¿Te suena familiar lo siguiente?, ¿qué a pesar de haber realizado muchas actividades durante el día, queda la sensación de que el día se escapó, que los avances no correspondieron al esfuerzo invertido? ¿en que no se avanzó? ¿Esa sensación se repite día tras día? ¿Habrá enemigos del tiempo de los que no te has dado cuenta y están afectando la productividad?

¿En que afectan estos enemigos del tiempo a las personas y organizaciones?

Planear nuevamente el día o la semana, alargar la jornada, trabajar bajo presión, demorar otras actividades o proyectos, mayor consumo de recursos, energía eléctrica, internet, menor tiempo para actividades personales.

Aunque existen factores externos que afectan el manejo eficiente de tiempo, en más de las ocasiones, uno mismo es el responsable por los mayores enemigos del tiempo en el trabajo y en la vida diaria, de ahí la importancia de reconocerlos y realizar las acciones para mejorar la productividad.

Los 10 mayores enemigos del tiempo en el trabajo

Los radiopasillos

La información no oficial, en la que se suele magnificar algún escenario no sólo es de los mayores ladrones o enemigos del tiempo, sino que suele ser fuente de desmotivación para las personas.

Por un lado, el rumor suele ser tan llamativo y poderoso, que es fácil caer en una dinámica nada favorable de dedicarle tiempo a escucharlo, a comentarlo, analizarlo. Además, ocasiona que a concentración en las tareas disminuya debido al estrés y la desmotivación que produce.

Comunicación constante desde el líder para reducir el efecto del radiopasillo

Los cambios fuertes en las empresas, una alianza o fusión, alguna crisis, son escenarios propicios para que el radiopasillo aparezca.

Por ejemplo, una fusión entre 2 empresas, puede generar rumores acerca de reducción de gastos, de personal, llegada de nuevos líderes e incertidumbre en cuanto al estilo de dirigir; también rumores sobre ascensos, mejores prestaciones, etc.

La comunicación constante de parte del líder, actualizándolos en cuanto a noticias, inclusive cuando no haya claridad sobre un aspecto comunicarlo así, reducirá considerablemente el poder del radiopasillo y lo que genera en el ambiente de trabajo.

Desorganización

Sucede en los momentos cuando se va a realizar una tarea surgen las preguntas cómo, ¿A quién va dirigido el resultado? ¿Quién la solicitó? ¿Bajo qué especificaciones fue solicitada dicha tarea? No hay claridad o respuesta las preguntas anteriores.

Investigar sobre las características de la tarea, quién la solicita, si se trata de una queja de cliente, se convierten en enemigos del tiempo y de la efectividad.

Procedimientos y soporte para realizar tareas

Los procedimientos sobre cada proceso, así como la documentación y flujo de tareas son importantes.

No sólo en el aspecto de cómo administrar mejor el tiempo por tener claridad en las tareas, por ser más eficientes como empresa.

Por ejemplo,

• Tener registro del ingreso de una orden de cliente; conocer las especificaciones de producto o servicio, fechas compromiso de entrega.
• El seguimiento, en que status se encuentra la tarea, responsable en cada etapa de elaboración.

El cliente tiene también claridad sobre su orden, es buena imagen para la empresa.

Falta de planeación de tareas

Tareas duplicadas, falta de definición de prioridades, secuencia de realización de las mismas, son características de la falta de planeación.

¿Qué es lo que provoca?

Demoras, quejas, reprocesos, esfuerzos duplicados, incumplimientos, resultados no deseados.

Un plan de acción

Mientras el plan de acción está en construcción, no se iniciarán las tareas, sin embargo, proporcionará claridad y orden a las tareas.

Cuál es la secuencia de realización de actividades, quienes intervienen en cada una, relación de insumos y recursos, fechas de inicio y conclusión, seguimiento a cada tarea.

Elaborar un plan de acción requiere dedicar tiempo, pero es una inversión, ya que organiza y le da dirección a los recursos humanos, monetarios, materiales y al tiempo.

Falta organización en las reuniones de trabajo

¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Qué se pretende obtener o resolver? ¿Se tomarán decisiones? ¿Se trata de un seguimiento?

La falta de claridad en los objetivos en una reunión, representan enemigos del tiempo en el trabajo.

Reuniones productivas

Hacer que las reuniones sean productivas, permite la administración efectiva del tiempo de las personas en las empresas.

¿Cuál es el objetivo de cada reunión y que se pretende conseguir?

• Informativa, comunicar un hecho relevante o trascendente.
• Organización de proyectos, invitar a los participantes, comunicándoles el rol a desempeñar, fechas de inicio, formas de trabajar, estructura organizacional.
• Seguimiento a proyectos, se trata del seguimiento al plan del proyecto; ¿qué es lo que se está haciendo bien?, ¿qué obstáculos se presentan? ¿quiénes lo resolverán? ¿qué se necesita? ¿qué es lo que se va a cambiar?

En el siguiente enlace, te comparto un ejemplo sobre reuniones productivas y recomendadas para realizarse en las empresas,

10 temas de conversación en reuniones de negocio imprescindibles.

e-mails, ¿Para comunicar o dialogar?

Los correos electrónicos son un medio excelente de comunicación cuando, se comunican asuntos relevantes, se reciben requerimientos de clientes o se les comunica el avance de los pedidos, entre otros.

Los e-mails se convierten en enemigos del tiempo cuando, en lugar de comunicar novedades, se convierten en vías para discutir con los demás; correos con un contenido extenso en el que se involucra a más personas y en muchas ocasiones no se llega a un acuerdo.

