¿Cuáles son las razones para hacer una lluvia de ideas en las empresas?  ¿En qué consiste, qué ventajas ofrece y cómo se puede trabajar en ello?

El principal motivo es liberar la creatividad en los equipos de trabajo. La lluvia de ideas o brainstroming por definición es una herramienta que se utiliza para producir nuevas ideas sobre un tema o situación del negocio.

Algunas de las necesidades que surgen en las empresas son concernientes a mejorar productos, procedimientos, o crear nuevos. Así como generar alternativas para solucionar problemas.

Para generar ideas, suelen presentarse limitantes como

• el escenario no es adecuado.
• No hay seguimiento a las ideas individuales o colectivas.
• Falta de cultura para promover la generación de ideas.
• No se conocen herramientas para generar ideas.
• No se conocen técnicas de creatividad.
• No se perciben oportunidades para mejorar.

La creación y canalización adecuada de las ideas, se traducirá en beneficios como crecimiento, ventajas ante los competidores, una cultura para que los cambios no sean efímeros.

A continuación te presento cómo hacer lluvia de ideas o brainstorming, además te comparto 5 dinámicas grupales en las cuales utilizar al aplicar esta herramienta.

Cómo hacer una lluvia de ideas en 5 pasos

Requisitos para el proceso

Define el tema

¿Qué es lo que se pretende obtener?

• Alternativas para solucionar un problema.
• Propuestas para nuevos productos o servicios.
• Propuestas para mejoras.

A partir de lo anterior, define el tema a trabajar y en el cual se aplicará la tormenta de ideas.

Los participantes

Los participantes en el proceso, deben estar familiarizados con el tema, esto es, el problema a solucionar o el proceso o producto a mejorar.

Se recomienda incluir a una persona que no conozca a fondo el detalle de la situación, con la intensión de proporcionar un punto de vista diferente. Un ejemplo, si el propósito de lluvia de ideas es realizar mejoras a un producto, un cliente es una excelente opción.

El facilitador

El facilitador o líder del grupo, tiene un rol clave en la lluvia de ideas.

Si el tema es muy grande o complejo, el facilitador puede tomar la decisión de dividirlo en subtemas.

Durante el proceso de la lluvia, suelen generarse una gran cantidad de ideas y visualizar el tema desde diferentes perspectivas. El facilitador debe estar atento y evitar desviaciones respecto al planteamiento original.

No sugerir la solución. El facilitador debe permitir que el proceso

Otro punto clave para el facilitador, es mantener una postura neutral, dar importancia a las discusiones relevantes, mantener los niveles de inspiración altos.

Prepara el escenario

Comprender cómo hacer y cómo se aplica la herramienta de tormenta de ideas, resultará en obtener ventajas en los proyectos de empresa, inclusive en el desarrollo profesional.

En ocasiones las grandes ideas no llegan, no se cuenta con la inspiración suficiente. La inspiración no necesariamente llega durante los momentos de estrés cotidianos, o al seguir al pie de la letra un procedimiento de trabajo.

Para obtener beneficios de esta herramienta es importante preparar el ambiente donde se trabaje en equipo utilizando como principales recursos, la experiencia y los puntos de vista de los compañeros.

En lo posible, que el proceso se lleve cabo en un ambiente externo al área de trabajo.

Un lugar con vista a espacios abiertos, contribuirá a aumentar el nivel de inspiración.

Recuerda, utilizar esta herramienta  tiene la finalidad de obtener beneficios y ventajas para la empresa; selecciona la temática a la cual se pretende incrementar valor y sigue los 5 pasos para realizar una lluvia de ideas.

Prepara los grupos de participantes

Los grupos no deben ser numerosos, si son más de 10 participantes, forma 2 grupos con sus respectivos facilitadores.

Prepara el material a utilizar

• Hojas de rotafolio.
• Plumones de diferentes colores.
• Post its.
• Hojas de máquina.
• Lápices.
• Plumas.
• Cinta adhesiva.

A partir de ahí, a concebir y redactar las ideas.

Utiliza recursos para dar fluidez al proceso

Rompe el hielo

Esta es una etapa que el facilitador necesita validar se ha superado. Una de las razones para el éxito del proceso, es la apertura y la colaboración por parte de los participantes.

