¿Saber cómo resolver un problema forma parte de las actividades diarias? La respuesta es sí, nos enfrentaremos con ellos diariamente en diferente tipos y escalas.

Ya sea en forma de, diferencia de criterios, recursos no disponibles, falta de habilidades o conocimientos para el desarrollo de tareas, suceden todo el tiempo. Los problemas, proporcionan información sobre lo que hay que cambiar y hacer un mejor trabajo; son oportunidades para prosperar.

A pesar de que se trata de una situación de todos los días en menor o mayor escala, cuando se llegan a presentar, una pregunta que nos planteamos es ¿cómo resolver este problema?

Se trata de algo que tiene que atenderse, en ocasiones no se cuenta con la certeza de cuál es la solución. Probablemente, se tiene la respuesta al problema, pero también dudas o inseguridades ¿qué tal si esta no es la respuesta correcta? Por otro lado, pensamos que la solución la tienen otras personas ¿Y si por involucrarlos se ocasiona un conflicto?

Al pensar en conflictos, existe la sensación de que algo negativo va a suceder y eso causa incomodidad. En sí, enfrentarse a un problema, se convierte en un problema, pero hay que tomar en cuenta que estos siempre se presentarán.

Hay un enfoque más productivo; encontrar cómo resolver problemas ayudará a las personas, equipos de trabajo a ser más “amigables y competentes” con los conflictos. El beneficio se traduce tener mayor capacidad para resolución de problemas y avanzar en los objetivos del trabajo.

Qué es la resolución de problemas

Es un proceso entre

• Entender que existe una brecha entre la situación actual y el resultado deseado.
• Trabajar para encontrar una solución efectiva.

Cómo resolver un problema es una habilidad blanda que aplica en todas las áreas de una empresa financiera, ventas, operativa y se presenta a todos los niveles, empleados en general, supervisores, gerentes de área, CEOs.

Porque es importante tener la habilidad de resolver problemas

Para resolver problemas, hay que tomar decisiones. Decidir sobre la alternativa más viable cómo solución.

Algunas situaciones no representan mayor dificultad, por ejemplo, decidir si tomar una taza de té o café; en cambio, otras plantean desafíos más grandes que requieren conseguir más información, analizar más para entenderlo mejor, antes de tomar una decisión. Implica conocer métodos y desarrollar habilidades para encontrar las mejores alternativas de solución.

En una empresa, la habilidad sobre cómo resolver un problema es más crítica en los puestos de tomadores de decisiones.

Cómo resolver un problema

Define en qué consiste el problema

Este primer paso es importante. Existe la tendencia de ahorrar tiempo y buscar rápidamente alternativas de solución, pero si no se tiene claridad de que se trata, las soluciones no serían las apropiadas, así cómo la decisión de la alternativa a implementar. Por lo anterior, hay que dedicar tiempo a describir el problema.

¿Qué ayuda a describir y detallar con claridad el problema?

Las necesidades por cubrir, por ejemplo, en decir “La información está hecha un desastre” será de mayor utilidad decir “Necesitamos organizar y clasificar la información por fecha”.

Descubrir la causa del problema

¿Qué causó el problema?

Según la complejidad del problema, conviene utilizar herramientas cómo diagramas de flujo, plantearse preguntas y descubrir su origen.

En el siguiente enlace te comparto una guía con 50 preguntas que puedes utilizar en la solución de problemas,

50 preguntas para resolver problemas en una empresa.

Identifica posibles soluciones

Para que esta acción resulte más efectiva, hay que dividirla en 2 pasos

Que los participantes intercambien ideas

Una vez que está definido el problema, el siguiente paso consiste en generar ideas que representen alternativas sobre cómo se puede resolver un problema en el trabajo.

Una herramienta que se puede utilizar es la lluvia de ideas.

En el siguiente enlace te comparto una guía sobre cómo hacer lluvia de ideas.

Cómo hacer una lluvia de ideas, definición + 5 dinámicas de grupo.

Que participe un facilitador

Este proceso conduce a un debate, un observador externo será de gran utilidad.

Puede ayudar a descubrir puntos ciegos en el equipo, a gestionar el debate, alentar a que todos participen.

Conoce más sobre el rol del observador en el siguiente enlace,

Dinámicas de comunicación – 7 ventajas del rol de observador en un grupo.

Evaluar las alternativas

Una vez que concluya el proceso de lluvia de ideas, hay que evaluar las alternativas.

• Cuáles son las ventajas y desventajas.
• Qué recursos se necesitan para su implementación.
• Ayuda mucho si se agrupan alternativas similares.
• Visualizar cómo sería cada alternativa y cómo va a resolver el problema.
• Cómo medir los resultados.

Decidir cuál es la mejor alternativa

El proceso de generación y evaluación de ideas puede ser largo.

Por un lado, es positivo, el proceso se enriquece, pero tiene la desventaja que la decisión final se posponga por tratar de evaluar más información y generar nuevas alternativas.

