Evitar distracciones ¿representa todo un reto? Es importante enfocarse en el trabajo para cumplir objetivos y metas, aunque no siempre el escenario es ideal.

Atender múltiples proyectos, correos electrónicos, llamadas o una distracción de 5 minutos que se convierte en mucho más tiempo, ya que además de desviar la atención, para recuperar el ritmo de la tarea en curso requiere también tiempo.

No poder concentrarse en el trabajo afecta la productividad y eficiencia. Emplear más tiempo de lo presupuestado o volver a reprocesar tareas por errores ocasionados por distracciones, no es lo más deseable.

Las distracciones también llegan a afectar un proceso creativo, las ideas necesitan esfuerzo y enfoque en ellas para descubrir su potencial; de lo contrario su valor puede pasar desapercibido.

Pasar de las distracciones a enfocarse en el trabajo, es construir hábitos positivos, requiere dedicación y constancia. A continuación, te comparto algunas acciones para conseguirlo.

Planificación de las tareas

Elaborar un plan, ya sea desde un día anterior, para toda la semana, ayudará a enfocarse en el trabajo y tareas por realizar.

Con un plan se puede hacer una lista de los recursos que se necesitan para realizar cada tarea, lo que facilita la concentración para trabajar.

Conocer los recursos a utilizar durante el día, permite organizar el lugar de trabajo; objetos adicionales, cómo papelería u otros artículos, pueden ocasionar que la mente se disperse en otro tipo de actividades.

Asignar prioridades para enfocarse en el trabajo

¿Cuál es la prioridad de cada tarea de la lista de pendientes? ¿Qué tareas demandan más esfuerzo y concentración? ¿Qué tareas deben ser entregadas hoy?

Asignar prioridades, además de organizarse mejor, contribuye a trabajar con más eficiencia. Por ejemplo, durante un día hay 3 tareas prioritarias y una en especial, requiere un esfuerzo considerable de concentración y desgaste de energía. Entonces, es esa la tarea con la que hay que empezar el día. Efectuar actividades con estas características cuando ha transcurrido una buena parte del día, puede dar lugar a invertir horas adicionales a la jornada laboral, se está más propenso a cometer equivocaciones.

Conoce más sobre asignación de prioridades, en el siguiente enlace,

Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

Agrupa por tipo de tareas

Una que has logrado concentrarte en la temática de una tarea y conocer más de la situación actual, aprovecha ese momento para realizar más actividades similares, así será más sencillo enfocarse en el trabajo.

Por ejemplo, si realizas una visita al área de calidad para asistir a una reunión de trabajo y en la lista de tareas incluyen una reunión en el área de finanzas, otra en el área de recursos humanos, una visita guiada al cliente por el área de calidad.

La recomendación es, al finalizar la reunión en el área de calidad, agenda el recorrido con el cliente; durante la junta puedes aprovechar para enterarte de las novedades y compartirlas con los visitantes.

Evita multitasking

Quizá al estar atendiendo tareas similares, te sientas motivado a atender más de una tarea a la vez, aprovechando la inercia e involucramiento de la temática.

Sin embargo, cada vez que cambias de tarea necesitas tiempo para reenfocarte en la tarea anterior o siguiente, lo que dificulta la concentración y la eficiencia en el resultado final.

Utiliza el poder de mantenerse enfocado para aumentar la productividad y la eficiencia.

En el siguiente enlace te comparto más sobre el tema de productividad,

Qué es productividad, definición + 5 dinámicas para líderes tenaces.

Que el ambiente sea adecuado para enfocarse en el trabajo

Reducir el ruido

El ruido es los principales elementos que propician la distracción. Ya sea que el ambiente de trabajo donde se encuentran líneas de fabricación en movimiento, en un lugar con mucho flujo de personas, etc.

Una alternativa para reducir el ruido del ambiente y facilitar la concentración en el trabajo, consiste en utilizar audífonos y escuchar música relajante.

Además de aislar el ruido, es importante enfocar la atención visual en la tarea, ya que, en un área con mucho movimiento, puede convertirse en un factor para la distracción.

Herramientas de trabajo adecuadas

Por ejemplo, si trabajas con un software o equipo de cómputo con tiempos de respuesta altos, no sólo contribuye a la distracción, sino que afecta la productividad e inclusive a otras personas que esperan el resultado de ese trabajo. Lo mismo aplica, a la calidad de señal de internet.

En este caso, es importante revisar las recomendaciones y mejores prácticas para operar los equipos de cómputo, así como realizar mantenimiento preventivo y correctivo. Más de desviar la atención en otros asuntos, se trata de cómo trabajar de forma más eficiente.

También hay que cuidar aspectos que no parecen relevantes, pero son grandes distractores, cómo la comodidad del lugar de trabajo, silla y escritorio.

Un mal soporte de la silla, puede ser incómodo con el paso de las horas, hasta el punto en que sea muy difícil concentrarse.

En este último caso, hay que mencionar que, para largas jornadas, hay que realizar pequeñas pausas, ya que el nivel de energía disminuye conforme pasan las horas del día. Cuando la concentración en una tarea es muy prolongada, una pausa puede ayudar elevar el nivel de eficiencia de la actividad.

