¿Cómo realizar una estrategia de gestión del tiempo en el trabajo y en la vida para ser más organizado y eficaz?

Un elemento que conecta los aspectos profesional y personal de los individuos, es la administración del tiempo. Una gestión eficaz marca la diferencia entre un entorno abrumado, sobrecargado de actividades,  de querer agregar más horas al día y trabajar en un ambiente organizado.

Organizar mejor el tiempo resulta en menor estrés, menor margen de errores, menos reprocesos, incremento en la productividad, mejor ambiente de trabajo, combinar agendas laboral y personal, tiempo libre, mejor salud, entre otros.

Definitivamente hay que considerar los beneficios de la planeación del tiempo eficaz, que ayudará a las agendas saturadas, como el caso de tareas urgentes, que impiden cumplir con los planes de trabajo al 100%.

Una mejor gestión del tiempo te ayudará a sentirte más motivado y con mayor energía para enfrentar nuevos retos.

¿Cómo tener más control, identificar los ladrones del tiempo, ser personas, líderes más productivos?

Gestión del tiempo en el trabajo y en la vida

El día tiene 24 horas o 1440 minutos para todos

Invariablemente, cada día tiene 24 horas, para todas las personas e instituciones. Invertir con sapiencia los 1440 minutos ayudará a reducir y en el mejor de los casos a eliminar las distracciones también conocidas como ladrones del tiempo.

¿Cómo mejorar la efectividad en el manejo del tiempo? Asigna prioridades a tu lista de tareas.

Tener claridad en cuanto a lo que deseas conseguir, tus objetivos personales y profesionales, te ayudará a determinar las tareas importantes y otorgarles la prioridad correspondiente.

Identifica y asigna prioridades

¿Qué consideras es prioritario para tu trabajo, para tu vida personal?

Las tareas relacionadas a una buena salud, al crecimiento profesional y de tu negocio, a generar fuertes vínculos con tus colaboradores, con la familia, etc. Una vez que sean identificadas, asígnales prioridad y realiza  la distribución.

Convierte las 24 horas del día en un aliado para un manejo de tiempo eficaz, comenzando el día con las tareas más importantes de la lista de prioridades, aquellas que conduzcan al logro de las metas.

Importante vs urgente

¿Cómo organizar el tiempo para invertir en las tareas más importantes y evitar las que menos valor aportan?

Considera el siguiente cuadro como herramienta de gestión del tiempo

Clasifica las actividades por grupo de prioridades, grupo 1, 2, 3 y 4. Una vez hechos los grupos, puedes invertir el tiempo de acuerdo a las prioridades que  ayudarán a realizar tus metas.

Se más productivo dejando a un lado las distracciones

Asigna las tareas que demandan más energía al inicio del día

Una vez identificadas las prioridades, considera las actividades más difíciles, las que mayor nivel de energía demandan, para realizarlas al inicio del día.

Para el fin de la jornada, el cansancio físico y mental se manifiesta y dejar este tipo de tareas en este horario, la posibilidad de errores es más latente.

El horario de mejor rendimiento

¿A qué hora del día tienes mejor rendimiento? Este es un horario que conviene identificar; es cuando podrás avanzar más rápido y mejorar la gestión del tiempo en el trabajo.

Qué es lo que puedes delegar

Las tareas clasificadas como urgentes, pero que son importantes para otras personas y no para tus metas, considera delegarlas.

Qué es lo que puedes eliminar

Durante el día a día suelen realizarse tareas que no contribuyen al logro de metas, más bien suelen ser consumidoras o ladrones del tiempo.

¿Ya identificaste cuáles son? ¿Pueden ser canceladas y sustituirlas por actividades productivas cómo formación On Line, ejercicios de gimnasia cerebral, etc.

Por otro lado existen actividades como revisar correos electrónicos que suelen ser consumidores de tiempo si no se administran adecuadamente, sin embargo, es una tarea que tiene que realizarse.

¿Qué tal si la revisión de correos se agrupa en horarios de consulta establecidos en lugar de realizarse consultas dispersas?

Diseña reuniones de trabajo efectivas

Planificación y gestión del tiempo efectivo en las reuniones de trabajo

¿Cómo son las reuniones de trabajo en las que participas? ¿Qué se puede hacer para optimizar el tiempo?

¿Se realizan en el horario establecido?

¿Acuden las personas con puntualidad? ¿Se avisa con anticipación a los participantes o se organizan a última hora?¿Se excede el horario establecido? ¿Cómo afecta a los participantes cuándo no se concluyen a tiempo? ¿Se cubre la agenda planeada?

¿Se convoca a tomadores de decisiones?

¿Participan las personas conocedoras de la temática? ¿Pueden los participantes tomar decisiones y generar acuerdos?

¿Las reuniones de trabajo se realizan en horario conveniente para los asistentes?

¿Cómo se ven afectados los participantes al hacer un espacio en sus agendas para atender la reunión? ¿Cómo impacta  a las tareas más importantes y urgentes, a las que más energía demanda al asistir a juntas de trabajo?

¿Está claro el propósito de la reunión?

