Día a día trabajas brindando lo mejor de ti, para ser eficiente, cumplir con la agenda, planes, objetivos, tener buenas relaciones personales y profesionales. Pero despistadamente y sin percibirlo, hay algo que se está haciendo bien, cómo cometer errores de la comunicación ya sea oral, escrita, no verbal.

Suelen presentante situaciones no planeadas, actividades que necesitaron más tiempo de lo previsto y el tiempo es más recortado, por lo que se suele trabajar “al vapor” en las siguientes tareas; en un discurso, una presentación y por falta de tiempo suficiente, pueden asumirse algunos puntos y omitir otros.

Algo suele ocupar tu atención, quizá algún asunto que impide concentrarte en el momento presente. Quizá algún colaborador se acerca para comunicarte algún asunto importante y tienes la mejor disposición de escucharlo, pero tus acciones no verbales dicen lo contrario; quizá estás atendiendo una reunión y afirmas que escuchas a los participantes, pero tu comunicación corporal dice que deseas salir de allí.

En esos buenos propósitos, suelen realizarse acciones no congruentes y que no se alcanza a percibir el impacto en las personas, en los resultados.

Los errores de la comunicación que se hacen de forma despistada pueden causar confusiones leves o consecuencias graves. Te presento a continuación, 7 errores comunes y que hacer para evitarlos.

Minimizar la importancia de la gramática

En las palabras siguientes,

• banqueta / banquete.
• Afecto / efecto.
• Notario / notorio.
• Ramón / ratón.

Una letra es distinta, sin embargo, cambia el significado de la palabra.

Al redactar un correo, un informe o mensaje, se presentan este tipo de situaciones. Si estos cambios en la gramática son desapercibidos, puede cambiar el significado del texto, del mensaje.

Quizá este tipo de errores tipográficos se percibido por los destinatarios, interpreten el significado correcto y todo quede así.

Por otro lado, esta confusión puede ser el origen de una discusión por e-mail; en donde los destinatarios involucren a más personas, alterando el propósito del mensaje original y llegando a afectar la armonía en el lugar de trabajo.

Asegura la estructuración y gramática del texto

Al redactar un correo, hay que vaciar las ideas en el contenido del texto; antes de enviarlo, es importante asegurar la estructura y gramática del mismo, puntuaciones, la escritura de las palabras.

Auxiliarse de un diccionario, leer en voz alta, consultar a otra persona antes de liberarlo, será de gran ayuda para corroborar el significado del mensaje.

Desestimar la capacidad de las personas

“No encuentro problema en ese planteamiento; en mi opinión no hay porque preocuparse”, “no hay aún información oficial”.

Probablemente el líder pretende alentar a los colaboradores ante circunstancias complicadas, cambios organizacionales, tratando de ocultar la realidad o intentar comunicarles que todo transcurre con normalidad.

Con estos argumentos, quizá por el momento tranquilice al equipo de trabajo, pero si la realidad es distinta y los colaboradores se enteran, no sólo se desmotivarán y se sentirán confundidos. La confianza en su líder disminuye.

¿Qué tal si trabaja en equipo para solucionar los problemas?

De los errores de comunicación más frecuentes – dejar de comunicar o explicar

“Mis colaboradores no entienden, bastará el decirles, así es como vamos a trabajar”.

Con esa postura, la confianza con las personas se verá mermada, pues sentirán que se les limita, no se les reconocen sus capacidades.

¿Qué tal si hay el talento humano necesario para mejorar los procesos de trabajo, para innovar?

Los equipos suelen tener personas con talento y experiencia, con la capacidad de alcanzar o superar las metas de empresa. Es importante que el líder así los reconozca.

En el siguiente enlace te comparto sobre cómo el talento humano ayuda a alcanzar metas de empresa,

Cómo la gestión del talento humano ayuda a lograr la visión de empresa.

Gestión inapropiada de las formas y medios para comunicar

Considera las habilidades para comprender un mensaje

En programación neurolingüística, existen los sistemas representacionales, que son los canales por los cuales a las personas se les facilita aprender mejor, visual, auditiva, kinestésica.

Un e-mail es un excelente medio para transmitir información; sin embargo, no necesariamente el más adecuado para que las personas comprendan el mensaje del contenido que reciben.

Si el contenido es extenso en cuanto al texto, una persona predominantemente auditiva, seguramente lo asimilará sin problema. Pero las personas visuales y kinestésicas pueden dispersarse; las personas visuales aprenden mejor mediante imágenes, diagramas; las personas kinestésicas, mediante las emociones.

Una forma de asegurarse que las personas comprendan el mensaje, es realizando reuniones presenciales y dirigir el tono de la comunicación, durante la conversación, agregar elementos visuales, imágenes, diagramas, utilizando frases en tono visual. Lo mismo aplica para el tono kinestésico. Una persona auditiva, se sentirá muy cómoda con las palabras de la conversación.

Reaccionar precipitadamente

Se presenta un evento o situación que disparan emociones de miedo, enojo, que hace reaccionar, en lugar se gestionar la emoción apropiadamente, tranquilizarse y actuar de forma más serena.

La situación se visualiza y comprende diferente al reaccionar precipitadamente a la emoción y al gestionarla de forma correcta.

La falta de inteligencia emocional genera entre otros, errores de la comunicación y llega a tener consecuencias para el líder; en la toma de decisiones, en las relaciones, en la confianza con las personas, equipo de trabajo, clientes, colaboradores, etc.

Es importante para el líder y los colaboradores, que desarrollen inteligencia emocional.

Cómo identificar la falta de inteligencia emocional.