Gestión de tareas grandes y complejas

Divide en pequeñas tareas

Hay una metáfora que dice, “¿Es posible comer a un elefante? Sí, es posible; ¿cómo? En pequeñas porciones”.

Una ventaja de dividir una tarea, es que hace más sencilla su realización. Pero es importante planificar los pasos a seguir, la coordinación de las mismas, cuántas personas estarán involucradas, la función que van a desempeñar, etc. Hay que enfocarse en el trabajo y en elaborar el plan.

Hay mucho tiempo para realizar la tarea

Una de las sensaciones que generan las tareas grandes es que hay tiempo de sobra para realizarlas. Así la atención suele enfocarse en tareas más placenteras.

Sin embargo, la realidad es distinta. Si hay mucho tiempo para realizarla, semanas, un mes o más, pero es debido a la complejidad de la actividad y el tiempo asignado suele ser justo para completarla.

Dividir las tareas, ayudará a cambiar la percepción del tiempo y reducir la tentación de distraerse. Por ejemplo, tareas cortas de 3 o 4 horas de duración, la sensación de que el tiempo para su entrega está ya próximo, ejerce presión para concentrarse en el momento actual y el resultado esperado.

Etiquetar las etapas de tareas complejas

• ¿Por dónde empiezo?
• ¿En qué etapa estoy trabajando?
• ¿Qué avance llevo?
• ¿Qué etapas están pendientes por realizar?

Una acción para desarrollar tareas complejas consiste en etiquetar con pequeñas notas cada una de las etapas de la misma

• Finalizada.
• Pendiente hacer …
• Se unificó con la etapa …
• Se canceló.
• Otras anotaciones.

Las notas proporcionan un panorama global de la situación, permite ubicar los siguientes pasos.

La idea es evitar sentirse abrumado para complejidad de la tarea y distraerse en otros asuntos.

Cuida el nivel de energía

Dedicar más cantidad de horas a trabajar, ayuda a completar un proyecto antes de lo planificado, quizá sí.

Es una buena opción en pequeños proyectos, de algunos días de duración.  Horas extras por día puede ayudarlo a completar antes de lo previsto.

Por otro lado, en ocasiones, surgen los imprevistos y la salida más viable es dedicar horas adicionales para solucionarlos.

La situación cambia en plazos más amplios, trabajar largas jornadas por semanas, meses, el nivel de energía disponible puede traducirse en cansancio y obstaculizar la concentración.

El agotamiento mental, la falta de horas de sueño, dificulta enfocarse en el trabajo.

Se puede hacer un esfuerzo en estas condiciones, sin embargo, la concentración será sólo por lapsos de tiempo.

Después se requiere de otras actividades, como caminar por los pasillos de la oficina, en el exterior, consumir agua, café. Estas actividades son favorables a la concentración, pero la solución más adecuada es reestablecer el equilibrio, trabajo – descanso.

Gestión de buenas y malas noticias

Las emociones y la concentración en el trabajo

Las emociones influyen en el estado de ánimo y en la concentración. Una noticia, puede afectar a las personas de forma diferente. Hay quienes reciben la información e inmediatamente retoman la rutina de sus actividades, para otras, el día cambió. La atención se enfoca en digerirla, más no en la rutina diaria de trabajo.

 Impacto de las noticias negativas

¿Cómo impactan las noticias negativas? Quizá hay algo que te preocupe en relación a esa noticia y afecte en lo personal; entonces las prioridades cambian y el enfoque también.

Impacto de las noticias positivas

Si durante el día llegan noticias sobre promociones, sobre ascensos ¿Cómo cambia el día para ti? ¿Enfocas la atención nuevamente en las tareas? O ¿La emoción, es nivel de felicidad es tal que, más que en atender una tarea te esfuerzas por hacerla perfecta, aunque eso implique desviar la atención?

Es importante gestionar este tipo de eventos, pues aunque se trata de una posibilidad, ¿Qué sucederá si es otra persona, sea quién reciba la promoción?

Cómo gestionar las emociones de las noticias

¿Alguien más en el área de trabajo puede ayudarte a normalizar el estado emocional? ¿Qué tal si tomas un breve descanso para recuperar la concentración? ¿Te preocupa algo, la solución está en tus manos y necesitas salir del lugar de trabajo para sanar la preocupación?

Es importante buscar alternativas para la gestión de las emociones, definitivamente, tienen un lugar destacado en la vida, en lo profesional, para enfocarse en el trabajo y conseguir resultados deseados. Esto es inteligencia emocional.

Te comparto más del tema, en el siguiente enlace,

Qué es inteligencia emocional en el trabajo + 3 dinámicas aplicadas.

Conclusiones

Enfocarse en el trabajo para lograr los objetivos, hay que considerar el nivel de energía disponible y trabajar para concentrarse en las tareas.

Puede tratarse de un día con carga de trabajo equilibrada o un día lleno de desafíos, con actividades que demanden mucho desgaste de energía física o mental.

Por otro lado, los momentos o elementos que propician distracción están presentes y no sólo es durante un periodo breve; una distracción de “1 minuto”, se puede convertir en horas.

Las distracciones afectan a la productividad y eficiencia. Es importante conocer e implementar efectuar acciones que resulten en una mejor concentración y así enfocarse en el trabajo para cumplir objetivos.

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