¿Cuáles deben ser los objetivos al elaborar presentaciones en power point ? ¿Cómo se pueden obtener los mejores resultados en el producto final?

Una de las actividades en las empresas consiste en informar avances en los proyectos y cumplimiento de objetivos ya sea del periodo en curso o anterior.

Otra actividad consiste en dar a conocer a los clientes o prospectos de clientes,

• Características y beneficios de los productos y servicios.
• Su funcionamiento.
• Para los clientes actuales, novedades y ventajas de nuevos productos.
• Centros de servicio.
• Ventajas respecto a los competidores.

El programa o software power point representa una gran opción para elaborar  presentaciones ejecutivas de gran calidad.

Además también es una gran opción para profesionales como conferencistas, instructores de formación, su rol principal es transmitir conocimiento.

Sin embargo es importante conocer que hacer y qué evitar para tener éxito en los informes o propuestas de negocio.

Te presento a continuación las siguientes recomendaciones para elaborar presentaciones en power point excepcionales.

Recomendaciones para el contenido de tu exposición

Cómo hacer una presentación en power point

Independientemente de que se va a presentar un informe de resultados, un argumento para ventas, material para una conferencia, el objetivo de una presentación en power point es despertar el interés y cautivar a la audiencia.

2 tipos de comunicación – verbal y visual

La presentación en power point es tu material de apoyo visual. Sin embargo, tú debes ser el foco de atención a través del argumento verbal que vas a exponer.

El material debe ser visualmente atractivo y con contenido relevante. Esto permitirá atraer la atención del público a lo largo de la exposición.

Powerpoint no es un procesador de textos

Esto es algo que hay que evitar.

¿Qué es power point ? Es una herramienta visual para presentaciones ejecutivas, de negocios, educativas.

Por lo tanto, cuida en no contar el detalle de tu historia en texto, pues puede producir los siguientes efectos.

Por un lado, que la atención de los asistentes se enfoque más en las diapositivas que en tus palabras.

Este tipo de presentaciones son tediosas, terminan por cansar y ocasionan que el mensaje de la ponencia no sea trasmitido por completo.

Redacta frases cortas dentro de la ponencia

Cuida que la presentación sea un apoyo y la atención se siga centrado en tu exposición.

Que el contenido de la diapositiva permita a la audiencia tener mayor claridad de tu mensaje verbal.

Utiliza imágenes

Una imagen comunica más que mil palabras. Las imágenes apropiadas te ahorran palabras y explicaciones.

Es un gran argumento para que los asistentes comprendan con más facilidad las diferentes etapas de tu mensaje.

Tamaño de letra suficientemente legible

¿Cuál es la cantidad de público a quienes te vas a dirigir?

Considera el tamaño del foro. Elige el tamaño de texto suficientemente legible para todos los asistentes.

Personaliza las diapositivas power point 

Por default el lienzo de las diapositivas para las presentaciones en power point son en color blanco.

Si estás estas preparando un mensaje de promoción,  entonces fortalece los argumentos visuales en tu ponencia.

Utiliza colores asociados a tu marca, imágenes relacionadas a tus productos y servicios.

Prepara material de apoyo

Durante las presentaciones ejecutivas es común que surjan preguntas en algún punto de la ponencia.

Por ejemplo durante un informe de resultados, se soliciten explicaciones sobre el incremento de ausentismo o la baja en volumen de ventas en un periodo de tiempo.

Para responder, presenta material de apoyo con mayor detalle en datos, texto, cifras en las fechas indicadas.

Presenta el proyecto o historia completa en síntesis

El siguiente es un ejemplo sobre la síntesis de un producto o servicio.

Cuida no llenar de texto la diapositiva, para no desviar por mucho tiempo la atención de la audiencia.

Si el producto es ampliamente reconocido y galardonado, considera entonces agrupar para resumir aún más.

Por ejemplo,

5 veces premiado como el mejor producto por <el organismo> .

o

Líder en ventas por 3 años consecutivos.

A partir de cada síntesis, explica verbalmente en detalle el significado de cada reconocimiento, cómo se traducen en beneficios para los clientes. De este modo, el público seguirá manteniendo la atención en tu discurso.

Describe el proceso de un producto o servicio en bloques

¿Es tu producto o proceso muy elaborado, extenso para explicar, contiene muchos términos técnicos?

