¿En sí, qué es productividad en una empresa y cómo se puede mejorar?

Hay diferentes variables involucradas en este tema y se busca un objetivo, aprovechar los recursos de la mejor forma posible.

Un día ideal para trabajar sería guiarse por los objetivos del plan semanal, mensual de actividades, de tal forma el avance en la realización de tareas sería el mismo que el planificado. Pero, en ocasiones, esos planes se cumplen, invirtiendo más horas durante el día, en la semana, que las originalmente se planearon o alargando el plazo para completarlas.

Y no sólo interviene el tiempo; insumos, recursos tecnológicos, humanos, son variables clave sobre que es productividad y cómo se mide tanto en el ambiente empresarial cómo en el personal. De aquí se pueden obtener ejemplos para su mejor comprensión.

En la actualidad existen herramientas que representan un buen soporte para elevar la productividad.

Qué es productividad en una empresa y cuál es su importancia

La productividad mide la eficiencia con la que se utilizan los recursos para desarrollar un producto o servicio. Cuando se produce más a partir de una cantidad de recursos o cuando se produce una cantidad determinada con menor número de insumos se dice que hay un incremento en la productividad.

En cuanto a los insumos, pueden ser materia prima, recursos tecnológicos, número de personas que participan, el tiempo empleado.

Un aspecto relevante en la productividad es la eficiencia, tiene que estar orientada a los resultados. Esto es, una tarea puede ser completada en el tiempo planeado, pero si esta tarea no está relacionada con los resultados esperados, no se considera como productiva.

Cuál es la importancia de la productividad

La importancia de elevar el nivel de productividad está relacionada a los beneficios que se consiguen,

• Mejor aprovechamiento de los recursos.
• Ahorros, mayor rentabilidad.
• Incremento de la calidad de vida en el trabajo.
• Entre otros.

Cómo incrementar la productividad en el trabajo

Gestiona las interrupciones

¿Has identificado los tipos de interrupciones al realizar las tareas? Algunas las hacemos sin darnos cuenta; hay interrupciones que suceden a diario, pero también hay interrupciones productivas.

Interrumpir para tomar agua

Son interrupciones tipo fisiológicas y son espontáneas, tienen el fin de satisfacer una necesidad, en este caso relacionada a la salud.

Cuando este tipo de pausas se hacen para mantener el organismo hidratado, se trata de una práctica productiva. En caso de que el tiempo de este receso se utilice además para desviar la atención por un periodo prolongado de la actividad principal, hay que poner atención, pues ya no se trata de una práctica productiva.

Interrupciones externas

Atender una llamada, e-mails, abrir la puerta, atender una vista no planeada.

Son interrupciones que suceden a diario. En este caso es conveniente tener considerar lo siguiente

• El tiempo que se utiliza y cuál es el impacto en la productividad.
• ¿Cuáles actividades de este tipo pueden delegarse?

Interrupciones por realizar actividades placenteras

Realizar una actividad placentera, es productiva, pero tiene su horario y lugar. No lo es cuando se atiende en lugar de una tarea en el trabajo.

Es común que ocurra cuando se tiene la percepción de que hay suficiente tiempo para completar una tarea. Una solución, dividir la tarea original o acortar el tiempo para su ejecución.

Gestionar el tiempo

Un proyecto, la rutina del día puede contemplar muchos objetivos; a eso hay que agregar las actividades no planeadas.

¿Por donde empezar? ¿Qué hacer?

Dependiendo de su naturaleza, hay tareas que deben ser atendidas o más pronto posible, las consideradas cómo prioritarias y las importantes.

En la siguiente guía te explico con más detalle del tema,

Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

Atender las tareas rápidas

A lo largo del día se presentan pequeños espacios de tiempo, uno o dos minutos.

Si alguna acción requiere de ese tiempo para completarla, hay que decidirse a actuar de forma inmediata, pues quizá se necesite más tiempo si se realiza más adelante en el día.

Atender una sola tarea a la vez

Se tiene la creencia que, al atender más varias tareas a la vez, se puede ser más eficiente y utilizar menor cantidad de tiempo para completarlas.

En caso de decidir trabajar de modo multitasking, hay que verificar el tiempo que se lleva en desconectar la atención de una tarea “A”, enfocarse en una tarea “B”, atenderla, después desconectarse de la tarea “B”, volver a enfocarse en la tarea “A” y repetir el proceso.

¿Qué no es más sencillo, completar una tarea y después continuar con las siguientes?

Dejar de procastinar

Esta es una de las acciones más comunes; qué es productividad en una empresa está relacionada a identificar lo que hace posponer una y otra vez el comienzo de las tareas.

• Temor a cometer errores.
• Miedo al fracaso.
• Tendencia a analizar a todas las fuentes de información.
• No tener idea por dónde empezar.

Utilizar el principio de Pareto

¿Cuál es el 20 % de las tareas que impacta en la realización del 80 %?

Trabajar por bloques

Esta acción consiste en agrupar las tareas similares; esto facilita la concentración.

Victorias rápidas

Proporcionan una dosis de motivación, cómo se ha mencionado, factor importante para elevar la productividad.

Eso sí, hay que verificar que estos triunfos estén alineados con los objetivos a largo plazo, de lo contrario, estos logros pueden resultar contraproducentes.

Qué resultados sostenibles a largo plazo superan los logros a corto plazo

Aquí se presentan diferentes casos, uno de ellos es la curva de aprendizaje.

En esta etapa suelen presentarse, interrupciones, errores, volver a empezar, pausar para evaluar y hacer ajustes; estas situaciones no contribuyen a mejorar la productividad, en el corto plazo.

