¿Cuáles son las mejores aplicaciones de la hoja de cálculo en las empresas?

La hoja de cálculo es una excelente herramienta para la gestión de datos y cifras en las empresas. Cada tarea, genera números. Horas trabajadas, unidades producidas, consumo de material expresado en dinero, ingresos, egresos, sueldos, etc.

Más que manejar conceptos y métricas ordenados en filas y columnas, explotar las aplicaciones de la hoja de cálculo, consiste en obtener informes que ayuden al seguimiento de un proyecto, área de negocio y a la toma de decisiones.

En este post, voy a platicar de la hoja de cálculo Excel y las funcionalidades que te ayudarán a obtener mejor provecho de la gestión de los datos.

Incluyo además, recomendaciones sobre qué hacer y qué acciones evitar en Excel.

Qué es una hoja de cálculo

Es un programa informático que permite el procesamiento de información numérica y alfanumérica organizada en celdas.

Una celda es la intersección de una fila y una columna

Para qué sirve una hoja de cálculo

Permite la organización de la información por proyecto, tema o área de negocio.

Permite realizar cálculos sencillos y complejos.

Permite obtener resúmenes de información para seguimiento y toma de decisiones.

Para utilizarse como fuente de datos a otros programas informáticos.

Envío de datos de negocio a negocio

La gestión de la información, es una tarea diaria en todas las áreas de un negocio.

Las empresas, suelen contar con su propio software corporativo, tales como un ERP, un desarrollo a la medida y sus políticas de seguridad informática.

En la relación empresarial, una necesidad que surge es tener acceso a la información ya sea como cliente, socio o proveedor.

El envío de datos, cifras entre empresas, facilita la continuación del flujo de la información e inclusive las operaciones de los negocios.

Aplicaciones de la hoja de cálculo – información entre empresas

Una de principales aplicaciones de una hoja de cálculo consiste en el procesamiento de información procedente de otra empresa.

Requerimientos para clientes

Este es un procedimiento  muy importante en cuanto al manejo de la información entre los negocios y de beneficio mutuo para el vendedor como para el cliente.

Conocer las necesidades de los clientes en cuanto al material para vender, sus características, fecha de entrega, permiten a la empresa que vende, planear la fabricación y/o el suministro de los productos para su oportuno cumplimiento.

La información organizada en hoja de cálculo como Excel le será de gran ayuda.

Informe con detalle de ventas

El detalle de los productos comprados es de gran utilidad para los clientes. Conocer

• Volumen o cantidad suministrada.
• Indicadores de calidad del producto.
• Saldos por fabricar o suministrar.
• Fechas de entrega.
• Datos de facturación.

Le permitirá al cliente continuar con las operaciones de información en su negocio, además de seguimiento a las órdenes de venta.

Niveles de surtido en los insumos

Los insumos son componentes esenciales en el funcionamiento de las empresas. Organizar la información sobre las necesidades de abastecimiento, en una hoja de cálculo como Excel, permite determinar, entre otros

• Niveles de surtido.
• Ciclos de tiempo para surtido.
• Insumos obsoletos

Listado de productos y servicios

Esta es una de las aplicaciones de la hoja de cálculo más prácticas. Colocadas en un lugar visible como la página web corporativa, constituye una vía de ayudar a los clientes y atraer prospectos.

Será de gran ayuda a los interesados permitirles descargar la hoja de cálculo.

Catálogo de productos

Organizar la información como el catálogo de productos en hoja de cálculo ofrece las siguientes ventajas, para clientes o potenciales clientes.

Conocer características tales como dimensiones, códigos de calidad, peso, les permite determinar que productos de la lista cumplen con los requisitos para cubrir una necesidad específica.

Conocer el precio por producto, posibilita al interesado generar también en hoja de cálculo su  presupuesto para compra.

Catálogo de insumos

Al igual que los productos para venta, hacer disponible la relación de insumos requeridos, facilita a proveedores interesados, no solamente en participar como tales. Sino además en validar la compatibilidad de los productos ofertados con los requerimientos de su cliente.

Interface con los sistemas de cómputo empresariales

Una de las aplicaciones de la hoja de cálculo, es realizar la función de interface con los sistemas de cómputo en una empresa.

Las áreas del negocio, tienen necesidades de gestión de información de forma local, esto es, en computadoras personales; Excel es una gran herramienta para ello.

Aplicaciones de la hoja de cálculo y los nuevos sistemas empresariales

Cuando se implementan nuevos sistemas de cómputo, una de las tareas para iniciar la carga masiva de información.

La hoja de cálculo es una herramienta apropiada para alimentar la base de datos de los nuevos sistemas.

Conversión de la información a nomenclatura de la empresa

Homologar códigos de identificación

¿Te suena familiar el siguiente ejemplo?

Una empresa comercializa 2 tipos de calzado deportivo

• Calzado deportivo para fútbol y su código de identificación C0101.
• Calzado deportivo para corredores y su código es C0102.