Gestión del tiempo y de los resultados

De acuerdo al Principio de Pareto, el 80% de los resultados provienen del 20% de las tareas. Aplicar este principio es muy importante para la efectividad en el manejo del tiempo.

Algunos ejemplos,

Los TOP productos en ventas, cuál es el 20 % de los productos que generan el 80 % de las ventas.

Los TOP en errores en servicio a clientes, cuál es el 20 % de problemas en los productos o fallas en la atención a servicio a clientes que provocan el 80 % de las quejas de los clientes.

Ambiente de trabajo, cuál es el 20 % de las acciones que contribuyen a generar un ambiente de trabajo positivo.

El plano personal, cuál es el 20 % de las actividades que contribuyen a tener una mejor calidad de vida.

Sólo dispones de 24 horas al día pero puedes tener más energía

No se pueden agregar minutos al reloj; sin embargo existen más opciones, como hacer las tareas en menor tiempo, reducir los elementos distractores, el nivel de energía disponible para realizar las tareas.

Un Elemento que favorece a un mejor rendimiento

La concentración, entre más enfocado estemos en la actividad, mejor será el rendimiento y la gestión del tiempo. Considera realizar las tareas más prioritarias en ese periodo de tiempo.

El nivel de energía

El nivel de energía disminuye conforme avanza el día. Por lo que es importante conocer que acciones funcionan mejor para recargar y administrar la energía.

Realizar pausas. Estar enfocado en una tarea por largos periodos de tiempo, es un consumidor de energía, provoca cansancio. ¿Qué tal un breve descanso de 5 minutos por cada 30 de concentración?

Rebotar ideas. Es una variación del punto anterior; estar enfocado en una tarea la cual requiere aplicar una solución y no se encuentra. Hacer una pausa y exponer a un colega la situación, permite obtener perspectivas diferentes y facilita la generación de alternativas.

Rutina de ejercicios. Además de favorecer la buena salud, la práctica de ejercicios contribuye a elevar el nivel de energía, a elevar el estado de ánimo. Es importante determinar cuál es el horario más adecuado, matutino o nocturno, para efectuarla.

Considera que, un buen nivel de energía es un aliado para gestionar el tiempo.

Gestión del tiempo: Productividad y calidad

Orden en el lugar de trabajo

Este es uno de los primeros sitios para comenzar a gestionar el tiempo de forma eficaz. ¿Cómo aspirar a organizar el día, determinar prioridades si el lugar de trabajo carece de orden?

Dedicar tiempo para clasificar documentos, asignarles espacio, contar un área despejada, organizar los archivos electrónicos, constituye una fuente de inspiración para trabajar con calidad y ser productivo.

La agenda de trabajo

Al determinar cuáles son las prioridades, no deben quedar en la mente; la agenda cumple la función de administrar las actividades y el tiempo que se va a asignar. ¿Cómo proceder cuando llega un compromiso, tarea de última hora y requiere de un espacio para realizarla?

En la agenda se puede encontrar la respuesta, buscando el primer espacio disponible.

Cambios en la rutina de trabajo

Trabajar con eficiencia, requerirá revisar la rutina de trabajo, cómo se puede mejorar.

Multitasking o multitarea

Trabajar en una tarea “B” sin concluir la tarea “A” aparentemente se avanza más rápido, sin embargo, se consume más tiempo al retomar la tarea “A”.

En este caso es más efectivo concluir una actividad y entonces trabajar en la siguiente.

Dinámicas para gestión del tiempo en el trabajo

Dinámica 1 – ¿Tienes 5 minutos?

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Ninguno

Objetivo de la dinámica

Como utilizar un espacio breve de tiempo a favor de ser más productivo

Desarrollo

Interrumpir actividades por periodos breves es una práctica habitual en los lugares de trabajo.

Esta dinámica, puede ser realizarse dentro de otro ejercicio grupal. El facilitador indica a los participantes que disponen de 5 minutos de tiempo libre, ya sea en ese momento o para un momento posterior.

Al regresar de los 5 minutos, el facilitador invita a cada uno de los participantes a exponer cómo utilizó ese espacio de tiempo.

Después de las intervenciones, el facilitador invita a reflexionar sobre a qué dedicaron esa pausa,

• A recuperar niveles de energía.
• A efectuar actividades ajenas al trabajo.
• A reflexionar sobre lo realizado hasta el momento.
• Utilizar los 5 minutos como organizador de tiempo.
• Otras tareas.

El facilitador debe guiar al grupo en este espacio a obtener conclusiones acerca de

• Cómo se parecer este comportamiento en el día a día.
• Cuantos periodos de 5 minutos hay a diario, cuales son productivos y cuáles no.
• ¿Son espacios de 5 minutos o se utilizan más?
• ¿Qué es lo que se puede aprender de los compañeros y qué se les puede sugerir para mejorar su gestión del tiempo?

Dinámica 2 – Qué es lo que planeas y cuáles son los resultados

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Hojas de rotafolio, plumones, cinta adhesiva.

Objetivo de la dinámica

Identificar ladrones del tiempo en el día a día.

Desarrollo

El facilitador solicita a los participantes dividir una hoja de rotafolio en 3 columnas

• Actividades planificadas.
• Actividades que más consumen tiempo (no planeadas).
• Resultados (que tareas se cumplen).

