¿Qué es lo que hay que tomar en cuenta para hacer presentaciones ejecutivas exitosas?

Primero hay que considerar que los puestos ejecutivos suelen tener agenda llena, por lo que hay que hacerles sentir que la ponencia es de gran valor para ellos, que se trata de una buena inversión a su tiempo.

Si ellos perciben que el contenido de la presentación les ayudará que la toma de decisiones sea más eficiente entonces tendrán la sensación qué la ponencia es de provecho.

Otro aspecto clave es que se trata de personas que manejan una gran cantidad de información, ya sea de un área particular del negocio o de toda la empresa como es el caso del CEO. Además, tienen conocimiento del desempeño de los indicadores clave, el comportamiento histórico y las tendencias de estos. Pero no significa que la ponencia debe ser muy extensa y este es un reto para el ponente, hacer que las presentaciones ejecutivas sean muy resumidas.

Más todavía, los ejecutivos tienen en cuenta el corto, mediano y largo plazo de la empresa y por lo general tienen en mente preguntas y esperan encontrar respuesta en el contenido que están por presenciar.

¿Cómo ganar y retener la atención de la audiencia de ejecutivos?, ¿qué se necesita para que tomen en cuenta el contenido por exponer?, ¿Qué se necesita para ponerse en los zapatos de ellos?

Qué son las presentaciones ejecutivas

Una presentación ejecutiva proporciona un panorama general de los puntos principales de un informe más amplio, sobre proyectos, un área de la empresa o la situación completa de la empresa.

Se entrega de forma resumida debido a que los ejecutivos tienen agendas llenas, poco tiempo y probablemente poca paciencia; el objetivo es facilitarles la lectura y comprensión del documento, además que puedan tomar decisiones basadas en la información de la presentación ejecutiva.

Información cómo

• Hallazgos relevantes.
• Gráficos de barras, de líneas, circular.
• Comparativos, por ejemplo, real vs. planeado.
• Desempeños por periodos, mensual, trimestral, anual.
• Resultados y beneficios de los proyectos en curso.

Suelen formar parte de este tipo de documentos.

7 preguntas antes y durante las presentaciones ejecutivas

Los ejecutivos de una empresa, por el puesto que ocupan y la información que manejan buscan respuesta a muchas preguntas.

Por qué hacer un proyecto en estos momentos; qué resultados se están obteniendo con lo que se está haciendo; preguntas relacionadas a la tecnología, cómo aplicarla en la empresa, sí la aplicación sería por etapas o directamente. También pueden tener preguntas “negativas”, por ejemplo, ejecutivos de las áreas cómo calidad, seguridad, suelen tener problemas cómo qué pasa <si algo resulta negativo>, por la naturaleza del puesto es natural plantearse este tipo de preguntas.

Las presentaciones ejecutivas serán un plus, si se proporcionan respuestas a esas incógnitas.

¿Qué es lo que esta presentación ofrece?

Es una de las primeras que tiene en mente el ejecutivo, así que es muy importante tenerla en cuenta al elaborar la presentación.

Plantear lo que la presentación aporta ayuda en gran medida a capturar la atención del ejecutivo desde el inicio.

Otro aspecto relevante. Las presentaciones ejecutivas deben estar enfocadas en uno o dos objetivos. De lo contrario, la atención de las personas puede ser dispersa y la presentación perderá su valor.

¿Por qué es importante en este momento para ellos lo que se va a presentar?

Otro aspecto importante para tomar en cuenta, que los ejecutivos suelen preguntarse “¿Por qué es relevante para mi esta presentación?”

Tendrá presente esta pregunta a lo largo de la presentación, así que, entre más pronto encuentre respuesta, más rápido se sentirá parte de la ponencia.

¿Cuál es el significado de lo que se está presentando?

Es importante capturar la atención del ejecutivo desde el principio y que permanezca interesado durante toda la ponencia.

Hablar con tecnicismos o palabras que desconozcan, pueden confundirlos y distraerlos. Un lenguaje amigable, será de gran ayuda.

Ayudará mucho resaltar los que representan buenas noticias, oportunidades, focos de atención, amenazas. Cuando el ejecutivo espera fuentes de información para tomar decisiones, la información contenida en presentaciones ejecutivas puede ser un gran aliado.

¿Cuál es el soporte de esta información?

Una vez que el líder tiene clara la visión global de la presentación, es probable que esté interesado en conocer acerca del detalle de la información. Es el momento de presentarle los proyectos en curso o información operativa.

Pero hay que cuidar que sea esta secuencia, no al revés. Si primero se le presenta la situación de todos los proyectos abiertos, es probable que su atención empiece a difuminarse.

¿Cómo seguir adelante?

Completar la ponencia no es el final.

Una vez que el ponente dice “hasta aquí llegamos con la presentación de hoy”, una pregunta que suelen expresar los ejecutivos es “´¿qué sigue?”.

