No está incluida en los planes, sin embargo, las interrupciones en el trabajo se presentan y aunque sean breves, si no se manejan adecuadamente pueden llegar a consumir varias horas de la agenda diaria.
Pueden ser visitas no esperadas; llamadas que se extienden en las cuales tratan temas diferentes al objetivo de la conversación inicial; mensajes de correos electrónico que no tienen un orden específico, distracciones con los compañeros de oficina al momento de tomar una taza de café; los problemas personales, que en ocasiones es difícil separarse de ellos durante el horario de trabajo.
Al trabajar de forma remota desde casa, la lista de distracciones puede crecer mientras se adapta un espacio del hogar para actividades del trabajo; al estar trabajando desde casa puede ser un reto separar las tareas del trabajo y el hogar.
Las interrupciones pueden acumularse si no se controlan, puede hacer que la jornada se extienda para completar lo que se dejó pendiente, esto puede hacernos sentir fatigados o culpables de no poder más actividades en el día por no gestionar esos paréntesis de tiempo.
A continuación, te comparto 7 recomendaciones para manejar las interrupciones en trabajo.
Cuando se trata de una interrupción en el trabajo y en que casos no
Las interrupciones cómo parte de la agenda de trabajo
En algunos casos, las interrupciones forman parte de la agenda diaria, por ejemplo,
- Atender un prospecto de cliente quien está muy interesado en establecer convenio que genere grandes beneficios.
- Recibir a colaboradores que llegan a informar sobre el éxito de un proyecto o quizá a prevenir situaciones en conflicto.
- Atender a colaboradores que se integran al equipo de trabajo.
Los casos anteriores se tratan de interrupciones justificadas, pues los clientes interesados en grandes proyectos siempre serán bienvenidos; por otro lado, el trabajo en equipo es un tema clave en el liderazgo.
Cuando algo hace perder la atención
Una distracción es cuando algo nos hace perder la atención de la actividad en la que estamos trabajando.
A diferencia del punto anterior, esas distracciones no forman parte de la agenda diaria. Se trata de algo que, de forma deliberada, nos llama la atención.
¿Las interrupciones en el trabajo son de poca importancia?
En ocasiones, así parece. Leer un correo, conversar con un colega, leer los encabezados o alguna noticia de primera plana, nos lleva poco tiempo en comparación con las horas de la jornada laboral.
Sin embargo, ¿cuánto tiempo nos lleva en recuperar la atención sobre lo que estábamos haciendo antes de la pausa? Quizá sea más tiempo del que tomamos para enfocar de nuevo la atención en la tarea. Además, las interrupciones breves pueden ocasionar que se comentan errores.
La suma de interrupciones cortas, pueden hacer al final del día que faltó tiempo para completar las actividades planeadas.
El efecto de multitarea en las distracciones
Hacer varias tareas al mismo tiempo puede resultar atractivo, inclusive se hace con frecuencia con actividades sencillas de carácter personal, por ejemplo,
- exponer una presentación mientras caminamos por la sala.
- Hablar por teléfono mientras nos desplazamos de un lugar a otro.
- Conversar con otra persona mientras conducimos un automóvil.
Este tipo acciones pueden desarrollar la creencia de manejar el tiempo con mayor efectividad al realizar varias tareas al mismo tiempo.
Sin embargo, hay tareas que necesitan de nuestra concentración de forma completa y un cambio constante en la atención de una tarea a otra puede reducir la productividad. El efecto es parecido a las interrupciones cortas, retomar la atención en una tarea anterior puede llevar tiempo e incluso dar lugar a cometer errores.
El efecto burnout y las distracciones
Mientras más sea el cansancio, más probabilidades hay que se presenten interrupciones en el trabajo, esas distracciones ya no se hacen de forma deliberada, más bien son resultado del agotamiento.
El cansancio provoca que las pausas sean más largas, pues lo que se desea es recuperar energía; trabajar con cansancio se requiere de un esfuerzo mayor para lograr la concentración en la tarea.
Alargar la jornada en el trabajo, tiene ventajas, cómo avanzar en los proyectos, poder disfrutar vacaciones sin dejar pendiente por atender, pero hacerlo cómo un hábito conduce al agotamiento y entonces las distracciones son más frecuentes.
Conoce más sobre el tema del burnout en el siguiente enlace,
Cómo vencer el síndrome de burnout laboral.
7 recomendaciones para manejar las interrupciones en el trabajo
Haz un listado con las interrupciones
Es importante hacer un recuento de las distracciones. Aunque sean breves algunas son repetitivas y afecta al rendimiento.
Esto ayudará a tomar conciencia que las ocasiones y situaciones que desvían la atención de la tarea en que estamos enfocados.
Al conocer los tipos de interrupción más frecuentes, se podrán establecer estrategias sobre qué hacer para reducirlas.
Decide qué es y qué no una distracción
Para establecer estrategias para manejo de interrupciones es importante decidir cuando se trata de una distracción y cuando no.
