¿Qué es y cómo se hacer un informe ejecutivo en una empresa?

Ya sea la justificación de un proyecto, de un producto, la presentación de un plan de negocio, entre otros, el informe ejecutivo propone el inicio o seguimiento de una actividad relevante de la empresa.

Este documento, está dirigido a personas que no disponen espacio en su agenda para investigar más detalle sobre un tema en específico. Tienen todas las preguntas y necesitan de todas las respuestas.

Por otro lado, conocen la situación de un problema y requieren de propuestas o elementos que les permitan tomar decisiones.

¿Cómo elaborar, crear  un informe que cubra las necesidades del equipo gerencial, en cuanto a conocimiento y argumentos sobre siguientes pasos de un evento en específico?

Te comparto a continuación cómo se hace un informe ejecutivo y que hay que tener en cuenta.

Qué es un informe ejecutivo

Es un documento impreso, donde se redacta en forma condensada.

• Informe de investigación.
• El análisis de un producto o servicio.
• Observaciones, recomendaciones al plan de negocios.
• Seguimiento periódico, mensual, trimestral, anual al plan estratégico.

La finalidad del desarrollo de un informe de esta naturaleza, es que los líderes del negocio que suelen tener la agenda completa, tengan acceso a información completa que les permita conocer la situación de un escenario en particular, las siguientes acciones o tomar decisiones, sin la necesidad de invertir mucho tiempo en su lectura.

Uso de proyecciones o tendencias

Uno de los factores que enriquece al resumen ejecutivo de una empresa son las proyecciones. No se trata de conocer únicamente que sucedió, sino puede suceder si se continua con la estrategia en curso o que cambios externos se estiman en un futuro próximo o en el largo plazo.

Con este contenido, un reporte ejecutivo, genera temas de conversación en los equipos gerenciales, sobre el desempeño de las acciones estratégicas.

Problemas y soluciones

Un ejemplo de este tipo de informes, es el relacionado a investigaciones, proyectos de renovación o de nuevos productos y servicios.

Es importante clarificar a que necesidades está enfocado ese bien y las alternativas que presenta para segmento de clientes a quien va dirigido.

Más ejemplos, son los informes relacionados a un área del negocio, como calidad, recursos humanos, proyectos de mejora, etc.

Resumen ejecutivo de un plan de negocios

Para este caso, el objetivo es buscar alianzas, atraer inversionistas a la empresa.

El informe ejecutivo presenta,

• La visión de la empresa.
• La propuesta de la alianza o sinergia empresarial.
• Ventajas competitivas.
• El modelo de negocio.
• Reconocimientos.
• Quienes integran el equipo directivo.

Te invito a conocer más de los puntos anteriores.

Acerca de la visión empresarial,

Cómo pasar de una idea a crear la visión de una empresa.

Acerca de modelos de negocio,

Como un CEO puede diseñar un modelo de negocio exitoso.

Acerca de las ventajas que aportan las alianzas entre empresas,

Cómo identificar ventajas competitivas que aportan las alianzas estratégicas.

Quizá, además de alianzas, estés interesado en conocer acerca de fusiones de empresas,

Cómo solicitar a un Coach adecuadamente tarifas para fusionar empresas.

Frecuencia de elaboración y presentación del resumen ejecutivo

La frecuencia de elaboración del resumen o informe ejecutivo, depende del evento relacionado. Por ejemplo, de un producto o servicio, se realiza una presentación para informar al equipo directivo sobre el anteproyecto; allí se define el periodo de seguimiento hasta su lanzamiento.

Algo similar sucede en el caso de las sinergias, alianzas de negocios. Dependiendo de la etapa en que se encuentre, decisiones para las partes involucradas, será la frecuencia de actualización del informe escrito.

En el caso del reporte ejecutivo para seguimiento de la estrategia o una de las áreas de negocio de la empresa en sí, la frecuencia de elaboración o actualización, puede ser mensual, trimestral, semestral y el cierre anual.

