Delegar tareas es una de las principales funciones en el liderazgo.

Aunque un líder tiene el deseo de hacer tareas por sí mismo para asegurarse que se efectúan de la mejor manera, hacer siempre lo mismo puede resultar contraproducente, pues debido a su agenda llena de actividades lo puede conducir a la saturación, desgaste excesivo del nivel de energía, gestión deficiente del tiempo.

Delegar tareas es una forma de mejorar la gestión del tiempo, por un lado, permite al líder enfocarse en las tareas prioritarias de su puesto; otra ventaja de la delegación es que independientemente del nivel de experiencia de los colaboradores, les ayudará adquirir experiencia y prepararlos para mayores responsabilidades. Este también es un aspecto que beneficia a los líderes, por ejemplo, al ausentarse de su oficina para atender asuntos de trabajo, durante su periodo anual de vacaciones, podrá hacerlo con la tranquilidad que cuenta con un equipo preparado para atender y tomar decisiones.

Delegar tareas de forma eficaz requiere por un lado de renunciar a tratar controlar todo y por otro lado mantener una dirección clara al delegar, esto es no hacerlo sin un objetivo específico.

Asignar de forma eficaz tareas a los miembros de un equipo les permite trabajar en sincronía como tal.

Qué significa delegar tareas

Delegar tareas, significa asignar la responsabilidad de la realización de actividades o proyectos, a una persona o a un equipo.

Esta acción no implica que la persona quien delega, el supervisor o líder, se olvide de esa actividad. Puede darle seguimiento periódico o solicitar se le informe cuando se consiga el resultado esperado.

Porque es importante delegar

Un líder no puede hacer todas las tareas por él mismo. Tener la capacidad para delegar tareas le ayudará a enfocarse en las tareas más prioritarias y avanzar.

Para los integrantes del equipo de trabajo, les permite empoderarlos y ayudarlos en su desarrollo. Los prepara para adquirir mayor responsabilidad en el futuro.

Una ventaja de ir asignando tareas es que el líder podrá identificar habilidades en las personas, quienes son los adecuados para un tipo de tarea o proyecto. Por otro lado, permite identificar cómo apoyar a las personas en el desarrollo de habilidades.

El desarrollo de las personas es un aspecto importante que se puede dar al delegar tareas ya que no se trata sólo de dar órdenes y esperar que los plazos se cumplan. Se trata de guiarlos para obtener lo mejor de ellos, mejorar la productividad, retar a las personas para crecer.

Cómo saber cuándo delegar tareas

Hay algunos puntos que se deben considerar antes de delegar tareas.

Uno de ellos es determinar el nivel de importancia y prioridad de la tarea. Esto es, aquellas actividades consideradas como críticas y requieren de una intervención constante, toma de decisiones de parte del líder. es mejor no delegar.

También hay que determinar la forma en cómo delegar una actividad. En el caso de equipos o personas que se encuentran en la curva de aprendizaje, lo más adecuado sea explicarles los pasos que deben hacer con la tarea que se les está delegando. Si se trata de colaboradores con mucha experiencia, conviene cederles iniciativa para que aporten valor aplicando sus conocimientos.

Por medio de preguntas, puedes identificar cuando es conveniente o no delegar.

• ¿Alguien más puede completar esta actividad?
• ¿Se trata de un tipo de tareas que seguirán presentándose?
• Alguna tarea, ¿está consumiendo tiempo para hacer tareas prioritarias y aunque necesita de atención inmediata no es importante?
• ¿La carga de trabajo necesita de tu parte horas adicionales de tu jornada diaria y por otro lado tus colaboradores salen a casa después de completar la jornada normal?
• ¿Ayudará a los colaboradores a desarrollar habilidades?

Se trata de tareas que pueden delegarse cuando la respuesta a las preguntas anteriores fue un sí.

• ¿El éxito de la tarea requiere de tu completa atención?
• ¿La decisión sobre cada paso en la tarea depende de ti?
• ¿Se trata de tomar decisiones que competen a un puesto de líder?
• ¿Es una tarea crítica para el crecimiento de la empresa?

Una respuesta afirmativa a las preguntas anteriores es conveniente no delegar.

Cuando la realización de las tareas delegadas requiere más tiempo

En ocasiones será más fácil realizar una actividad que delegarla, pues los colaboradores invertirán más tiempo y probablemente cometerán errores.

Cómo delegar tareas de forma eficaz también consiste en dedicar tiempo para guiar a las personas en los proyectos; todos alguna vez hemos sido novatos y con apenas algunas nociones sobre los objetivos del trabajo.

Cuando las personas se encuentran en la curva de aprendizaje es natural que se lleven más tiempo de lo normal en realizar tareas y que se enfrenten a problemas o que ellos mismos los provoquen. Dedicar tiempo a las personas para guiarlos, genera beneficios en el mediano plazo.

• Les ayudará a aprender y después de un tiempo se les podrá asignar más responsabilidades, tareas más complejas.
• Al líder le permite que otras personas se encarguen de este tipo de tareas, sobre todo si son repetitivas y no prioritarias.
• Los colaboradores adquieren experiencia para resolver problemas en el trabajo.

