Hay muchas razones para efectuar una reunión ejecutiva. Desarrollar planes y estrategias, evaluar desempeños en un periodo de tiempo, negociar acuerdos, atención a clientes, reconocimientos del personal, tomar decisiones, entre otras.

La idea de reunir a un equipo de trabajo o grupo de personas es llegar a acuerdos que se traduzcan en beneficios.

Son tan amplios los asuntos que se pueden tratar en las reuniones de trabajo y si no hay un orden, las personas llegarán y se retirarán de la misma, sin que se produzcan acuerdos significativos.

Asistir a reuniones en las que se percibe que es una pérdida de tiempo debido a que no se obtiene algo concreto, lleva a la apatía la iniciativa o proyecto por el cual se debería estar obteniendo algún valor.

Una reunión ejecutiva, empresarial o de otro tipo, para producir beneficios, se debe crear una atmósfera productiva, donde los participantes aporten y se generen colaboraciones que conduzcan a resultados satisfactorios.

Las reuniones de trabajo son efectivas cuando se generan beneficios para los participantes e iniciativas bajo las cuales se desarrollan las reuniones.

En este post te platico cómo agregar beneficios.

Organiza y prepárate para la reunión ejecutiva

Organiza la agenda

De una temática o asunto a tratar se pueden escuchar diversas opiniones. Esto es favorable, ya que enriquece la propuesta y la toma de decisiones. Por otro lado, entre más puntos de vista existan, se puede dispersar el propósito inicial y dificulta consensar decisiones.

Uno de los retos durante una reunión ejecutiva es gestionar las diferentes opiniones.

De ahí la importancia de establecer una agenda. El tema puede ser extenso, pero especificar los puntos a tratar y contribuye a organizar las conversaciones de los participantes, los acuerdos que se generen, así como las decisiones.

¿No son suficientes los puntos a tratar para cubrir toda la problemática? En este caso se pueden seguir 2 alternativas.

¿Algunos de los puntos de vista que no están contemplados en la agenda original son críticos para el éxito de la decisión? Lo más conveniente es incluirlos y especificar cómo aportan al resultado deseado.

¿Los puntos incluidos en la agenda original cubren las expectativas esperadas, pero se trata de un asunto que da para más?

En este caso, lo más conveniente es dividir ese asunto en etapas. Por ejemplo, llegar a acuerdos y tomar decisiones en la junta actual, cómo primer paso. A continuación, diseñar y acordar cómo cubrir el resto de las etapas. Aquí se trata de evitar mezclar asuntos y que se complique la situación y en su lugar, generar avances.

De prioridades a prioridades

Así cómo se presentan diferentes puntos de vista sobre una temática, también se presentan casos en cómo se perciban las prioridades. Es importante manejar esta situación, ya que puede sabotear la junta.

¿Cómo se presentan estos casos? ¿Algunos ejemplos?

Se convoca a una reunión ejecutiva para seguimiento al plan estratégico. De repente uno de los participantes llega solicitando cambiar la temática de la junta para solucionar una problemática que está impactando las operaciones diarias de la empresa.

En estas circunstancias, ¿qué asunto es más prioritario? Los dos.

Es cuestión de ubicar los contextos, en este caso, cada uno tiene prioridad. Sólo hay que diferenciar y separar dichas prioridades.

Las operaciones diarias, merecen un seguimiento por día, efectuar reuniones para este efecto; los retos que se presenten, deben atenderse lo más pronto posible para garantizar la estabilidad de las funciones.

Una estrategia, está dirigida hacia el largo plazo, es un enfoque distinto a lo inmediato; por lo que lo relacionado a este tema, debe tratarse cómo un asunto exclusivo en la junta.

Prepara propuestas para mejorar

Hay quienes se enfocan en el lado negativo; tienden a ver los defectos y lo que es erróneo. De ahí lo que comparten a los demás. Este es el rumbo que puede tomar la reunión.

Uno de los beneficios que pueden resultar de una reunión ejecutiva consiste en preparar propuestas para cambiar lo que está mal y cómo se puede mejorar.

Es importante plantear cómo abordar el tema.

Utiliza un lenguaje amigable

Pueden ser buenas las iniciativas que planteas para mejorar, ¿Y cómo son percibidas por los demás?

Quizá se trata de propuestas que contienen términos técnicos, conocimientos especializados, aun así, no necesariamente debe tratarse como algo complicado. En estos casos, es conveniente utilizar un lenguaje amigable para comprensión de todos los participantes.

Se trata que plantear alternativas que sean consideradas relevantes y no cómo algo que complique la situación actual, así cómo cambiar el enfoque negativo por uno positivo, que sí es posible mejorar.

Reconoce las buenas iniciativas

Ser líder no implica ser el autor de los mejores planteamientos.

Las ideas más apropiadas pueden surgir del colaborador más novel. Es importante apoyarlas y sugerir cómo hacer que funcionen mejor. Esta actitud además de agregar valor a las reuniones, permite que los asistentes se involucren, se fortalezca el espíritu colaborativo del equipo de trabajo.