En el proceso de venta, el cliente solicita información de la transacción comercial y  pide que se le envíe utilizando sus propios códigos de identificación.

Una situación similar se presenta con los proveedores, que al enviar su información se necesitará convertir a la nomenclatura de la empresa.

También puede surgir esa necesidad entre las diferentes áreas de negocio.

Recomendación para conversión de nomenclatura de datos

¿Cómo solucionar este tipo de situaciones?

Una forma consiste en utilizar tablas de equivalencias en Excel; esto es, en una primera columna contiene los códigos internos, y en una segunda columna los códigos externos.

Esta tabla será referencia para la conversión, utilizando elementos de una hoja de cálculo Excel cómo lo  son las fórmulas.

Elaboración de informes diarios

Una de las necesidades de gestión de información para la mayoría de las empresas, consiste en la elaboración de informes diarios.

Ya sea al inicio o al finalizar el día, se realiza un seguimiento a las tareas del día, tanto en el detalle de las mismas, como a través de un resumen de las métricas más relevantes. Ambas funciones, manejo de información detallada y  la obtención de totales o conceptos sumarizados, se pueden efectuar a través de hojas de cálculo Excel.

Algunos ejemplos de aplicaciones de la hoja de cálculo  en informes diarios.

• Informe de asistencia y ausentismo.
• Informe de facturación.
• Informe de producción.
• Informe de calidad del producto.
• Informe de costos.
• Informe de consumo de material.

Elaboración de informes automatizados

Elaborar reportes diarios, puede representar una tarea rutinaria y a la vez meticulosa, ya que obtener informes condensados, requiere  aplicar un número considerable de pasos, como orden de los datos, clasificarlos, aplicar fórmulas, etc.

Para facilitar su elaboración, una de las aplicaciones de la hoja de cálculo Excel, consiste en automatizar este tipo de informes utilizando Macros.

La funcionalidad de macros consiste en grabar la secuencia de pasos para obtener el resultado de un informe.

La siguiente ocasión en que se requiera obtener el informe, se ejecuta la macro y el programa Excel reproduce automáticamente la secuencia de pasos.

Sus ventajas,

• Evita el error humano.
• Velocidad en la obtención del informe.
• Facilidad en la ejecución de la macro.

Análisis de datos

Con la gestión de datos, surgen preguntas alrededor del desempeño de un área del negocio.

• ¿Cuál es el índice de rotación de personal?
• El cumplimiento respecto a los estándares de calidad.
• Desempeño en ventas por producto.
• Los mejores clientes de acuerdo al volumen de ventas.

Con la funcionalidad tabla dinámica, se puede obtener la información de respuesta a preguntas como las anteriores.

Una facilidad y ventaja es la versatilidad en el manejo del resultado – de la tabla dinámica -.

Por ejemplo, si el informe original contiene una columna de fecha, puedes cambiar la agrupación del resultado a mes, trimestre, años.

Ejemplo de gestión de información utilizando tablas dinámicas

En el siguiente ejemplo, se construye una tabla dinámica a partir de un informe de ventas de zapatos deportivos.

Elaboración de Informes directivos

Al igual que las tablas dinámicas, es esta otra de las aplicaciones de la hoja de cálculo en Excel, que apoyan a responder las preguntas sobre el desempeño del negocio.

La diferencia, es que los informes directivos suelen ser presentados además de en formato tabla, por medio de gráficos, columnas, circulares, de líneas.

Los resultados obtenidos en las tablas dinámicas, pueden ser utilizados como fuente de datos para elaborar los gráficos. Con estos informes, pueden tomarse decisiones importantes.

Esta es una funcionalidad de mucha utilidad para utilización como aplicación local, en la computadora personal o de escritorio.

En mi opinión este tipo de informes aportan mayor valor visual en presentaciones en power point.

Ejemplo de informes directivos utilizando gráficas

En el siguiente ejemplo, se construyen gráficas para conocer el comportamiento de las ventas de zapatos deportivos.

Dar formato a la información

Aún y cuando las fortalezas de las aplicaciones de la hoja de cálculo Excel son operaciones financieras, Matemáticas,  la utilización de funciones y fórmulas, el diseño de un informe en este programa no se limita a la presentación de filas y columnas con datos.

Algunas opciones para realzar la presentación de los informes son las siguientes.

Delimitación de celdas mediante bordes

Mediante líneas sencillas o dobles, con diferentes estilos y colores, los bordes ayudan a delimitar una celda o grupo de celdas.

Los bordes se pueden aplicar a todo el contenido del informe, únicamente a los encabezados, a los totales, por columna, por línea. En este aspecto hay que probar diferentes diseños para verificar cual es el más adecuado.

Resaltar encabezados del informe

Este efecto en el diseño contribuye a una mejor presentación de los informes.