Cómo empezar con un informe ejecutivo, ejemplo avances al plan estratégico

Cómo se hace un informe ejecutivo con los datos de la empresa

La gestión de los datos es un factor relevante acerca de cómo empezar a redactar un informe.

Hay diferentes tipos de datos y es importante conocer la función que cada uno de ellos realizan. Esto facilita la creación de los documentos ejecutivos.

Es recomendable conocer el flujo de información de los siguientes tipos de datos, para facilitar el seguimiento en los resúmenes ejecutivos.

Datos transaccionales

Representan el flujo de información que se genera a diario en la empresa.

• Los datos de calidad de un producto.
• El detalle de fabricación por pieza, por lote.
• Registro de asistencia por empleado.
• Registro de asistencia a eventos de formación.
• Datos de documentos de órdenes de compra de clientes.
• Inventario de insumos.
• Inventarios de producto terminado.
• Rutinas de mantenimiento.
• Datos financieros, costos de fabricación, costos en insumos de oficinas.
• Datos de entrega del producto final al cliente.
• Datos de facturación.
• Saldos.

Una característica de este tipo de datos es que la información se actualiza constantemente durante el día o con más frecuencia, como en el caso de los inventarios.

Con los datos transacciones, se generan algunos tipos de informes. Algunos ejemplos, informes diarios de

• Fabricación.
• Entrega de productos a clientes.
• Inventario de materia prima y niveles de surtido.
• Resultados de inspección de calidad.
• Asistencia y ausentismo.

Otra característica de los datos transacciones, es que son fuente para los informes gerenciales.

Datos analíticos o gerenciales

¿Qué son los datos gerenciales y cómo se elabora un informe de este tipo?

Son aquellos que se utilizan para medir comportamiento, desempeño de un área de negocio o eventos de trascendencia.

Es información más resumida en relación a la información transaccional. Un elemento muy importante en este tipo de informes son los KPIs.

Conoce más de los KPIs en el siguiente enlace,

Cómo utilizar KPIs para evaluar crecimiento de la empresa.

La combinación de al menos un KPI, más otras variables, como el tiempo, se obtienen reportes para análisis de comportamiento.

Algunos ejemplos de este tipo de informes ejecutivos

• Volumen de ventas en un periodo de tiempo.
• Contribución marginal global en un periodo de tiempo.
• Comparativo de volumen de ventas trimestre actual vs anterior.
• Ventas por segmento de cliente.
• Ausentismo en un periodo de tiempo.
• Estadísticas de demoras por equipo de producción.
• Comportamiento de costos en un periodo de tiempo.

Además de la variable del tiempo (meses, trimestres, años), otro tipo de análisis interesante son los comparativos plan vs. real.

La presentación de estos informes en formato gráfico, será de gran ayuda para interpretar el contenido de la información.

Los informes analíticos son de gran utilidad para la toma de decisiones. Además sirven como información de soporte para el informe ejecutivo de una empresa.

Datos estratégicos

Este es el tipo de datos de más alto nivel de una empresa. El contenido es relevante acerca de los objetivos a largo plazo y de crecimiento, así como las métricas ligadas al cumplimiento de dichos objetivos.

Ejemplos de este tipo de datos

Las preguntas claves en una empresa

¿Cuáles son las prioridades de la empresa? ¿Cómo enfocar la atención en aspectos que permitan mejorar el desempeño de la empresa? ¿Cuáles son las preguntas clave en el negocio que aún no tienen respuesta?

Existen aspectos relevantes que giran alrededor del negocio, como las necesidades propias, de los clientes y son importantes tomarlos en cuenta cuando se elabora un reporte.

Estos aspectos importantes, giran alrededor de preguntas, o pueden ser descubiertos, haciendo preguntas. Las respuestas, permiten tener ventajas importantes en cuanto futuro de la empresa.