Puedes comentar los próximos pasos desde una perspectiva amplia, por ejemplo, que es lo que se proyecta conseguir a final del mes, a fin de trimestre a medio año. También se puede comentar sobre los próximos lanzamientos, productos nuevos y cuando se tiene proyectado.

Es momento también de solicitar la autorización para empezar un proyecto o proceso.

¿Qué pasa si sucede algo negativo?

Suelen presentarse durante las reuniones ejecutivas y es importante prepararse para manejarlas: las objeciones.

• De donde saldrán los recursos económicos para el nuevo proyecto.
• Qué protocolos de seguridad se están considerando para la construcción de un edificio.
• Al implementar cierta tecnología, la preocupación puede ser que el retorno de la inversión no sea en el corto o mediano plazo.

Una forma de manejar ese tipo de inquietudes es colocarlas en la balanza vs. los beneficios, en el caso de las objeciones de seguridad, es importante mencionar las medidas que se consideran para minimizar los riesgos.

¿Cuál es el objetivo anual y cómo se alinea con el largo plazo?

Una presentación puede presentar avances, sin embargo, una pregunta puede ser ¿respecto a qué representan avances?

Será de gran utilidad hacer mención sobre los planes, iniciativas por cumplir en el año con el fin de ayudar a dar más claridad a la información contenida en la presentación.

6 recomendaciones para crear presentaciones ejecutivas

Se trata de personas que tienen el tiempo medido

En vez de planificar una extensa presentación, hay que poner en la mesa el tiempo que se tiene para exponer y hacer una lluvia de ideas sobre cómo distribuir el contenido.

Otro aspecto importante por considerar: Una sesión de preguntas y respuestas.

Esto es, si el tiempo disponible son 45 minutos, hay que diseñar la presentación para dejar espacio de 10 a 15 minutos para las preguntas de parte de la audiencia.

Una palabra clave en presentaciones ejecutivas – resumir

Para elaborar una presentación ejecutiva se necesitan muchas horas de investigación, así como recopilar información de diferentes fuentes.

Con toda la información disponible, podría elaborarse una extensa ponencia.

Pero una clave para presentaciones ejecutivas exitosas es resumir, ¿qué puedes hacer al respecto?, después de recopilar la información, elabora un borrador donde se plasmará todo el contenido a presentar, ese primer ensayo será muy extenso, sin embargo, te aseguras de no dejar fuera algo que puede ser importante.

A continuación, resume en un nuevo borrador; es probable que utilices varios borradores más. Ten en cuenta el tiempo para exponer, 30 – 45 minutos, te ayudará como guía para determinar el borrador definitivo.

Incluye beneficios y prepárate para las objeciones

En ese resumen de información, es importante incluir los beneficios que se pretenden conseguir.

Sin embargo, hay que estar preparados para las objeciones, responder preguntas cómo,

¿A cambio de qué se conseguirán esos beneficios? O ¿quiénes resultarán afectados?

La idea es por medio de las respuestas, los objetivos puedan conocer cómo se compensarán esas desventajas, cómo reducir las afectaciones, que los beneficios superan las desventajas.

No ocultes los riesgos

Por el contrario, presenta los potenciales riesgos y prepara una estrategia para mitigarlos.

Eso mostrará a los ejecutivos que estás considerando un panorama con diferentes escenarios y hablará bien de ti.

¿Se pueden crear oportunidades?

Ayudará a aligerar la carga a los ejecutivos exponer las oportunidades que has descubierto.

Durante la recopilación de información, elaborar los borradores e ir resumiendo, quizá puedas descubrir oportunidades.

Más recursos para presentaciones ejecutivas exitosas

Las métricas forman parte de este tipo de presentaciones, principalmente los indicadores clave de rendimiento o KPIs.

Los KPIs ayudan a responder a preguntas clave que suelen tener los ejecutivos, así que es una gran idea apoyarse en ellos.

En la siguiente guía puedes conocer más acerca de los KPIs,

Cómo utilizar KPIs para evaluar crecimiento de la empresa.

Una herramienta para crear las presentaciones ejecutivas es power point. Esta herramienta permite crear presentaciones visuales de alto impacto.

También hay mejores prácticas para tener mayor impacto en la presentación.

Te comparto la siguiente guía para crear presentaciones en power point excepcionales,

Cómo hacer presentaciones en power point excepcionales.

Hablar en público requiere preparación, estar frente a una audiencia y captar su atención impresiona, de hecho, uno de los consejos más buscados es sobre cómo superar el miedo a hablar en público.

Conoce más del tema en el siguiente enlace,

10 consejos para ayudarte a superar el miedo a hablar en público.

Conclusiones

¿Cuál es el objetivo de presentar resumen gerencial?

Los ejecutivos suelen tener preguntas y las presentaciones ejecutivas constituyen una buena oportunidad para que los ejecutivos encuentren respuestas. Al momento de recopilar la información y preparar los borradores con el contenido, además de resumir es importante verificar que la información a presentar ayude a clarificar los beneficios, responder las objeciones y tomar mejores decisiones.

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