Eso sí, cuando el líder no esté de acuerdo con una iniciativa o no vea su potencial, hay que decirlo sin que suene a imposición. En lugar de decir, “esa idea no funcionará… “ es más acertado decir “No estoy de acuerdo con tu planteamiento debido a … “ ó “No alcanzo a ver la utilidad, ¿Puedes explicar con más detalle tu idea?”.

Prepara preguntas y respuestas

Fomenta la participación de los asistentes a la reunión ejecutiva

En algunas reuniones, los asistentes no se conocen, no están seguros en cómo los demás reciban sus opiniones e inclusive sientan que plantear alguna duda sean percibidos cómo poco conocedores del tema central de la junta.

Las preguntas abiertas son una gran herramienta para solucionar las situaciones anteriores.

En las juntas es importante,

• fomentar el diálogo.
• Generar ideas.
• Aclarar dudas.
• Permitir una mejor comprensión del asunto a tratar.

Y las preguntas tienen la capacidad de generar las dinámicas cómo las anteriores.

En el siguiente post, te comparto 20 preguntas que puedes utilizar para fomentar la participación en una reunión ejecutiva,

20 Preguntas abiertas y poderosas que guiarán a superarte.

Enfoca a los participantes en el objetivo central

La emocionalidad de las personas, se puede manifestarse en las reuniones, enojos, algunos temores, generan discusiones en lugar de diálogo entre los asistentes; así, la junta puede tomar rumbos distintos.

¿Cuáles son las causas del enojo, de esos miedos? ¿Se trata de algo relacionado al asunto de la reunión? O ¿Es debido al momento actual que viven los involucrados?

Situaciones como cambios repentinos, situaciones de crisis, disparan este tipo de emociones y sin embargo, son entornos que hay que enfrentar y buscar soluciones.

Las preguntas tienen la capacidad de ayudar a visualizar el contexto desde una perspectiva diferente. Cambiar de visualizar el vaso cómo medio vacío por medio lleno.

La importancia de agregar valor a una reunión ejecutiva

Ser convocado a una junta no es siempre es considerado cómo algo agradable.

Algunas ocasiones, son consideradas cómo pérdida de tiempo y con este criterio,

• Se asume con indiferencia.
• Las personas asisten, pero no aportan algo significativo.
• Se delega a otra persona quien no necesariamente está involucrado en el asunto o temática.

Así, las reuniones de trabajo dejan de ser efectivas.

Hay que considerar que para algunos de los involucrados quizá implica viajar grandes distancias. ¿Justificará el viaje, el motivo de la reunión? De ahí la importancia buscar beneficios.

En sí, ¿qué es lo que se espera lograr en la reunión de trabajo?

Reuniones de trabajo para compartir información

• ¿Hay algo importante que comunicar a los demás?
• ¿Cómo contribuye la información a compartir en la reunión en el alcance de objetivos y metas de la empresa?
• ¿Se trata de unificar criterios, definir u homologar procedimientos de trabajo?
• ¿Hay algún cambio importante a comunicar o se trata de provocar cambios?

En las respuestas a las preguntas anteriores encontrarás si existen argumentos para agregar beneficios para una reunión ejecutiva o no.

Tomar decisiones

Después de asistir a una junta de trabajo, ¿Qué es lo que cambió? ¿Qué fue lo que se acordó?

Un aspecto clave para la efectividad de las reuniones es la claridad en el resultado a conseguir, además de detallar la agenda. Esto le permite dar un rumbo y retomarlo, cuando las conversaciones se desvíen del objetivo principal.

Ahora bien, la junta fue muy bien organizada y dirigida ¿Cuál fue el resultado final?

Otro aspecto importante es involucrar a tomadores de decisión del asunto a tratar.

Cuando los asistentes no son los autorizados para decidir, los acuerdos logrados en la reunión pueden perder su valor o quedar en borrador sin pasar a la acción, ya que el responsable no ha participado en la dinámica de la junta y su punto de vista quizá sea diferente.

En cuanto al segundo aspecto clave, durante la organización de la reunión, considera lo siguiente ¿Estarán convocados los tomadores de decisión para conseguir el cambio deseado?

Promueve la armonía grupal

Qué los participantes asistan a una reunión ejecutiva estresados por los retos de la agenda diaria, es un factor que impacta en la productividad de la reunión.

Generar un ambiente positivo es una forma de agregar valor a las reuniones empresariales. Se necesita que los invitados estén en su mejor versión; qué puedan concentrarse, involucrarse y aportar.

Conclusiones

La agenda de un líder está llena de juntas de trabajo. Ya sea en la sala de juntas de su oficina, con algún colaborador cercano o quizá sea necesario viajar grandes distancias.

¿Qué es lo que justifica esta inversión de tiempo? Los beneficios que se aporten a los participantes y los resultados obtenidos.

Durante una junta mal organizada es fácil desviar la atención, revisar pendientes en los smartphones, preparar el material de las siguientes reuniones en su computadora portátil y otras distracciones.

El objetivo de convocar a un grupo de personas, es que participen activamente es conseguir resultados al finalizar la junta.

Define el objetivo, que es lo que se desea conseguir, propicia que la información fluya y se obtengan cambios por medio de la toma de decisiones, eso permite aportar beneficios a una reunión ejecutiva u otro tipo de juntas de trabajo.

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