Te comparto cómo romper el hielo en los equipos, sobre todo al inicio cuando se están integrando.

Realiza el planteamiento inverso

Llegan momentos en los cuales el grupo se encuentra muy enfocado en una temática, sin embargo, las ideas no llegan.

Una forma de ayudar es plantear de forma inversa el problema o la situación. Esto permitirá grupo visualizar el tema desde un ángulo diferente.

Ejemplo: Se busca generar ideas creativas para solucionar un problema.

Algunas preguntas para encontrar alternativas son las siguientes

• ¿Cuáles son los obstáculos?
• ¿Cuáles son las principales afectaciones?
• ¿En qué momentos se presenta el problema?
• ¿Qué elementos intervienen en el problema?

Las anteriores son preguntas para enfocarse en el problema

La siguiente pregunta

¿Qué se debería hacer para que este problema ya no ocurra?

Se realiza desde la perspectiva de la prevención del problema.

Cuestiona la forma de realizar las tareas

En las empresas las tareas se realizan de acuerdo a procedimientos de trabajo. La finalidad es trabajar con orden y  en sincronía con las diferentes áreas de la empresa.

Los empleados, aprenden a desarrollar sus tareas de acuerdo a estos procedimientos y forman parte de la rutina diaria.

Si durante la tormenta de ideas el facilitador escucha la siguiente afirmación

“Siempre se han hecho estas actividades así” ó “Desde hace varios años se han hecho estas actividades así”.

El facilitador puede preguntar

• ¿Cuál es la razón de hacerlo de esta forma?
• ¿Cuál sería el efecto de cambiar?

Cuando hay diferencias de criterios, hay oportunidades para generar ideas.

Que las buenas ideas no sean apabulladas

Este es un objetivo clave de la lluvia de ideas, todas las ideas deben ser tomadas en cuentas sin someterlas a juicio. Esto evitará que una buena idea sea descartada.

Define criterios para selección de ideas

Una vez finalizada la etapa para la generación de ideas el siguiente paso consiste en seleccionarlas para su implementación.

Debido a que uno de los principios de la tormenta de ideas es no descartarlas en su fase de concepción, es probable que exista un gran volumen de ideas.

Los siguientes criterios serán de utilidad para escoger aquellas ideas más adecuadas para el objetivo que se persigue.

Agrupación de ideas similares

En este criterio se puede llevar a cabo en 2 etapas

Verifica las ideas que son duplicadas, si 2 o más de ellas son de este tipo, se queda sólo una.

La siguiente etapa consiste en clasificar las ideas similares. Para esto, se requiere que los participantes se involucren en definir cómo serán agrupadas.

Costo beneficio

Aquí se analiza el costo que implica implementar la idea vs. El beneficio a obtener; además estas variables funcionan como filtro.

Aquellas ideas que impliquen un alto costo y  un beneficio menor, son ideas candidatas a replantearse o descartarse.

Aquellas ideas con bajo costo y un alto beneficio, son ideas candidatas a implementarse, sobre todo en el corto plazo.

Aquellas ideas que implican un alto costo y un alto beneficio a generar, deben ser consideras a implementarse en el mediano – largo plazo.

Dinámicas grupales

A continuación te comparto una serie de dinámicas que puedes aplicar en el grupo a fin dotar al grupo de mayor energía positiva, así como fortalecer el proceso de tormenta de ideas o brainstorming.

Asignación de Prioridades en los temas

Esta dinámica se puede aplicar cuando se manejen temas complejos.

El propósito de esta dinámica es dividir la temática en subtemas para afinar el enfoque y facilitar el proceso de generación de ideas.

Forma de realizar la dinámica

Se puede llevar a cabo de 2 formas.

La primera versión consiste en que el facilitador plantea  los subtemas que componen el tema principal.

A continuación, los participantes se encargan de asignar prioridad para su atención por medio de votación. Cada participante puede emitir hasta 5 votos, repartidos en cada uno de los subtemas, en un subtema o en aquellos que consideren más críticos a atender.

En la segunda versión, los participantes plantean los subtemas y emiten los votos.

Resultados de la dinámica

Los subtemas con mayor votación, serán sobre los cuales se trabajarán.

