La falta de comunicación en una empresa suele tener consecuencias negativas. Puede suceder desde una simple confusión a hasta grandes pérdidas.

En las reuniones de trabajo, al presentar informes de resultados, al redactar comunicados, se presentan confusiones que se convierten en barreras a eliminar para conseguir que la comunicación sea efectiva.

Una comunicación efectiva es clave para mejorar el rendimiento en las empresas, en cambio, los efectos de una comunicación deficiente se reflejarán en malas decisiones, incumplimiento en tareas, proyectos y otros errores.

¿Qué acciones pueden evitar la falta de comunicación en una empresa los líderes eficientes?

Escuchar para comprender ayuda a evitar la falta de comunicación en una empresa

Las personas tienen algo importante que comunicar.

Las actividades pueden realizarse en armonía, consiguiendo los resultados planificados. Sin embargo, se presentarán ocasiones en los que los resultados no son los esperados. Las causas pueden ser muy diversas,

• Factores externos, como políticas, llegada de nuevas tecnologías.
• Propuestas de los competidores que afectan la cuota de mercado.
• Factores internos, retos, en la calidad de los productos, en la materia. prima.
• Fallas en los procesos o de otro tipo.

Otro factor que influye es la falta de comunicación en el trabajo a realizar; esto es, se presentan brechas entre las instrucciones giradas y lo que los colaboradores entendieron.

Delegar tareas, no consiste sólo en girar instrucciones a los colaboradores; se trata también de dedicar tiempo a escuchar para entender cómo está el entorno.

Es importante crear un entorno de confianza para una comunicación eficiente. Las personas tienen algo importante que decir, ya sea algún punto en las instrucciones donde no hay claridad, quizás expresar inquietudes sobre oportunidades por aprovechar o prevenir sobre la proximidad de un posible problema.

Los líderes eficientes reflexionan antes de hablar

En las organizaciones se presentan momentos muy emocionales.

Después de conseguir un triunfo importante, llegan los momentos de júbilo, felicitaciones, promesas acerca de un futuro mejor.

Sin embargo, también se presentan situaciones de estrés, enojo, tristeza, principalmente debido a conseguir menos de lo que se espera.

La situación puede llegar a ser tal, que al liberarse de esa emoción puede afectar más de lo que pudiese solucionar. Promesas no cumplidas, castigos innecesarios o exagerados.

Un comportamiento adecuado en estas situaciones es en actuar con inteligencia emocional haciendo una pausa para reflexionar sobre lo que se está pensando y estar consciente de las emociones que se experimentan. Así se prestará más atención a lo que se expresa, cómo se expresa y por consiguiente mejorar las habilidades de comunicación.

Conoce más sobre cómo actuar con inteligencia emocional, en el siguiente enlace,

Qué es inteligencia emocional en el trabajo + 3 dinámicas aplicadas.

En lo posible, conversa en persona

La tecnología contribuye acercando a las personas, además proporciona herramientas que favorecen la productividad laboral. Sin embargo, en ciertas ocasiones pueden ser la causa de la falta de comunicación en una empresa siendo el correo electrónico uno de los ejemplos.

Si bien, es una herramienta de mucha utilidad, ya que no sólo se pueden transmitir ideas, instrucciones, acuerdos; también se pueden enviar documentos importantes, acceso a contenidos en formato digital cómo videos.

Con los dispositivos móviles, las personas pueden conocer acontecimientos de último momento que favorezca o afecte su actividad laboral, ayuda a reducir los tiempos que antes no eran aprovechados, cómo cuando el líder o los colaboradores se trasladaban a lugares fuera de su área de trabajo.

Y los beneficios siguen; pero también tienen desventajas en la comunicación, pueden causar confusiones en el intercambio de información.

Cuando en un mensaje a través de correo se involucran varias personas como destinatarios y todos aportan su propia versión, el contenido puede ser confuso, inclusive llegar a presentar conflictos.

En estas circunstancias, lo más apropiado es dialogar en forma presencial. Así cada persona puede ser expresar su opinión, plantear o resolver dudas. Es una mejor forma apropiada para evitar confusiones o falta de comunicación en la empresa o en los equipos de trabajo.

Comunica los mensajes en forma directa

Una forma de evitar malentendidos en la información, es comunicar en forma directa.

El inconveniente de pasar los mensajes de persona a persona es la interpretación que cada uno puede hacer de los mismos, entonces ya se pierde la exactitud del contenido original.

Resta poder a la comunicación informal

Uno de los efectos de la falta de comunicación en una empresa es la aparición de la información no oficial conocida como radiopasillo.

Con el radiopasillo, los eventos se magnifican, tanto para un escenario prometedor, como para uno futuro catastrófico y en realidad no es lo uno ni lo otro. La motivación en las personas crece considerablemente cuando se rumora sobre un futuro halagador, que al llegar ese momento y resulta no ser el esperado, representa un fuerte golpe a las esperanzas y planes de las personas. Por otro lado, cuando el rumor es acerca de un escenario de incertidumbre afectará directamente la emocionalidad de las personas.