Cuando llega el momento de tomar decisiones, el facilitador tiene una función importante, guiar al equipo a esta acción. Una forma consiste escribir la siguiente frase

“Esta es la mejor alternativa de solución debido a …”

A continuación, cada participante debe ser capaz de explicar el porqué.

Elaborar un plan de acción

Cómo resolver un problema no concluye con la elección de la alternativa cómo mejor solución o no siempre. Depende de la magnitud de la decisión.

Cuando la alternativa de solución consista en implementar un cambio sencillo, quizá sea suficiente con girar instrucciones sobre una nueva de trabajar a partir de una fecha determinada.

Hay soluciones más complejas, en las que hay que implementarlas por etapas durante un periodo de tiempo, un mes, 6 meses, etc. En este caso, es necesario elaborar un plan de acción.

Implementación y seguimiento

Tanto para soluciones sencillas cómo las más complejas, el propósito de este paso es verificar avances, cambios favorables o que se ha solucionado por completo el problema

En el caso de las implementaciones más extensas, puede ocurrir que algún paso de la solución no sea el adecuado, entonces hay que reemplazarlo. Si se presentan desafíos en este paso, es importante recopilar aprendizajes y aplicarlos en futuros proyectos.

Estos aprendizajes pueden ser de utilidad al supervisar el progreso de la solución del problema.

Obstáculos en la solución de problemas

Algunos son externos, pero en su mayoría se trata de actitudes causadas por pensamientos negativos.

Es importante vigilarlos para que el proceso de cómo solucionar un problema no se vea afectado.

Pensar que el problema es más difícil de lo que realmente es

Esto lleva a posponer la búsqueda de soluciones, a renunciar durante la etapa de búsqueda de alternativas o también durante la implementación cuando faltan muchos objetivos en el plan de trabajo por realizar.

Qué se puede hacer

Efectivamente hay de problemas a problemas, algunos muy complejos. En este caso se pueden tomar dos acciones,

• Solicitar ayuda.
• Cambiar la perspectiva ante el problema, visualizarlo como una forma de aprender, conseguir experiencia y después crecer.

No estar dispuesto a aceptar los aportes de otras personas

Es muy tentador aspirar a llevarse todos los créditos por un trabajo, ser reconocido como un héroe.

Pero en ocasiones, el problema requiere de varias áreas de conocimiento para su solución y puede rebasar a una sola persona e inclusive llegar a ser un problema más grande si no se solicita ayuda.

Qué se puede hacer

Plantearse la siguiente pregunta puede ser de gran ayuda, ¿Qué es lo peor que puede suceder si comparto los aplausos con otra persona?

Lo bueno que puede suceder sí se acepta ayuda es

• Obtener conocimiento, experiencia de otras personas.
• Mejorar la habilidad de trabajar en equipo.

Miedo al fracaso

Cuando esto suceda, hay que pensar en lo siguiente, si no se actúa, el problema va a continuar o puede crecer.

Qué se puede hacer

• Solicitar ayuda
• cambiar la actitud.

La siguiente guía te será de utilidad en el segundo punto,

10 errores que impiden superar el miedo al fracaso.

No seguir adelante después de la lluvia de ideas

Qué se puede hacer

• ¿Se descubrió que no era un problema?
• Se piensa que lo siguiente es demasiado complicado.

Si ocurre lo segundo, hay revisar las sugerencias del punto “Pensar que el problema es más difícil de lo que realmente es”.

Resistencia al cambio o a nuevas formas de hacer las cosas.

Qué se puede hacer

En la siguiente guía puedes encontrar recomendaciones que te ayudarán en este caso,

Como abandonar zona de confort y convertirte en un líder que inspira.

Inexperiencia en la gestión de problemas

Qué se puede hacer

Cambiar la perspectiva de la situación

Ese es el valor agregado que aporta participar este tipo de situaciones, experiencia; ten en cuenta que los problemas seguirán presentando y en la siguiente ocasión ya tendrás experiencia, más la que acumules,

pero si no participas, esa experiencia no aparecerá por sí sola.

Limitaciones de recursos

Algunos ejemplos,

• Mano de obra.
• Finanzas, presupuesto.

Qué se puede hacer

Replantear prioridades,

¿Qué tan prioritario e importante es solucionar este problema? ¿Qué puede llegar a suceder si no se soluciona?

No medir el progreso

Suele presentarse cuando se tiene la idea que el proceso de solucionar un problema finaliza con la implementación.

Qué se puede hacer

• Incluir en el plan de trabajo una etapa de seguimiento.
• Analizar los avances durante el seguimiento o verificar si el problema se ha solucionado por completo.

Conclusiones

Se presentan a diario en diferentes escalas y requieren un tipo de atención. Cuando no hay disponible más café para preparar, las alternativas son muy sencillas, se adquiere una nueva remesa del producto o se optar por té.

Pero otros casos pueden ser distintos, donde cómo resolver un problema se requiere de seguir un procedimiento, utilizar herramientas, entre otros recursos. Independientemente del tipo de problema, es importante tener en cuenta que un problema no se cierra al seleccionar la alternativa más viable, sino al evaluar que se ha solucionado.

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