A continuación cada participante realiza su exposición y pega en un lugar visible su hoja.

El facilitador guía al grupo a un periodo de reflexión.

• ¿Cuáles son los ladrones de tiempo más comunes?
• ¿Qué acciones se puede realizar para eliminarlos o reducirlos?

Aquí se pueden encontrar áreas de oportunidad; por ejemplo,

Fallas de un producto que ocasione llamadas repetitivas de los clientes presentando quejas.

Definir horarios para reuniones de trabajo, de tal manera que no interrumpan actividades en horas pico.

Por otro lado, ¿Existe alguna relación entre las actividades planificadas y los ladrones del tiempo?

Dinámica 3 – Lista de tareas

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas.

Objetivo de la dinámica

Identificar y asignar prioridades.

Desarrollo

El facilitador solicita 3 voluntarios. Ellos realizan la función de asignar prioridades a una lista de tareas que elaborarán a partir de requerimientos del resto de los participantes.

Cada uno de resto de los participantes, solicitan las tareas y exponen los motivos por los cuales sus tareas deben tener la prioridad máxima.

El facilitador asigna un tiempo para que los voluntarios, de acuerdo a criterios propios, asignen la prioridad a la lista de tareas.

Una vez finalizada, cada voluntario da a conocer su lista y los criterios utilizados.

Al final de la tercera presentación, el facilitador puede asignar un espacio de tiempo para retroalimentación. Aprendizajes acerca de los criterios para identificar, asignar prioridades y mejorar la gestión del tiempo.

Dinámica 4 – Solicita apoyo

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas.

Objetivo de la dinámica

Solicitar apoyo cuando no se encuentre solución a un problema o situación en específico, como un aspecto clave en a favor de la gestión del tiempo.

Desarrollo

Cada uno de los participantes, escribe un problema o situación en la cual necesitan apoyo.

A continuación, cada uno de ellos, por turnos,  leen lo que han escrito. El resto de los participantes tiene la opción de aconsejar a quien ha expuesto su caso.

Enfrentar a retos o problemas, son oportunidades para aprender y para la gestión del tiempo ¿Cuánto tiempo demorará en obtener la solución? ¿A quién se puede solicitar apoyo para solucionarlos?

Desarrollar la confianza y la colaboración grupal, es un factor relevante para la gestión del tiempo. Esta dinámica puede ser utilizada con ese propósito.

Dinámica 5 – Tiempos de entrega de las tareas

Tipo de dinámica

Grupal

Materiales a utilizar

Hojas de máquina, plumas, copias de artículos de una revista u otro medio, computadora, cronómetros.

Objetivo de la dinámica

Manejo de varias tareas a la vez.

Desarrollo

El facilitador solicita 1 o 2 voluntarios para realizar tareas. Por cada voluntario, habrá otro número igual de voluntarios para cronometrar las actividades.

El ejercicio consta de 3 etapas.

En la primera etapa, el facilitador asigna la tarea; que consistirá en transcribir un artículo de 400 a 500 palabras.

A continuación se obtienen los tiempos empleados para realizar las tareas por voluntario.

Otro número igual de voluntarios, revisa el trabajo realizado, los errores de transcripción.

En la segunda etapa, el facilitador asigna otro artículo similar al primero para que lo transcriban.

Adicionalmente, el facilitador reproduce un audio o un video y asigna como una segunda tarea simultánea, solicitando que presenten atención a la vez que transcriben el artículo.

También se cronometrizan las tareas y se revisa el trabajo hecho.

¿Qué resultados se obtienen? ¿Cuál es la diferencia en tiempos de transcripción de los textos para la etapa 1 y la 2? ¿Qué diferencia hay en la cantidad de errores entre las etapas? ¿Pueden explicar los voluntarios el contenido del audio o video?

En este momento el facilitador puede asignar un espacio para reflexión grupal. El objetivo es analizar el desempeño bajo el efecto multitarea.

A consideración del facilitador, puede llevarse a cabo la etapa 3, agregando una tercera actividad simultánea, por ejemplo, atender una conversación o llamada telefónica y evaluar los resultados.

Infografía

A continuación una Infografía acerca de la gestión del tiempo en el trabajo.

 

Conclusiones

La gestión del tiempo requiere de organización y conocimiento.

El día contiene 24 horas, 1440 minutos y es igual para todos, para las personas, para las instituciones; aprovechar eficientemente cada minuto se convierte en un reto para ser más productivos.

Cada día puede estar lleno en actividades por realizar. Establecer prioridades, ayudará a avanzar en el día.  No hacerlo, puede ser motivo de iniciar con una tarea y no concluirla para atender otra actividad; esto se puede repetir a lo largo del día.

¿Qué es importante, qué es urgente? Establecer que criterios convierten una tarea en mayor o menor importancia / urgencia, proporcionará conocimiento y guía sobre cómo distribuir las tareas para ser eficientes en el tiempo.

La gestión del tiempo es fuente de inspiración. Un lugar de trabajo, una agenda organizada, son referencias para la organización a lo largo del día.

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