Uno de los objetos personales que nos acompañan al salir de casa es el móvil, el smartphone. Nos ayudan a estar comunicados en todo momento vía llamada telefónica, permiten estar informados de acontecimientos a nivel global, conocer y mantener el contacto con otras personas a través de los canales sociales, mantener la comunicación a través de mensajes en formato texto con los principales contactos. Además, tiene la capacidad de ser un gran aliado en la productividad laboral.

Hemos visto en los últimos años, la evolución del teléfono celular. Inicialmente diseñado para ser la versión móvil del teléfono convencional; ya sea del hogar o de la empresa, la tecnología ha transformado y permitido una evolución sorprendente de estos dispositivos, propiciado  por su conectividad a datos, Internet,  de tal forma que ahora disponen de un gran número de herramientas en beneficio de diversos segmentos de usuarios.

Como parte de la actualización de conocimientos, de una constante formación, es importante conocer que el dispositivo móvil que nos acompaña diariamente, no es sólo para realizar o recibir llamadas o mensajes de texto. Es de gran beneficio conocer que es lo que pueden hacer el smartphone, la tableta por nosotros, ya sea como clientes de una marca o como líderes de nuestra organización.

A continuación te explico, como puedes aprovechar tu dispositivo móvil para que se convierta en un aliado para la productividad laboral, ya sea dentro o fuera de tu lugar de trabajo.

La nube: disponibilidad en todo momento, lugar y la productividad laboral

Uno de los retos que por mucho tiempo ha enfrentado la industria y las áreas de TI en las organizaciones es la administración de los datos.  Al incorporar programas computarizados al servicio y apoyo de las actividades cotidianas, transacciones operativas, generación de datos como transacciones de compra venta, inventarios, los relacionados al producto en proceso, datos relativos al personal, se traduce en crecimiento de datos, de información. El crecimiento de estos datos puede incluso rebasar a las expectativas previstas e incluso, llega a ser un tema en la agenda del presupuesto.

Este crecimiento de la administración de datos, no es exclusiva del mundo corporativo. También lo ha sido en los equipos de cómputo. Para las primeras computadoras personales, los dispositivos de almacenamiento de datos estaban disponibles en términos de Kbytes, creciendo a Mbytes, a Gbytes, a Tbytes.

El crecimiento de Internet, mayor generación de datos

El crecimiento de la presencia en Internet a través de

• correos electrónicos.
• Sitios web personales.
• Sitios web corporativos.
• Blogs.
• Información compartida por los usuarios en las Redes Sociales.

Aunado a la consolidación del comercio generado en internet en sus modalidades e-commerce, m-commerce, publicidad digital ha contribuido a este crecimiento. Además la interacción, la necesidad de comunicación entre las diferentes plataformas,

• ERPs.
• Sitios web.
• Sistemas de cómputo locales de una empresa.
• Computadoras Personales

Ha demandado, además de interfaces que hagan posible esta comunicación, un incremento en la capacidad de los dispositivos, en la gestión de datos relativo al espacio de almacenamiento disponible.

Servicios en la nube

Esta demanda en equipos de capacidad y espacio ajustadas a la demanda de los negocios, de los departamentos de TI, ha propiciado la aparición de un concepto para solución de negocios denominado la nube o servicios de cómputo en la nube.

Las aplicaciones de cómputo en la nube se refieren básicamente a la utilización de infraestructura de equipo y almacenamiento de la información, en función de las necesidades de la empresa o el usuario. Uno de los objetivos es incrementar la productividad laboral.

Las empresas dedicadas al desarrollo de aplicaciones de cómputo han adaptado su modelo de negocio para incorporar esta tecnología. Además de la nuevas empresas o aplicaciones dedicadas a satisfacer esta demanda.

La nube y los dispositivos móviles

Dentro de los de conceptos de la industria de la computación, una aplicación específica para hacer del dispositivo móvil, ya sea el smartphone o tableta, un aliado para la productividad laboral es el almacenamiento en la nube.

La combinación de la nube y los dispositivos móviles son de gran utilidad en

• Realización de presentaciones para negocios, a ejecutivos de otras unidades de la empresa, proyectadas en los dispositivos móviles.
• Interacción con documentos de texto, realizados inicialmente en equipos de cómputo personal y actualizado por medio de los dispositivos móviles. También para estos documentos realizados completamente en uno u otro medio.
• Documentos de cálculo, como presupuestos, cálculos, estados de resultados financieros, pueden ser accesados, editados para complementar información, por medio de los dispositivos móviles y almacenar dichos documentos en los servicios de almacenamiento basados en la nube.
• Seguimiento a la agenda personal.
• Compartir documentos almacenados en la nube con otros usuarios como clientes y proveedores, por medio de enlaces, optimizando el tamaño de los datos enviados.
• Impresión de documentos ejecutados desde los dispositivos móviles, utilizando el servicio de almacenamiento en la nube como medio de acceso a los documentos.

