Cuando se prepara un mensaje a comunicar, ya sea una noticia relevante, una presentación de negocios, se hace pensando en la idea principal del discurso. Cómo transmitirlo con caridad, qué palabras, historias, utilizar. Y ¿cómo es la preparación para una escucha efectiva con los interlocutores?

Ya sea por la misma agenda diaria del líder, la prisa por comunicar; por ejemplo, en una presentación ejecutiva el hecho de estar exponiendo y a la vez pensar en los pasos siguientes, las decisiones a tomar, no se contempla lo que los demás están percibiendo con la información que están recibiendo.

En un proceso de comunicación, hay que cuidar las dos vías; cómo se transmite el mensaje, claridad en lo que se comunica y por otro lado tener una escucha efectiva sobre lo que los demás expresan. Tanto el expresarse con facilidad y claridad, así cómo saber escuchar son habilidades clave en las personas y en el liderazgo no es la excepción.

Los demás también tienen algo importante que transmitir; desarrollar la habilidad de escuchar ayuda a crear confianza y cercanía con el equipo de colaboradores a mejorar los resultados.

Te comparto a continuación las siguientes recomendaciones para desarrollar la escucha efectiva con los interlocutores.

Evita hacer juicios

Los juicios afectan de forma negativa lo que se escucha del interlocutor.

Frases como,

• “Ya conozco por dónde van tus palabras”.
• “Con lo que me has dicho es suficiente”.
• “No necesito escuchar más “.

¿Estás seguro sobre lo que tu interlocutor desea comunicar? o ¿Interrumpes a tu interlocutor por juzgar sus palabras sin tener la seguridad del contenido del mensaje completo?

Interrumpir a las personas no favorece la escucha efectiva además, puede significar pérdida de oportunidades y afectar la confianza con las personas.

¿Qué tal si en el resto del mensaje está el contenido más valioso?

Escucha efectiva y parafraseo

Para lograr una comunicación y escucha efectiva hay que permitir que el interlocutor comparta el mensaje completo, sin interrupciones.

¿Hay algo que suena confuso, alguna duda en cuanto a lo que la otra persona ha comentado?

Es momento de asegurarse; una vía es realizando preguntas tales cómo

• ¿Puedes explicar que es lo que deseas expresar con…?
• Cuando dices … estoy entendiendo que … ¿Es así?
• Esperaba que con la decisión que se tomó en la junta pasada, solucionara el problema. De acuerdo a lo que escucho, percibo que no fue así ¿Estoy en lo correcto? ¿Qué fue lo que sucedió?

De esta forma, se pueden descubrir oportunidades, transmitir confianza, generar compromisos.

También conocerás la información completa que los demás desean transmitir.

Deja a un lado los elementos distractores

De forma similar a cuando se hace un juicio, los elementos distractores ocasionan que la conversación tome otro rumbo, se posponga para una siguiente ocasión.

Documentos, la computadora, el teléfono, inclusive el escritorio si te encuentras en tu oficina, puede representar una barrera para la comunicación efectiva.

Enfoca la atención en los interlocutores. Eso significa, dejar a un lado aquello que pueda distraer la atención.

El interlocutor puede compartir el mensaje y llevarse un valor adicional. Por ejemplo, quizá te comparte alguna situación que visualiza como problema, pero no lo es para ti y explicas la razón. Escuchar el mensaje completo, puedes aportar valor y experiencia para los demás.

Cuando no es el momento apropiado

Somos seres humanos y en ocasiones no estamos en el momento propicio para tener una escucha efectiva con los demás.

Alguna dolencia física, una emocionalidad que en ese momento nos supera, representan una barrera para escuchar con atención.

En esos casos es conveniente, disculparse y acordar una reunión posterior.

El propósito es que te encuentres en el momento apropiado para escuchar y comprender lo que el interlocutor desea comunicar.

La mente en tiempo presente

Siempre existen tareas pendientes por atender y quizá alguno de esos pendientes se convierte en una preocupación: No olvidar atender esa actividad pendiente, llegar a tiempo a la cita, preparar y llevar lo necesario, etc.

Aun con la trascendencia que representa esa actividad próxima a realizar, es importante mantener la mente en tiempo presente para tener una escucha efectiva con el interlocutor.

Ya se les dedicará posteriormente el tiempo y la atención a los próximos compromisos en la agenda.

Utiliza elementos que te ayuden a comprender mejor el mensaje

Quizá te ha sucedido que el interlocutor comunica su mensaje, y el algún momento sentiste confusión y perdiste la secuencia del mismo.

¿Qué se puede hacer al respecto?

En programación neurolingüística existen los sistemas representacionales, que son los canales en los cuales se facilita mejor el aprendizaje: Visual, auditivo, kinestésico.