Considera el siguiente ejemplo sobre cómo hacer diapositivas en power point con bloques.

Explica la secuencia del proceso, las etapas apoyándote en los objetos formas, SmartArt disponibles en el menú Insertar. Cada etapa puede ser un objeto.

Una recomendación para hacer más comprensible la ponencia es relacionada a la presentación de las diapositivas. Que la primera contenga el proceso completo; a partir de la segunda diapositiva cada uno de las etapas de manera individual y con los elementos que la componen.

Detalla la explicación de cada etapa de forma verbal y con palabras o tecnicismos apropiados para la audiencia.

Refuerza la ponencia incluyendo imágenes para explicar la transformación del producto de una etapa a otra.

Así, el público conocerá y comprenderá con mayor claridad el producto o proceso y centrará la atención en ti para conocer más detalles en la explicación.

Construye presentaciones en power point profesionales interesantes y con un lenguaje amigable.

Utiliza comparativos mediante matrices de información

¿Deseas que tu audiencia obtenga claridad en cuanto a los beneficios de tu producto, del proyecto que lideras?

Una buena alternativa es utilizar comparativos, como el siguiente ejemplo.

Esta forma de distribuir la información permite al espectador tener una visión global de la evolución de un producto o servicio; además este arreglo de los datos facilita el consumo de información para quienes lo leen.

Este comparativo también puede utilizarse para exponer la evolución de los los beneficios de un producto o la evolución de un proyecto a lo largo del tiempo.

Eso sí, al utilizar este formato de exposiciones en power point, prepárate para recibir preguntas.

Apóyate en datos y elabora presentaciones ejecutivas en power point

Al seleccionar en el menú Insertar, el ícono Gráfico, se presentarán las plantillas para construir gráficos, de líneas, columnas, circulares, etc.

Con el apoyo de gráficos, puedes exponer, entre otros,

• el avance de los proyectos del plan de negocio.
• el desempeño de un área de negocio, por ejemplo, las ventas.
• Por ejemplo, la cuota de mercado de un producto vs. Los competidores.
• Planeado vs resultados.

Cambia el ritmo de la ponencia

De acuerdo a la temática a exponer, alterna los diferentes formatos: comparativos, frases de texto con imágenes, gráficos, a lo largo de las diapositivas.

Elabora buenas presentaciones en power point, cambiando el ritmo de la ponencia evitando así la monotonía y el desinterés de la audiencia.

Presenta paso a paso los elementos de una explicación compleja

Para el ejemplo de la presentación de las etapas de un proceso, puede representar que la diapositiva se llene de elementos, bloques, textos, imágenes y otros objetos.

Esto puede provocar que el público se olvide del orador y vuelva la atención hacia la presentación y en intentar comprender el flujo del proceso. Ante esto, existe la posibilidad que no tenga claridad acerca de alguna de las etapas y además pierda la explicación del ponente.

Para evitar lo anterior, asegúrate de guiar a tu público al ritmo de tu exposición. En estos casos de mucho contenido, inicia la ponencia con la diapositiva en turno el mínimo de elementos.

Para el ejemplo que estamos siguiendo, primero despliega el bloque de la etapa 1, detalla verbalmente realiza la explicación verbal, agregando objetos que complementan la etapa 1; una vez finalizada la explicación de la etapa 1, continua con el mismo ritmo la explicación de la etapa 2 y así sucesivamente.

Para lograrlo, añade  animaciones a las diapositivas. En el menú del mismo nombre encontrarás diferentes efectos que enriquecerán en efecto visual de tu ponencia.

Con este procedimiento de guiar a tu audiencia paso a paso en temas complejos, obtendrás  mejores resultados de tus presentaciones en power point.

Recomendaciones sobre el diseño de presentaciones en power point

De consejos para hacer una presentación en power point se encuentra el tema del diseño.

Invertir tiempo en un diseño atractivo y en la estructuración del contenido, se reflejará en el interés del público a lo largo de la ponencia para recibir el mensaje que deseas transmitir.

Utilización de imágenes

Utiliza imágenes relacionadas a la explicación de cada diapositiva. En el caso de un proceso, la imagen sobre su aspecto en una y otra etapa serán de gran ayuda en la explicación y en la comprensión del público.