Estas actividades son recurridas durante  la realización de presentaciones de negocios, acuerdos comerciales, promoción de productos y servicios. Así que ahí está una forma de obtener provecho con el móvil, que nos acompaña a lo largo del día, una práctica para la productividad laboral.

Servicios de almacenamiento tales como Google Drive, Dropbox. One Drive u otros más específicos como iCloud, para equipos de Apple, están disponibles por medio de aplicaciones móviles o configuración acceso directo como es el caso de iCloud.

Los equipos de cómputo personales y los dispositivos móviles para incrementar la productividad laboral

Esta es una gran combinación favorable para la productividad laboral. Generar, plasmar información con un grado de complejidad como

• Elaboración de gráficos a partir de resultados numéricos, ingresos, egresos, volumen de ventas.
• Elaboración de documentos de texto, donde se utilice un formato como logo de la empresa.
• Elaboración de informes basados en hojas de cálculo y que utilicen fórmulas financieras, estadísticas, de texto, fechas.
• Presentaciones de negocio, donde se utilicen imágenes, video.
• Elaboración de documentos, basados en informes previos.

Entre otras tareas; definitivamente su elaboración se facilita en equipos como computadoras personales.

El tiempo fuera del lugar de trabajo

Por otro lado, los dispositivos móviles son muy prácticos durante los desplazamientos fuera del lugar de trabajo por su facilidad de manejo, tamaño, conectividad. Aprovechar su utilización más allá de llamadas telefónicas, para aplicaciones dentro de los negocios, es obtener ventajas relacionadas  la productividad laboral.

Son muchas las formas de hacer productivo el tiempo de traslado, en movimiento con el dispositivo móvil, en términos de  negocios

• Los tiempos de espera para ser recibidos  por un cliente, pueden ser aprovechados para revisar una presentación, complementar alguna información de su interés.
• Dar lectura o respuesta a correos electrónicos que requieren de atención y respuesta inmediata, por ejemplo, tomar una decisión que no puede postergarse a tu regreso a tu oficina.
• Verificación acerca de cálculos sobre presupuestos, inversiones, durante el tiempo de traslado, espera a una reunión o ya sobre la misma.
• Las alertas sobre la agenda del día, es muy útil al estar en movimiento, ya que de una reunión se puede recordar la siguiente.
• Avisos para programar cambios de itinerario en vuelos, ocasionados por un requerimiento del cliente o una de las unidades de negocio. Recibir en el dispositivo móvil este tipo de solicitudes, ayudará a mantener una buena relación interpersonal y/o de negocios.
• Proyectar presentaciones de negocios, de resultados a través de los dispositivos móviles.
• Durante una reunión, en otro lugar de la ciudad, en otra ciudad, se puede requerir aclarar preguntas cuando el indicado para responder no se encuentra presente. Al igual que en otros dispositivos, por medio de los dispositivos móviles se pueden llevar acabo videoconferencias y enlazar a un grupo para entablar conversaciones.

Los tiempos de traslado, en espera, no tienen que representar momentos no aprovechados. Es a través de los dispositivos móviles, accesando documentos disponibles en la nube en donde se pueden aprovechar favorablemente esos momentos y transformarlos en productividad laboral.

Los cambios de última hora

¿Te suena familiar las siguientes situaciones relacionados a cambios o información requerida de último momento?

• Te solicitan una copia impresa del documento que estás manejando para una presentación de negocios.
• Se presenta la necesidad de efectuar ajustes a un documento de  alguna presentación, donde el cliente requiere incluir un nuevo dato, tales como conocer acerca de un producto o servicio no incluido en la presentación.
• Afectaciones ocasionadas por movimientos en la bolsa de valores, ajustes en las políticas tipo de cambio de último momento, impactan en una próxima ponencia, surgiendo la necesidad de realizar cambios a hojas de cálculo u algún  otro documento.

En el primer caso, una forma de cumplir es accesar al documento solicitado si este se encuentra alojado en la nube, y desde el dispositivo móvil enviarlo a impresión.

Para el resto de los casos anteriores, se puede solicitar apoyo a personal en la oficina y solicitarle que sincronice la información.

Sincronía de datos

Este paso consiste en hacer disponible para todos los equipos, las modificaciones a un documento, después de almacenarlo en la nube. Dependiendo del grado de complejidad de los cambios, estos pueden realizarse inmediatamente o solicitar apoyo al personal en el área de trabajo, mientras se continúa con la reunión.

Esta práctica no es exclusiva para los dispositivos móviles, puede realizarse en equipos de cómputo personales como laptops, sin embargo, es una forma de aprovechar el móvil, como se mencionó al principio, de convertir al móvil en un aliado para la productividad laboral.

El equipo digital: Actualización y experiencia móvil

¿A quiénes recurrir dentro de la empresa para conocer acerca de cómo obtener un mayor provecho de los dispositivos móviles?

• Para formación, cursos o talleres a la medida, el departamento de capacitación.
• El equipo digital.