Es fácil caer en este tipo de escenarios y más aún cuando se van anidando conversaciones previas o de otras personas.

Ten presente cual es el objetivo de los correos electrónicos

¿Es importante tratar el asunto de correos extensos que más que informar contienen conversaciones?

¿Qué tal tratar el asunto en persona, por teléfono o video conferencia?

Estar informados es importante y el correo electrónico es una excelente vía, pero seguramente hay tareas con mayor prioridad durante el día que leer correos.

Actuar en modo multitarea

¿Qué es lo que se pretende conseguir al tomar más de una tarea a la vez? ¿Ahorrar tiempo y ser más productivo?

No necesariamente es lo que se consigue; atender una tarea, dejarla empezada para tomar otra, después una más y regresar a la primera ¿En qué estabas cuando la interrumpiste?

Enfoca la atención en una tarea

Quizá el avance pareciera más lento, pero hay más efectividad y seguridad en lo que se hace; considera lo siguiente,

Actuar en modo multitasking es una buena forma de exponerse a cometer errores.

Imagina que manejas las cuentas de varios clientes y atiendes tareas de más de un cliente a la vez. Cada tarea contiene información confidencial y por error envías a un cliente información del otro ¿Cuáles serán las consecuencias?

Largas jornadas de trabajo

En ocasiones es la alternativa más viable para cumplir con una tarea o proyecto, dedicar horas extras al día, pues los resultados compensarán en beneficios, los esfuerzos dedicados.

Pero cuando se convierte en una costumbre las jornadas extensas se convierten en enemigos del tiempo en el trabajo.

El desánimo, la fatiga, los errores, ¿Qué se puede hacer para ser productivo?

Gestión del tiempo en el trabajo

Para esas largas jornadas, ¿existirá un área de oportunidad en cuanto a la gestión del tiempo?

• ¿Qué es prioritario?
• ¿Qué se puede delegar?
• ¿La tarea no es relevante?

Quizá sea momento de revisar la importancia que merece cada tarea y se pueda identificar enemigos del tiempo y cómo hacer más eficiente el día.

En el siguiente enlace, te comparto cómo hacer una buena gestión del tiempo,

Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

Ambientes ruidosos

En un entorno donde hay mucho ruido, impacta directamente en la productividad; principalmente, dificultan la concentración.

¿Qué hacer para reducir este impacto?

Utilizar audífonos es una buena alternativa, escuchando música relajante.

Personas tóxicas

Uno de los mayores enemigos del tiempo consiste en tratar de sostener conversaciones con personas tóxicas.

Críticas destructivas, negatividad, discusiones que no conducen a nada a menos que a ellas se les otorgue la razón, que no siempre es lo más adecuado.

¿Qué hacer al respecto?

En el siguiente enlace, te comparto un post sobre cómo tratar con personas tóxicas.

Cómo tratar personas tóxicas en el trabajo.

Los pretextos también son distractores del tiempo

En ocasiones, se depende de otras personas para realizar una actividad, por ejemplo, cuando se es parte de una cadena productiva. Por lo que, si en algún proceso previo se presenta una demora, afecta a los siguientes.

Existen otros factores. Cuando se trabaja en ambientes externos, las inclemencias del tiempo, pueden ocasionar retrasos en las tareas.

Sin embargo, hay que cuidar que no se forme un hábito con este tipo de argumentos, pues se convierten en excusas y son enemigos del tiempo y la productividad.

Qué puedes aportar o hacer algo diferente en la dependencia de los demás

Si las demoras del proveedor son continuas ¿Qué es lo que se puede aportar o hacer diferente?

Quizá una lluvia de ideas puede ayudar a disminuir los problemas; encontrar alternativas a problemas, aportando conocimientos, alguna herramienta que ellos desconocen, modificar procedimientos sobre que decisiones tomar cuando se presenten este tipo de situaciones.

Lo importante es generar propuestas sobre el uso adecuado del tiempo.

Te comparto a continuación como realizar una lluvia de ideas,

Cómo hacer una lluvia de ideas, definición + 5 dinámicas de grupo.

Planeación de actividades al aire libre

En el caso de actividades en ambientes de exteriores, ¿Cómo se puede distribuir mejor el tiempo y agentes como la lluvia, la nieve no se consideren como demoras?

Por ejemplo, planificar los proyectos de tal forma que cuando estas temporadas lleguen, ya esté completos o aún no inicien.

Conclusiones

Los enemigos del tiempo en el trabajo están presentes de diferentes formas, desde una distracción por interacción social con los compañeros de equipo, hasta por falta de orden.

Es favorable y recomendable interactuar con el resto del equipo; el networking ayuda a crear confianza y fomentar la colaboración.

Durante la etapa de reestructuración en las empresas, suele existir falta de orden, reorganización de proyectos, nuevas formas de trabajar, rotación de personas, llegada de nuevos líderes, largas jornadas de trabajo, confusión en los procedimientos; se trata de adaptarse a los cambios.

Cuando escenarios como los anteriores se convierten en algo habitual y a pesar de completar aplicar mucho esfuerzo se tiene la sensación de no avanzar, entonces hay que revisar si existen enemigos del tiempo en el trabajo.

Algunos de esos enemigos del tiempo suelen pasar desapercibidos o parecer como parte de la rutina. Hay que revisar las tareas prioritarias, hay que delegar, determinar que tareas no están aportando. Lo importante es encontrar cómo ser más eficiente y productivo, cómo planear mejor el día.

¿Qué te ha parecido este post? Te invito a compartir tu experiencia por medio de un comentario.