En el siguiente enlace, te comparto una guía sobre solución de problemas,

Cómo resolver un problema en el trabajo.

Cómo delegar tareas y desarrollar personas

Elige a la persona adecuada para la tarea

¿Se trata de una tarea relacionada a un requerimiento de clientes? Delega a un colaborador de servicio a clientes.

¿Es relacionada al plan de desarrollo de talento? La persona más adecuada para su atención es el colaborador de recursos humanos.

Los casos anteriores son sencillos de identificar y asignar, pero se pueden presentar más variaciones, por ejemplo, diseñar un nuevo producto, requiere de la intervención de varios especialistas; investigación y desarrollo para plantear propuestas; marketing para análisis de mercado; finanzas para determinar la viabilidad de las propuestas desde el punto de vista de presupuesto; fabricación para determinar la capacidad de los equipos instalados en la producción de los nuevos productos; TI para agilizar y automatizar el flujo de información.

En estos casos, es importante para el líder tener una reunión de apertura del proyecto; si bien, en este tipo de actividades se puede delegar y darle autonomía al grupo, es importante el seguimiento, para toma de decisiones en pasos críticos o para solucionar problemas que requieran ser escalados.

Proporcionar las instrucciones correctas

Cuando se trata de una situación que se repite con frecuencia, es suficiente con girar instrucciones como “Atiende la siguiente tarea”, acordar cómo el colaborador se pueda hacer cargo de ella sin que sea necesario la intervención del líder.

Pero la instrucción “por favor atiende la siguiente tarea”, no será suficiente en todas las ocasiones; “estos son los resultados esperados” o “esto es lo que se busca obtener” son más apropiados cuando se trata de una tarea cuya naturaleza es la primera vez que se delega o cuando hay un proceso previo, la tarea presenta un avance y el colaborador no ha participado. Es importante que el líder asigne tiempo para reunirse con el colaborador, el equipo y asegurarse que el mensaje ha sido captado.

Otro caso, con los colaboradores más nuevos. Además de comunicar con detalle lo que se desea obtener, hay que trabajar en establecer vínculos de confianza.

Las dinámicas para romper el hielo serán de gran ayuda en este caso.

En el siguiente enlace, te comparto una guía,

10 dinámicas para romper el hielo en las empresas.

Apertura a nuevas propuestas

Quizá esperabas algo diferente a lo que el colaborador está presentando cómo resultado parcial o total.

Antes de rechazar el trabajo, reflexiona sobre lo siguiente, ¿Cuál es el potencial de esta idea o resultado?

Hay que reconocerlo y aceptarlo cuando llegue a presentarse: los resultados pueden exceder expectativas. Algunas iniciativas de parte de los colaboradores pueden ser brillantes o proporcionar más beneficios a los esperados.

No necesariamente las mejores propuestas son hechas por el líder. Es importante apoyar y tener apertura a las ideas brillantes. Esto va a reforzar la confianza y la motivación de las personas.

Conoce más sobre cómo motivar a un equipo en el siguiente enlace,

Cómo motivar a un equipo de trabajo + 5 técnicas para conseguirlo.

Fomenta el desarrollo de habilidades

¿Consideras que, al delegar ciertas tareas, tu equipo, aunque no este por ahora capacitado puede ir aprendiendo a la par de ir realizándolas?

Si la respuesta es sí, anímate a delegar, dedicando tiempo a enseñar cómo efectuar cada tarea como parte del proceso de delegación.

Considera el tiempo a ahorrar en el futuro cuando los colaboradores esté plenamente capacitados para realizar esas tareas con un mínimo de supervisión.

Verifica el avance de las tareas delegadas

Al delegar tareas el líder libera espacio en su agenda por lo general para atender una actividad más prioritaria de la empresa.

Pero eso no significa olvidarse del tema. Hay que asegurarse que las tareas y los plazos para su realización se cumplan. Los colaboradores pueden encontrar dificultades en el desarrollo de la actividad y es importante verificar el avance cómo estaba previsto.

El desarrollo de una tarea puede completarse sin contratiempo, aunque no siempre es así. Parte del proceso de delegación es guiar a los colaboradores para el cumplimiento oportuno de las actividades, guiarlo sobre que hacer en caso de presentarse obstáculos, también hay que enseñarles cuando deben tomar decisiones y en qué circunstancias, deben escalar.

Conclusiones

La delegación es un proceso importante en el liderazgo, para lograr alta productividad y estar disponible para tomar decisiones claves para su puesto.

No se trata de distribuir la carga de trabajo y olvidarse de lo que se ha soltado pues algunos colaboradores tienen amplia experiencia, otros pueden estar en la etapa de la curva de aprendizaje, así que en ocasiones hay que invertir tiempo, que ayudará al colaborador en su desarrollo y prepararlos para asumir retos más grandes, en sí delegar tareas de forma eficaz, es una habilidad que se puede aprender y mejorar con la práctica.

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