Para el personal del área digital, marketing, comunicación, quienes trabajan con la administración de las redes sociales, marketing de contenidos, los dispositivos móviles, como smartphones o tabletas, constituyen una herramienta indispensable.

Por la naturaleza del puesto, la necesidad de estar en continua comunicación con los usuarios en los medios sociales,  con el Community Manager y el Social Media Manager podrás obtener un cúmulo de experiencias sobre el cómo aprovechar el móvil para diferentes escenarios de negocio, así como novedades que te permitan estar actualizado y obtener una mejor productividad laboral.

Adicionalmente, otra forma de aprovechar la experiencia tanto del Community Manager como del Social Media Manager es a través de talleres de capacitación. A pesar que sus actividades están orientadas al Social Media, manejan aplicaciones relativas a la nube, así como presentaciones e informes de resultados, por lo que sería interesante conocer como manejan estas actividades, apoyándose en los dispositivos móviles.

Gestiona relaciones como parte de la productividad laboral

Durante los tiempos de traslado hacia otra unidad de negocio, visitas a clientes a socios, pueden ser aprovechados para estar en contacto con los colaboradores del negocio, para estar actualizado de temas que conciernen al puesto o en sí a la empresa, utilizando los dispositivos móviles.

Una buena práctica de construir y mantener las relaciones, por ejemplo, con los clientes, es un tiempo aceptable de respuesta, sin convertirse en un spam, esto es, no saturarlos de información, por ejemplo correos, que al final de cuentas no lleguen a representar utilidad para ellos.

Aplicaciones móviles como estrategia de productividad laboral

Conocer como explotar las diferentes aplicaciones móviles, es clave en la productividad laboral. Las APPs pueden ofrecer facilidades de manejo en los dispositivos móviles, por ejemplo, en cuanto a manejo de documentos por medio de los cuales te permitirán cerrar un negocio.

Si en los horarios de los desplazamientos,  coincide con un evento de formación On Line, este puede ser aprovechado y participar en esta capacitación.

Si durante tu estancia en otra ciudad, se presenta una oportunidad de realizar ejercicio físico, las aplicaciones móviles ofrecen opciones de apoyo a las rutinas de activación física. Ejercitarse constituye un aspecto favorable para la productividad laboral.

Productividad laboral para tus clientes

Así como los dispositivos móviles brindan la oportunidad de hacer productivos durante los desplazamientos, considera lo que puede hacer una aplicación móvil de tu empresa por tu cliente móvil, ¿Qué ofrecerle?

• Cómo puede ahorrar tiempo,
• Cómo tus productos o servicios pueden beneficiarlo estando el cliente, en movimiento.
• Cómo facilitarle el contacto, por ejemplo, para un requerimiento de servicio o atención al cliente.

Si el cliente está acostumbrado a navegar por el sitio web, es importante considerar la versión móvil del sitio web de la empresa. Considera que no es la misma versión, un sitio móvil debe ser visualmente atractivo, contiene menos elementos por página que la versión de escritorio. Ahora bien, ¿Qué es lo que puede beneficiar al cliente del sitio versión escritorio, construyendo una aplicación móvil?

Además, considera a tus competidores, qué aplicaciones móviles están ofreciendo y los beneficios que aportan a la productividad laboral de los clientes.

Conclusiones

Los tiempos de espera, de traslado, no deben representar momentos ajenos a la productividad laboral, ni el móvil un instrumento para realizar llamadas por voz y envío de mensajes.

Estar comunicados en todo momento, es además de atender llamadas, estar enterado de los acontecimiento globales, atender situaciones que se presenten en el momento y requieran atención o tomar decisiones de forma inmediata y así no crear situaciones cuellos de botella durante la ausencia al lugar de trabajo.

Es importante considerar tomar formación en cuanto al aprovechamiento de los dispositivos móviles y considerar quienes cuentan con la experiencia por su manejo diario en estos aparatos, para reducir la curva de aprendizaje y contar una mejor visión en cuanto a la productividad laboral.

Las aplicaciones móviles, es un tema clave en el aprovechamiento del móvil, es importante estar informado, ya sea explorando o intercambiando experiencias sobre las novedades y su funcionamiento. Verifica su beneficio, muchas de ellas están disponibles en versión gratuita, incluso, considera la opción de cambiar a la versión de pago, para aquellas que lleguen aportar beneficios de consideración.

Por otro lado, la combinación de los dispositivos móviles con la nube. Además del portafolio de servicios y productos que se suele ofrecer en el mundo corporativo, en relación con el móvil, el espacio para almacenamiento a la medida, permitirá flexibilidad para diferentes escenarios de negocio, donde en el futuro, se presentarán mejoras y novedades favorables a la productividad laboral.

¿Qué te ha parecido este post? ¿Cómo aprovechas los dispositivos móviles como aliados en la productividad laboral? Te invito a compartir tus experiencias escribiendo un comentario.