Saber poner límites

No saber decir no, cuando se está lleno de actividades.

El día está completo para realizar tareas y llegan requerimientos para atender imprevistos o tareas con etiqueta de urgente.

El punto está en decidir que aceptar cómo tareas extras a completar en la jornada.

Si esta situación se presenta de forma esporádica, es normal. Así como se presentarán días con carga de trabajo extra, también se presentarán días más relajados.

Cuando esta situación se presenta continuamente, hay que regresar el enfoque en lo importante y prioritario. Si continúan llegando requerimientos urgentes, habrá que delegar o solicitar ayuda.

Descanso productivo

Una de las recomendaciones para elevar la productividad consiste en trabajar secuencias de 20 a 25 minutos enfocados en la tarea y descansar por 5 minutos.

La agenda, planificación y seguimiento en pro de elevar la productividad

Al preguntarse qué es productividad en una empresa resalta un elemento importante, la agenda.

Hay un par de frases, que rezan

“Más vale una tinta pálida, que una mente brillante”.

“El mayor peligro de todos es no tener agenda. El segundo mayor es que esté vacía”

Una agenda permite tener a primera mano la guía con las tareas por realizar. Importante, la agenda debe reflejar tus prioridades. 

Otro aspecto relevante de una agenda es dar seguimiento a las tareas planificadas.

¿Cómo gestionar una agenda?

Construye una agenda para media semana

Los planes de trabajo se construyen a plazos más amplios, meses, uno, 5 años.

Sin embargo, si está formando el hábito por administrar una agenda, lo más conveniente es probar con pocos días, de 1 a 3.

La idea es plasmar las tareas prioritarias y llevarlas a cabo.

¿Todo resultó bien?

Entonces aumentar a 7 días. Y después aumentar los días.

Reagenda las tareas no realizadas

Pueden surgir actividades no planeadas y entonces hay que desplazar algunas tareas agendadas.

Es importante dar seguimiento a la agenda y calendarizar de nuevo estas tareas.

Si para estas tareas su fecha de realización se cambia continuamente, entonces es la ocasión para revisar las prioridades.

Dedica tiempo para planificar

Puede ser el fin de semana. Una guía para planificar adecuadamente es plantearse algunas preguntas

• ¿Cuál es la meta?
• ¿Cuáles son las actividades que deben completarse para cumplir con la meta?
• ¿Cuál es su prioridad?

Anota los aprendizajes

Qué es la productividad en la empresa también tiene relación con los aprendizajes.

Cuando se inicia el hábito por agendar y realizar actividades; quizá el nivel cumplimiento es bajo.

• Actividades que se reagendan una y otra vez.
• El tiempo empleado para realizar algunas actividades es mayor que el agendado.
• Los insumos utilizados son más (o también menos) de los planificados.
• Cuáles son los logros.

Pero no hay que abandonar esta práctica, en su lugar, hay recopilar aprendizajes. Esto permite hacer una mejor agenda.

Beneficios de la productividad

Una respuesta sobre qué es productividad en una empresa está asociada con los beneficios, tanto para las empresas cómo para las personas.

Mayor equilibrio en la distribución del trabajo

En un equipo de trabajo productivo, el trabajo se comparte igual y el esfuerzo aplicado también es equilibrado. Esto permite mejorar la motivación entre sus integrantes.

Cuando las personas se encuentran motivadas, son más comprometidos y productivos. Se forma un círculo virtuoso.

Mejor calidad de trabajo

Al trabajar con más eficiencia, motivación, se producen cambios favorables en otros aspectos, en la comunicación, la utilización de recursos, herramientas, la coordinación en las tareas.

Una cadena de cambios positivos impactará de esta forma en el resultado final, incremento en la calidad del producto.

Servicio al cliente

En los anteriores párrafos, he mencionado que la productividad tiene un impacto positivo en la motivación, es un escenario para atraer felicidad a las personas, así como en actitudes positivas.

Una de las actitudes positivas es en cuanto a las relaciones con los clientes; tienen mayor disposición para escucharlos, mostrarse interesados por conocer sus experiencias de compra, así como conocer cómo mejorar. Cuando las personas se sienten abrumadas, que les falta apoyo, este nivel de servicio no sucederá.

Felicidad en el trabajo

Qué es productividad en una empresa está vinculada a los ambientes de trabajo positivos.

Cuando las personas perciben que el esfuerzo en sus tareas genera buenos resultados, la motivación aumenta, así cómo la disposición de trabajar en retos más grandes.

En el siguiente enlace te comparto una guía para motivar a un equipo de trabajo,

Cómo motivar a un equipo de trabajo + 5 técnicas para conseguirlo.

Reducción de costos

Sucede en diferentes rubros, uno de ellos, en el tiempo.

Considera los siguientes casos

Caso 1

Las tareas se completan, después de utilizar más recursos de los previstos, más cantidad de materia prima, participan más personas, se emplea tiempo adicional.

Caso 2

El equipo completa las tareas a tiempo y con los estándares de calidad y productividad esperados.

La diferencia, los costos en el caso 1 son mayores que en el caso 2.

Cumplimiento de metas

Cuando las personas son productivas, la calidad del trabajo va a mejorar. Esto se traduce en mejor rendimiento y logro de objetivos.

Conclusiones

El día tiene 24 horas, por lo que aprovechar al máximo el tiempo es fundamental.

Para aumentar el rendimiento hay que trabajar con más inteligencia. Hay que ser elevar el nivel de productividad. Para ello es importante administrar los insumos, recursos humanos, tecnológicos, financieros, el tiempo.

¿Para ti, qué es productividad en una empresa y qué más agregarías en este post?