Qué es inteligencia emocional en el trabajo + 3 dinámicas aplicadas.

Cuál es el mensaje que los demás reciben

Sí las personas,

No saben cómo contribuir al rumbo de la empresa, quizá sea porque no tienen claridad sobre el destino deseado.

Están indecisas o inseguras sobre cómo actuar en determinadas situaciones, quizá sea debido a que no se sienten apoyadas.

Se sientan desmotivadas, debido a que no se contribuye a ello.

Omisiones, pequeñas fallas o incongruencias en la comunicación no se alcance a percibir con facilidad.

¿Qué se puede hacer al respecto?

La comunicación no consiste en emitir un informe o proporcionar datos. Es hacer común el significado de un mensaje entre 2 o más personas.

Siendo así, pregúntate y cerciórate acerca de cuál es el mensaje que las personas reciben de ti.

Asumir que el mensaje ha quedado claro

Cuando esto sucede, se generan brechas, entre lo que el líder espera y los colabores realizan, que se traducen en,

• Expectativas diferentes.
• Compromisos que no se cumplen.
• Tareas que no se realizan.
• Resultados diferentes a los esperados.

¿Qué se puede para cerrar o reducir brechas?

Realiza preguntas cuyas respuestas sean más que un sí o un no. Permite que se establezca diálogo en que puedas verificar la claridad del mensaje, así como dudas, expectativas de los colaboradores.

No prepararse para hablar en público

Los discursos de un líder, levantan expectativas sobre el contenido, entre los colaboradores, clientes, miembros del consejo directivo de la empresa.

Uno de los errores de la comunicación consiste en desarrollar al vapor ese discurso o ponencia.

¿Cuál es el objetivo de la presentación? Si se presentan cifras, ¿Cuál es el soporte de las mismas? ¿Cuál es el impacto en la empresa de las cifras a presentar, en la comunidad?

Los deportistas entrenan antes de una competición. Los actores ensayan una obra de teatro. El mismo líder se prepara para serlo. Entonces ¿Por qué no practicar antes de presentar una ponencia?

Es posible que aun después de la presentación, surjan dudas, comentarios, inquietudes sobre conocer el origen de los datos, tendencias y más aún.

Desarrolla confianza y buena imagen cómo líder, asignando el tiempo suficiente para la preparación de cada discurso o ponencia.

Expectativas de poder

El líder necesita tener claridad sobre su rol frente al equipo. Efectivamente tiene más autoridad y poder de decisión, pero debe ejercerlas para conseguir mejores resultados, cuidando la relación con sus dirigidos.

Las expectativas de poder es otro de los errores de la comunicación, que consiste en no balancear cómo se transmite la autoridad.

Esto es, no se trata de generar un ambiente de discordia. Pero tampoco una sensación de comodidad permanente.

Es importante que el equipo comprenda que hay que adaptarse a las situaciones. Existen etapas en las que el nivel de exigencia es alto, así lo requieren las circunstancias internas y externas. En otras ocasiones, se puede disfrutar de momentos de celebración, cierres exitosos, cierres de ciclo. Otras ocasiones, son oportunidades para formación.

Comunica correctamente el balance del poder, la forma de trabajar en cada circunstancia y consigue el apoyo del equipo.

Falta de empatía

Uno de los errores de la comunicación que se comenten con frecuencia, es no dar la oportunidad al interlocutor de expresar tu mensaje completo.

Al escuchar una frase o palabra, se enjuicia el significado, se interrumpe a la persona, incluso se le reprende.

Además de ser un área de oportunidad de la comunicación, puede dañar la confianza, por lo que es importante desarrollar un mejor nivel de escucha, cómo la escucha activa.

Qué es lo que el líder no considera correcto

Un líder tiene un panorama más completo sobre la situación de la empresa, por lo que suele saber algo que los colaboradores no.

Eso que no conocen los colaboradores y el líder sí, ¿cómo se está gestionando?

¿Se trata de algo a lo que los colaboradores no tienen acceso? ¿Es algo que corresponde al futuro próximo?

O ¿Es algo que los colaboradores realizan frecuentemente? si es así ¿están haciendo lo correcto? ¿Cómo van a saber los colaboradores si alguna acción es o no del agrado del líder si no tienen claro sus expectativas?

Uno de los errores de la comunicación es la falta de transparencia.

Para conseguir un ambiente de trabajo sano, es líder necesita ser claro y explicar porque se tiene que hacer determinada acción, porque no se debe hacer, en lugar de una explicación tipo “Es algo que no debes de saber”.

Conclusiones

Por tratar de ganar tiempo al tiempo, o recuperar retrasos, se suelen hacer omisiones, se comenten errores de la comunicación sin percibirlo así.

Trabajar al vapor, algunas situaciones representan retos para los líderes, actividades que no están en la agenda pero que hay que atender; tomar alguna decisión, comunicar algún mensaje. A pesar de la necesidad de actuar inmediatamente, es importante reservar tiempo para prepararlo, revisarlo antes de enviar ese correo electrónico, exponer la ponencia o mensaje.

¿Están comprendiendo los demás lo mismo? Hay que recordar que una buena comunicación consiste en hacer común el significado de un mensaje entre 2 o más personas. Por lo que más que asumir, hay que verificar que efectivamente para los involucrados, el significado del mensaje sea el mismo.

Los errores de la comunicación producen impactos diferentes. Hay que identificarlos y trabajar en ellos para que el impacto sea de menor escala. Ya que, puede ser que un tipo de error sea imperceptible para los receptores. Sin embargo, algunos pueden ir más allá, causando severas consecuencias, largas discusiones, crisis, entre otras.

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