¿Consideras las explicaciones cómo largas, tediosas, confusas? Quizá tu mejor canal no es el auditivo.

De ser así, apóyate con imágenes relacionadas a la explicación. Por ejemplo, si la explicación involucra una secuencia de etapas o procesos, un diagrama de flujo es un excelente apoyo para las personas predominantemente visuales.

Asocia emociones a la conversación; te ayudará si eres una persona predominantemente kinestésica.

Practica la paciencia

La sensación de urgencia por participar en una conversación, puede provocar que el interlocutor no exprese su mensaje completo.

Si el tema es de interés, así puede convertirse la conversación, ya que se enriquece con la aportación de los diferentes puntos de vista. Para lograr que la conversación sea valiosa e interesante, es importante permitir que cada uno exponga su argumento sin ser interrumpido. Que sea un diálogo, no un monólogo.

Una conversación a la vez

Suele presentarse en una conversación, que un tema lleve a otro, ese segundo tema lleve a un tercero, a un cuatro y así sucesivamente.

Esto es positivo cuando se trata de una agenda que contempla todos esos asuntos y se cubren satisfactoriamente.

Saltar de tema en tema sin llegar a conclusiones relevantes, no favorece a la agenda o en una reunión ejecutiva.

Para conseguir lo anterior, hay que organizar la conversación y la escucha efectiva tiene un factor relevante. Escuchar con atención es fuente de aprendizaje, las propuestas para solucionar problemas, para desarrollar productos se fortalecen con la contribución de todos.

Los retos, lograr mejores propuestas y acuerdos; por otro lado, llevar un orden en las conversaciones.

Toma decisiones después de escuchar con atención

Has convocado a una reunión para revisar un tema, para decidir el rumbo de una situación.

En medio de la conversación, interrumpes y te diriges a los colaboradores, diciendo, “la decisión es la siguiente … “.

¿Por qué esa postura?

¿Hay premura en decidir? ¿Los participantes no están preparados, necesitan tiempo para digerir el asunto y es precisamente tiempo con lo que no se cuenta?

o

• ¿Sientes que tus opiniones son más importantes?
• ¿Estás interesado en escuchar lo que los demás pueden aportar?
• ¿Debido a qué, no consideras relevantes los comentarios de los demás?
• ¿Sientes que es más práctico decidir que escuchar y organizar las conversaciones?

Un líder tiene una visión más amplia de la situación; pero hay que guiar a los interlocutores para estar en la misma frecuencia. Por ejemplo, quizá se trate de la aportación de los colaboradores sea y es adecuada para el corto plazo. ¿Qué es lo que hace falta a las aportaciones para tener vigencia en un plazo más amplio?

Se empático con los interlocutores

¿Conoces que es lo que el interlocutor siente en el momento actual?

No siempre se acercarán a comunicar una noticia feliz, cómo el cumplimiento de una meta, obtención de los resultados deseados de una tarea. Probablemente estén preocupados o estén indecisos ante una situación.

Si tienes la habilidad de ponerte en el lugar de otras personas y entender cómo se sienten, entonces tienes buen nivel de empatía.

Tal vez hay algo que tú si conoces y eso puede ayudar solucionar la angustia de tu interlocutor; tal vez se trate de una persona en proceso de aprendizaje, por lo que le será de mucho beneficio, transmitirle además de confianza, conocimiento y compartir experiencias.

Es un ejemplo muy positivo que puede inspirar un líder; formar una cadena de valor, en la que los colaboradores desarrollen la habilidad de la empatía y apoyen en un futuro a nuevas generaciones a gestionar situaciones de estrés.

Las posturas corporales también comunican

Más de la mitad de la comunicación es no verbal. Las posturas corporales también comunican.

Dejar a un lado los elementos distractores no será suficiente para tener una escucha efectiva si la comunicación no verbal expresa indiferencia, molestia, es el mensaje que se envía a las personas. Por ejemplo, durante una junta de trabajo, posturas cómo, ver el reloj, buscar la salida de la sala, mientras otra persona comunica su mensaje, no son las mejores posturas para escuchar.

Enfocarse en tiempo presente, ayudará a alinear la comunicación verbal con la no verbal.

Conclusiones

Para lograr una buena comunicación hay que cuidar 2 vías; que el mensaje se transmita con claridad y tener una escucha efectiva con los interlocutores.

El día a día, llena las agendas y lo importante es presentar resultados transmitiendo un mensaje, una instrucción, un resultado, realizar una ponencia; ¿y qué es lo que los demás desean comunicar?

Quizá en esos comentarios se encuentra la respuesta que estamos buscando, aprendemos algo, podemos ayudar a los demás, conocer y prevenir alguna crisis, desarrollar alianzas para conseguir un resultado. La escucha efectiva brinda oportunidades para fortalecer relaciones personales y construir caminos para mejores resultados en el liderazgo.

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