Adicionalmente, incluye efectos visuales adicionales para resaltar el contenido en la diapositiva.

Configuración de imágenes

Una vez insertada la imagen dentro de power point, en el menú de Formato, puedes encontrar diversas opciones de efectos para las imágenes.

• Agregar un marco.
• Recortarla en forma de círculo.
• Agregar efecto desvanecido.
• Agregar efecto tercera dimensión.
• Aplicar giro en tercera dimensión
• Recortar la imagen.
• Aplicar transparencia.
• Adaptarla a una figura geométrica.
• Suprimir elementos contenidos en las imágenes.

Utiliza las opciones anteriores y comprueba el efecto y la mejora visual en las diapositivas.

Fondos transparentes

Utilizar imágenes con la característica de fondo transparente le dará mayor realce a diseño de las diapositivas.

Una ventaja es que se adapta a los tonos de color de la dispositiva.

Esa propiedad se puede encontrar en los bancos de imágenes. En power point en el menú de Formato opción Quitar fondo.

Tipografías

Un aspecto a cuidar en el diseño, es el relativo a los tipos de letra.

Además del tamaño adecuado y el tipo de letra, es importante combinar el color del texto, con el color de los fondos utilizadas para las diapositivas de la presentación en power point.

Explota también las opciones en cuanto a la orientación del texto. Horizontal, vertical, a un ángulo de inclinación.

Ve más allá de colocar textos horizontales. En algún momento de la presentación lucirá más el texto en otro tipo de orientación.

Estilos de las formas

No te quedes con el estilo plano de este tipo de objetos. Aplica efectos a las formas para mejorar la calidad del diseño. Agrega efectos de

• Sombra.
• Iluminado.
• Bisel.
• Rotación en tercera dimensión.
• Y más dependiendo de la versión de power point.

Diseños de plantillas para presentaciones en power point

Dentro del menú de Diseño, encontrarás plantillas de diseño prediseñadas por power point.

Una ventaja adicional, es que pueden ser personalizadas y cubrir con las necesidades de la presentación.

Otras plantillas para presentaciones en power point

Otras opciones para plantillas.

Solicitar diseños personalizados de plantillas para diapositivas en power point de acuerdo a la imagen de tu marca o negocio.

Otra opción consiste en comprar diseños de plantillas en internet.

Además, parte del diseño de las diapositivas se puede otros programas, por ejemplo photoshop e importarlas como imágenes dentro de power point.

Recomendaciones de gestión de las presentaciones en power point

Utiliza la nube

Una vez finalizada la presentación, una opción es guardarla en la computadora personal.

Otra opción consiste en grabarla en la nube, como Dropbox, Google Drive. Guardar la presentación en la nube, ofrece ventajas adicionales,

Se puede accesar el archivo desde cualquier computadora con conexión a internet; cuando la ponencia se realiza desde otra computadora ya no hay que efectuar los pasos de copiar y pegar.

Se puede realizar la presentación a través de los dispositivos móviles, teléfonos móviles, tabletas, accesándolas desde la APP correspondiente.

Realiza las funciones de un respaldo adicional para contratiempos.

Exporta a otro formato

Por ejemplo PDF. ¿Motivos para utilizar este formato? Te evitará complicaciones, cómo compatibilidad de objetos en las diapositivas, cuando la presentación se efectúe en equipos que no cuenten con el programa power point instalado.

Una segunda pantalla

La primera pantalla es proyectada para la audiencia.

En cuanto a la segunda, es de apoyo para el expositor, que puede contener notas, información, cifras adicionales de consulta para facilitar la ponencia.

Infografía

A continuación te comparto una Infografía acerca de cómo hacer presentaciones en power point excepcionales.

Conclusiones

Invertir tiempo en el contenido y diseño para las presentaciones en power point se traduce en beneficio para  el logro de objetivos  profesionales y de empresa.

Es importante tener en cuenta que el propósito al exponer la presentación sea un apoyo visual para complementar y darle claridad al mensaje verbal. Que la atención no se desvíe hacia las diapositivas por largo tiempo.

La armonía visual, colores, tipografía, imágenes, frases resumidas, ayudan a mantener la atención de la audiencia.

Las presentaciones en power point te pueden ayudar en tu marca personal, a vender tu proyecto. Dedica el tiempo además de buen contenido, al diseño.

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