Para una y otro escenario, afectará la productividad en el área de trabajo.

Una política de puertas abiertas, en que el líder esté disponible para recibir a los dirigidos, ayudará a restar poder al efecto radiopasillo. Mantener comunicación continua con el equipo de trabajo, es otra forma de disminuir el efecto de los rumores.

No intentes adivinar lo que las personas desean expresar

En ocasiones, a las personas se les dificulta expresar con claridad y en pocas palabras la idea central de una conversación, una presentación, algún informe.

No se trata de adivinar, más bien de guiar a los dirigidos a comunicarse mejor. Quizá desean solicitar un favor y no están seguros como plantearlo; quizá les falte destreza para hacer ponencias.

¿Qué es exactamente lo que desean comunicar? Las preguntas son una buena herramienta para guiar a las personas a expresar con más detalle sus ideas.

Puedes utilizar las preguntas para ayudar a los dirigidos a conseguir metas personales y de empresa.

En el siguiente enlace te comparto 20 preguntas poderosas,

20 Preguntas abiertas y poderosas que guiarán a superarte.

Permite a los interlocutores completar su mensaje

Interpretar lo que el interlocutor está diciendo, es una mala práctica.

Permite que las personas expresen de completamente su mensaje. Hay diferentes formas de contar una historia, algún suceso, por lo que hay que escuchar con atención de principio a fin.

Un hábito que ayudará escuchar con más atención, consiste en dejar de hacer juicios acerca de lo que el interlocutor está diciendo. El mejor nivel para escuchar se le conoce como escucha activa.

Conoce más de escucha activa en el siguiente enlace,

Cómo ser más eficaz en las relaciones personales con escucha activa.

Cuida la comunicación no verbal

Cuando en un proceso de comunicación más de la mitad corresponde a lenguaje corporal, por lo que hay tomar consciencia de las posturas del cuerpo durante las conversaciones.

Quizá no se alcance a percibir, sin embargo, corporalmente se puede expresar cansancio, indiferencia, enojo, prisa por abandonar el lugar de la reunión, a pesar de que el contenido verbal sea diferente.

Asegurarse que el contacto visual, las expresiones faciales, las posturas están coordinadas con el mensaje verbal, es una forma de mejorar el proceso de comunicación.

Haz un espacio para recapitular

Hay ocasiones en que las reuniones de trabajo con mucha participación; los asistentes suelen aportan diferentes puntos de vista, formas para realizar proyectos, experiencias sobre lo que sí funciona y que no, acuerdos y desacuerdos en una decisión.

Con un alto volumen de información, de criterios diferentes, las conclusiones de la reunión pueden ser confusas.

Quizá el tiempo de reunión se ha excedido, pero es importante dedicar un tiempo recapitular las conclusiones, tener claridad sobre las decisiones alcanzadas. Las consecuencias de los malos entendidos pueden resultar en reprocesos o errores costosos.

Conoce tu audiencia

Para evitar falta de comunicación en una empresa es importante saber a quién se le está hablando.

En las empresas hay personas, grupos de trabajo con diferentes conocimientos, trayectoria laboral, preparación académica, estilos de pensamiento; para establecer una comunicación eficiente es importante adaptar el mensaje a la audiencia que se está dirigiendo.

Por ejemplo, la estrategia a desplegar para hacer realidad el plan de negocios, es diseñada por los principales líderes de la empresa. Sin embargo, es importante comunicarla y adaptarla a todos los niveles, en especial a los puestos de operarios, a quienes se deberá utilizar un lenguaje muy sencillo, utilizando historias, para hacerles comprender la relevancia del trabajo que realizan en el largo de la empresa, ante los clientes, competidores, etc.

En sí, un mensaje puede tener tecnicismos por tratarse de un tema muy especializado, pero si el contenido se adapta a las personas a quienes se va a transmitir, ayudará en su comprensión desarrollando una comunicación exitosa.

Conclusiones

La falta de comunicación en una empresa puede generar confusiones sin mayores consecuencias, como el caso de pequeñas dudas que al aclararse las actividades continúan su ritmo normal.

Pero no siempre es así y es conveniente tomar acciones para evitarlo. Escuchar de forma activa es una forma de hacer más eficiente el proceso de comunicación.

Uno de los elementos que afectan la comunicación es la información no oficial; los efectos van más allá de una confusión; impactan en la motivación, en la productividad y esto se refleja en los resultados.

La falta de comunicación en una empresa las brechas de información, son campo fértil para los radiopasillos. Los mensajes aun y cuando se trate de temas muy especializados, pueden llegar a diferentes audiencias, utilizando un lenguaje amigable.

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