Pueden ser de 3 a 5 subtemas los seleccionados.

Feedback para el grupo

Esta es una dinámica que podrá aplicarlo el facilitador después de un tiempo trabajando con el grupo, pues ayudará aumentar su nivel de energía.

¿Cómo se sienten los participantes?

Forma de realizar la dinámica

Dividir una hoja de rotafolio en 2 columnas

• Columna para fortalezas.
• Columna para oportunidades de mejora.

En su primera etapa esta dinámica puede llevarse a cabo de manera individual.

Posteriormente, cada participante debe llenar en la hoja de rotafolio.

Feedback y resultados de la dinámica

En una mesa redonda, se analizan las propuestas, puntos de vista y tomar decisiones.

• Qué se necesita para mejorar como grupo.
• Cuál es el nivel actual de colaboración y como se puede mejorar.
• Qué herramientas, materiales hacen falta.
• ¿El lugar reúne los requisitos para generar un ambiente creativo?.
• Qué apoyos adicionales se necesitan.

El futuro deseado

¿Cómo sería el futuro deseado para una situación en particular?

Ya sea la empresa, un producto, un servicio, etc.

Forma de realizar la dinámica

Este es una dinámica en donde los participantes utilizando una hoja de rotafolio, figuras y palabras redactan una historia paso a paso como sería en futuro deseado respecto a un tema seleccionado.

A continuación cada participante expone como es su futuro ideal.

Resultados de la dinámica

El facilitador debe conducir al grupo a obtener crear escenarios mejores para el escenario.

La finalidad es obtener ideas de las exposiciones realizadas.

El Anti Problema

Esta dinámica consiste en regresar al estado original de un problema a partir de su solución.

Forma de realizar la dinámica

Plantear el anti problema por ejemplo

Cómo decrementar las ventas.

A partir del planteamiento, los participantes realizan una lluvia de ideas con la finalidad de obstaculizar la venta de productos o servicios.

Resultados de la dinámica

Esta dinámica proporciona una perspectiva diferente para resolver problemas o mejorar una situación.

En el proceso, los participantes podrán encontrar obstáculos o errores que pueden ser causa como en el ejemplo, de no incrementar el volumen de ventas.

Historia, éxitos y aprendizajes

Consiste en accesar la historia personal en la empresa, rescatar éxitos y aprendizajes para desarrollar ideas o soluciones.

Forma de realizar la dinámica

El facilitador dibuja una línea horizontal en una hoja de rotafolio. Esta línea representa el tiempo.

Cada participante dibuja o pega un post it hechos relevantes que le ha tocado vivir durante su estancia en la empresa.

• Exitos en la empresa.
• Proyectos en los que ha participado, logros y aprendizajes.
• Cambios en la cultura organizacional.
• Formaciones recibidas y que han representado un cambio para mejorar.
• Actualizaciones tecnológicas, el impacto en la empresa.

Es importante que los participantes compartan sobre cada acontecimiento el por qué lo considera relevante.

Resultados de la dinámica

Al compartir los éxitos, aprendizajes, experiencias, las claves que permitieron estos logros, aportarán al proceso creativo.

¿Qué variables contenidas en esta historia pueden aplicarse para generar nuevas ideas?

Infografía

A continuación te comparto una Infografía sobre cómo hacer una lluvia de ideas.

Conclusiones

Un paso hacia aprender a trabajar con creatividad, la lluvia de ideas es una gran opción.

Dedicar algunas horas, un día al proceso, como formación, está muy bien.

Ahora bien, vivir el proceso, aspirar a obtener beneficios, necesita ser institucionalizado. Desde seleccionar a los participantes, el o los facilitadores, invertir para ambientar el lugar de las reuniones, romper el hielo, generar confianza entre los participantes.

Los inicios, las primeras reuniones, la curva de aprendizaje, probar las ideas, adecuarlas y volver a probarlas. Manejar los errores, los aprendizajes.

Hasta obtener las grandes ideas, el producto esperado.

A lo largo de la historia, en los negocios, en otro tipo de organizaciones, en las personas, llevar a la práctica ideas exitosas, ha marcado un antes y después.

Ese es el gran reto, implementarlas. Recuerda,

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