¿Qué es lo que se debe medir? Es importante tener la respuesta, antes de definir métricas como los KPIs, ya que llenarse de indicadores clave, en vez de contribuir a preparar un informe claro, lo hará más complejo.

La organización de la información

Los pasos para hacer un informe ejecutivo de seguimiento a temas estratégicos, están basados en los 2 últimos puntos. Respuestas a preguntas clave, avances en las metas de los datos estratégicos.

¿Cómo hacer la clasificación de la información en un reporte de este tipo?

• Temas pendientes de reuniones anteriores.
• Propósitos para la revisión actual.
• Avances en el periodo anterior.
• Nuevas oportunidades
• Temas para debatir.

La extensión del informe no debe exceder de 2 hojas.

Un aspecto a considerar; como un informe ejecutivo se realiza de forma muy condensada, en un momento se necesitará información que soporte.

Por ejemplo, ¿Cómo se obtiene el valor relacionado al crecimiento de los ingresos?

En este caso, los KPIs de los datos analíticos, suelen ser el soporte para responder este tipo de preguntas.

Los reportes que se obtienen como desempeño de un KPI a lo largo de un periodo de tiempo, suelen ser fuentes de datos cuando se prepara un informe; además, son de utilidad como consulta más a detalle, en reuniones directivas.

Por otro lado, los valores para los indicadores clave, provienen de datos generados durante el día a día.

Son razones por las cuales es necesario conocer el flujo de los datos, los diferentes tipos y como se relacionan entre sí.

Más recomendaciones sobre cómo hacer un informe ejecutivo

Formato de presentación

La presentación es muy importante. Es recomendable diseñar una plantilla y adaptarla al contenido del mismo. Otra opción al diseño, puede ser la utilización de plantillas ya hechas, que se pueden encontrar en internet o en los procesadores de texto.

Resalta el objetivo general del informe

¿Cuál es el propósito del documento? Esta es la pregunta inicial. Aprovecha la plantilla para resaltar hacia dónde va dirigido el informe.

Segmenta el informe

¿Qué información de áreas de la empresa, qué diferentes temas cubre el informe?

Evita confusiones durante la lectura;  trata cada tema por separado.

¿Algunas recomendaciones? Resalta títulos de cada tema un color o tipo de letra diferente, divide cada tema en secciones con diferente color.

Más mensaje, menos texto

Este es el reto sobre cómo hacer un reporte ejecutivo. Incluir la mayor información en una extensión resumida,

• El objetivo del informe.
• Los puntos clave.
• Observaciones.

Qué sigue después de presentar el informe ejecutivo

¡Seguimiento! Desarrollar el resumen ejecutivo de una empresa de un plan de negocios no es el objetivo final. Es el inicio de una nueva etapa, por ejemplo, un producto, una alianza, entre otros.

Esto implica actualizar el informe cada cierto periodo de tiempo, involucrar a un equipo de personas,

Un informe ejecutivo, más que un documento, contiene futuras acciones, decisiones para el negocio. Ejemplo, productos, planes y más.

Conclusiones

Cómo se hace un informe ejecutivo representa un reto.

No consiste en llenar un documento de 1 o más páginas, sino en recopilar información acerca de eventos trascendentales en el rumbo y futuro de la empresa.

Un informe ejecutivo debe contener más contenido y menos texto, es un documento muy compacto.

¿Qué hacer para elaborar un documento de esas características?

Es importante identificar las fuentes de información. El punto de partida es la información o los datos con mayor detalle e irlos compactando hasta llegar al nivel de resumen deseado.

Presentar un informe ejecutivo, no siempre es el final de un proceso, sino el comienzo; necesitará de seguimiento puntual, lo que implica, actualizar el informe y presentarlo con cierta frecuencia.

Hay que involucrar un equipo de personas, dedicadas a elaboración periódica de este documento.

¿Qué te pareció este post? ¿Cuál es tu experiencia sobre cómo se hace un informe ejecutivo y su seguimiento? Te invito a compartir tu experiencia por medio de un comentario.

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