en este post expongo puntos clave para asistir documentado e informado a las reuniones.

Cuando el plan está formalizado, el primer paso es llevarlo a la acción, no dejarlo en el papel. Es la forma de determinar si la estrategia funciona o no. La estrategia es tarea de todos, por lo que en el seguimiento, se debe revisar a que porcentaje de la organización se ha difundido, y si es entendible por los empleados. Recuerda que la difusión puede realizarse en diversos formatos, presencial, visual, en videos corporativos.

Identifica tus ventajas competitivas y explótalas, es un factor diferencial ante tus clientes. Implementa las mejores prácticas, que la innovación esté siempre presente.

Además mantente al día de los acontecimientos en el mercado que puedan incidir en el desempeño del plan estratégico de tu negocio. Las reuniones de seguimiento están impulsadas por los datos. De ahí la importancia de estudiarlos con anterioridad. Cuida durante la formulación, que sea una estrategia flexible y práctica, recuerda que el mercado es muy dinámico y en este contexto tu plan necesitará actualizarse.

Para finalizar, el ciclo de la estrategia, en las reuniones de seguimiento se debe revisar su vigencia. Por lo general, después de 5 años será el momento de renovar el plan estratégico de tu negocio.

¿Qué te ha parecido el contenido de este post? ¿Cuáles son tus experiencias en el seguimiento a la estrategia de tu organización? Te invito a compartir las experiencias escribiendo un comentario.