Puede tratarse de una interrupción en el trabajo productiva, cómo atender a los colaboradores. También puede tratarse de una interrupción para tomar un descanso después de un periodo prolongado de concentración en una tarea y ayudar a la mente a mantenerse enfocada y productiva.
Pero también hay que considerar aquellas que no son productivas cómo pláticas no relacionadas al trabajo, revisar continuamente correos electrónicos, llamadas, navegar por internet con propósitos personales, etc.
Planificación y seguimiento a las actividades
Tener un plan de actividades diarias, permite tener claridad sobre los objetivos por conseguir durante el día y es una buena estrategia para mantenerse ocupado. Sin embargo, hay que cuidar lo siguiente,
Que el tiempo para realizar las tareas no sea muy holgado
Genera la sensación de que el tiempo para realizar una tarea es más que suficiente, esta situación es propicia para las interrupciones en el trabajo.
¿Qué es lo que se puede hacer?
Dividir en objetivos más cortos, de esta forma cambiará la perspectiva sobre tiempo, ya no hay mucho tiempo para dedicarlo a distracciones.
Seguimiento
Tener un plan de trabajo es de gran ayuda, sin embargo, un refuerzo al plan es el seguimiento.
- Qué actividades se cumplieron
- Cuáles no.
- Cuáles fueron las interrupciones que se presentaron y debido a que.
Puede ser que con un plan de trabajo no se eviten las distracciones, pero el seguimiento ayudará a saber manejarlas y lograr que disminuyan.
Asigna un horario administrativo para ti
Acciones cómo leer y responder correos, realizar llamadas, no deben evitarse; por el contrario, hay asuntos importantes que se tratan por estos medios.
Entonces, ¿qué es lo que se puede hacer para que no representen momentos de distracción?
Asigna un horario dedicado para atender este tipo de actividades, por ejemplo, los correos electrónicos, de esa forma la bandeja de entrada no se llenará de correos pendientes, pero también se reducirán las distracciones. Salvo que se trate de un asunto con alta prioridad al cual hay que dar seguimiento, revisar correos 2 veces al día ayudará a mejorar la productividad.
Define las prioridades
Durante el día pueden presentarse situaciones, actividades por atender que no estaban previstas. Algunas de ellas llegan clasificadas cómo urgentes.
¿Qué tan prioritarias, importantes son estas tareas?
Dedicar tiempo a imprevistos puede consumir tiempo y desviarnos del plan de trabajo. Esto es positivo cuando se trata de tareas que tienen alta prioridad.
Definir las prioridades y lo importante, ayudará a tener una mejor gestión de las interrupciones en el trabajo. Este tipo de interrupciones no se eliminarán, pero sí se pueden manejar de forma más eficiente.
Por ejemplo, si los requerimientos urgentes no son prioritarios, se pueden delegar a otra persona, cómo atención para algunas llamadas y correos. También se puede delegar a las herramientas de tecnología, cómo es el caso de publicaciones en redes sociales.
¿Cómo determinar que es prioritario, importante, lo que se recomienda delegar?
Te explico más a detalle en la siguiente guía,
Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.
Acondiciona el lugar para administrar las interrupciones en el trabajo
Hay diferentes formas de acondicionar el lugar de trabajo para una mejor gestión de las interrupciones.
Un ejemplo, es organizar el escritorio y la información en la computadora personal.
Un escritorio lleno de papeles sin organizar puede provocar que la búsqueda de un documento en particular lleve mucho tiempo. Una forma de organizarse es tener a la vista la información relacionada con las actividades que se están atendiendo.
Lo mismo sucede con la información contenida en la computadora. Organizar en carpetas, ayudará reducir el tiempo utilizado en la búsqueda de documentos.
Adapta la oficina desde casa
Esta recomendación y la siguiente son para trabajo a distancia.
Los espacios en casa son diseñados para actividades en casa, que son muy diferentes al trabajo de oficina. Es importante separarlas para enfocarse completamente al atender tareas de uno y otro tipo.
Aquí hay trabajo mental. Por ejemplo, si se decide trabajar en la sala, hay que hacerse la idea que este lugar ya no es sólo para atender visitas, también para realizar tareas relacionadas con el trabajo.
Ajusta el horario
Al trabajar desde casa, hay que atender desde el mismo lugar actividades relacionadas al hogar y al trabajo.
Trabajar desde casa tiene sus ventajas, pero hay que organizar un horario para disfrutar de los beneficios. ¿Qué tal seguir respetando el horario de oficina al que se está acostumbrado? Eso sí, se puede dar seguimiento a los resultados y hacer ajustes para lograr mejores rendimientos.
Conclusiones
Es algo con lo que hay que lidiar a diario, las distracciones, que en ocasiones parecen que no es significativo desviar la atención por algunos minutos, pero en suma puede demorar el cumplimiento de grandes objetivos.
Decidir cómo manejar las interrupciones en el trabajo es un paso importante para avanzar. Hay que determinar cuales son productivas, que forman parte del puesto y cuales no, en estas últimas hay que trabajar; quizá no se puedan eliminar por completo, pero es posible de reducir su impacto en el cumplimiento de las tareas.
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