• Encabezados con un tamaño de letra más grande respecto al contenido.
• Encabezados resaltados con un color diferente.
• Aplicar color a la celda.
• Centrar el texto a varias celdas

Efecto de negritas a totales

Es un efecto muy útil; se puede aplicar a los cortes por concepto o subtotales.

Utilización de colores con la funcionalidad formato condicional

Esta opción ayuda a identificar datos de interés en el informe.

Por ejemplo, en un informe de calidad de producto. Identificar aquellos resultados que no cumplen con los criterios establecidos, un color diferente, aplicando la funcionalidad Formato condicional.

Aplica diseño e incrementa al valor visual de los informes.

Ejemplo de formato a informes

Informes de control de gastos

Aún y cuando exista un presupuesto oficial, existen situaciones que requieren erogaciones adicionales.

El control del flujo de efectivo es una actividad que tiene seguimiento en las empresas. En que se ha invertido, cuales son los gastos administrativos.

Los informes del control de gastos es de las aplicaciones que pueden gestionarse por medio de la hoja de cálculo Excel.

A continuación algunos ejemplos.

Gastos extraordinarios en la oficina

• Por cortesías no programadas a clientes, socios.
• Mantenimiento correctivo a equipos.
• Material de oficina adicional al presupuestado.
• Gastos relacionados a campañas de publicidad, gestión de eventos.
• Presupuesto adicional para incrementos de sueldo.

Planificación de viajes o informes de viáticos

La hoja de cálculo Excel es una gran opción para elaborar informes sobre viáticos.

• Transportación.
• Hospedaje.
• Alimentos.
• Gastos personales.
• Gastos de representación, entre otros.

Hoja de cálculo Google

También está disponible en línea.

Permite compartir documentos con otras personas, o empresas, por ejemplo con clientes.

Además, encontrarás plantillas para diferentes aplicaciones de la hoja de cálculo.

Muchas de las funciones de la hoja de cálculo Excel están disponibles en la versión en línea.

Recomendaciones adicionales

Excel no es un procesador de textos

Como se mencionó anteriormente, la fortaleza del programa Excel y de otras hojas de cálculo, se basa en la facilidad de operaciones de cálculo y manejo de fórmulas.

Explota esta fortaleza. Para redactar textos en documentos, la hoja de cálculo no es el programa adecuado. Si este es tu caso, utiliza procesadores de texto como Word.

Informes visuales en programas para presentaciones ejecutivas

Informes como los que contienen gráficos, son adecuados para presentaciones ejecutivas.

Para este tipo de presentaciones el programa power point es más apropiado.

Consulta las versiones del programa Excel

Como todos los softwares, Excel actualiza periódicamente la versión del programa.

De versión a versión se presentan diferentes cambios, En los menús, nuevas funcionalidades, en las fórmulas.

Verifica el funcionamiento de los informes, al actualizar la versión, al enviar o recibir informes de otras áreas del negocio, de clientes, de proveedores.

Utiliza fórmulas anidadas

Agrupar fórmulas te será de gran ayuda en la gestión de las operaciones en los informes; por ejemplo

Si se desea conocer en la celda C1 el resultado al dividir los valores de las celdas A1 y B1, la operación en C1 a utilizar será

A1/B1

Si se desea redondear a cero decimales en la celda D1, la fórmula a utilizar será

redondear(C1;0)

Si se aplican ambas fórmulas se puede obtener el valor redondeado directamente en la celda C1

redondear((A1/B1);0)

¿Cuántas operaciones te puedes ahorrar en el informe agrupando fórmulas?

Mejora el formato visual a operaciones con fórmulas

El resultado de algunas operaciones de cálculo pueden resultar en error; caso concreto al dividir por cero, el valor en la celda resultante será #¡DIV/0! o #ERROR.

Evita la presentación de este tipo de resultados. Asigna un código o el valor de cero.

Infografía

A continuación una Infografía con las 10 mejores aplicaciones de la hoja de cálculo en los negocios.

Conclusiones

Es mucho lo que la hoja de cálculo Excel puede hacer para la gestión de cifras y datos personales y de  las empresas.

Más de 16000 columnas y más de un millón de filas en las versiones recientes, permite administrar grandes volúmenes de datos.

Las claves del mejor aprovechamiento de las aplicaciones de una hoja de cálculo Excel son

• Conocer la funcionalidad de los menús.
• Conocer que es lo que cada fórmula puede hacer con los datos.
• Aplicar conversión de datos en función de necesidades propias o del destinatario.
• Claridad en el tipo de informe que se desea obtener.
• Manejar condensados de información para toma de decisiones.

¿Qué te pareció este post? ¿Cuáles son tus experiencias con las aplicaciones de la hoja de cálculo? Te invito a compartir tus experiencias mediante un comentario.

Las imágenes utilizadas a excepción de los ejemplos de informes en Excel, son por cortesía de shutterstock.