Uno de los momentos cruciales en las empresas es la toma de decisiones en equipo para mejorar o resolver problemas

En sí, el éxito de las organizaciones está muy relacionada a la efectividad de la toma de decisiones tanto individuales como en grupo. Para bien o mal, la selección final conducirá hacia el cumplimiento de sus objetivos o a circunstancias críticas.

Tomar decisiones es de todos los días. Algunas son rutinarias que se realizan en modo automático. También hay decisiones que requieren de un nivel especializado de conocimiento, ya sea técnico o sobre el funcionamiento de las diferentes áreas del negocio, motivo por el cual, aunque el líder sea el máximo responsable de tomar una decisión, necesita de otras opiniones para hacer una mejor evaluación.

El trabajo en equipo, supera al individual. Al trabajar en un proyecto, las diferentes habilidades y puntos de vista producen un efecto enriquecedor en la generación de alternativas, en los resultados.

Pero el proceso de toma de decisiones en equipo requiere abordar el problema, involucrar a las personas, conseguir colaboración y consenso. Estos aspectos también son retos, hacer que los participantes comprendan el contexto y con la variedad de puntos de vista no se dispersen del objetivo final.

¿Qué hacer y cómo organizar la toma de decisiones en los grupos de trabajo?

Qué es lo que se tiene que decidir

Uno de los objetivos de la toma de decisiones en una empresa es conseguir los mejores resultados.

Por lo anterior, es importante que el líder considere lo siguiente,

• Que los involucrados tengan claridad sobre qué es lo que se va a decidir.
• A partir de las diferentes opiniones, recopilar la información clave.
• De cada opinión, obtener lo mejor de cada una y así enriquecer la alternativa final.

Tener claridad sobre la decisión que se va a tomar

¿Cómo es el ahora y cómo será el después deseado? Este mapa es de mucha utilidad para recopilar los elementos que permitas establecer los pasos adecuados de la posterior toma de decisiones.

¿Se trata de hacer mejor un proceso interno?

En este punto, una dinámica que ayudará para la toma de decisiones en equipo, consiste en entender cómo va a cambiar el proceso de trabajo, que beneficios, que seguirá igual, que elementos se incorporan, conocimientos, habilidades necesarias para el nuevo escenario.

¿Se trata de modificar un producto o de hacer uno nuevo?

Para este caso, hay que fomentar un ambiente creativo, a trabajar para obtener conceptos innovadores que sean del agrado de los consumidores y decidir sobre la mejor alternativa, en este caso idea.

Te comparto más acerca del tema de la creatividad en la empresa,

Qué es creatividad empresarial y cómo fomentarla.

Conoce además cómo generar ideas innovadoras,

Cómo generar ideas innovadoras y cumplir con los retos del negocio.

Recopila la información

¿Qué información se necesita para la toma de decisiones en equipo y cumplir con el futuro deseado?

Siguiendo el ejemplo de un nuevo producto,

• Qué es lo que los consumidores valoran de los productos similares existentes.
• Qué no les agrada, que limitantes tiene.
• Qué bondades de la tecnología se pueden incorporar en el nuevo diseño.
• Qué cambios hay que hacer en los procesos internos.
• Qué habilidades, conocimientos necesitan las personas.

Hacer análisis de cómo y dónde recopilar la mayor cantidad de información, será de gran utilidad en la evaluación del escenario y toma de decisiones.

Desafíos para la toma de decisiones

La toma de decisiones en equipo requiere organización y tiempo

Cuando se trata de un equipo de trabajo integrado el proceso de decisión es más sencillo, eficiente y rápido. Es uno de los escenarios ideales.

Sin embargo, los expertos en el tema no necesariamente han trabajado anteriormente juntos o no se conocen, la cultura sobre cómo decidir difiere entre más de uno de ellos; para este caso, los desafíos que se presentan es organizar un equipo y preparar el ambiente tomar decisiones.

Cuando el tiempo apremia y el escenario es cómo el anterior trabajar un grupo reducido, de 5 a 6 personas ayudará a integrarse más rápidamente, a cerrar brechas para cohesionar al equipo. Esto permite homologar los criterios para la selección final.

Mantener un ambiente positivo

Algunas situaciones pueden generar conflictos entre los participantes, impactando en el ambiente grupal, así como al proceso de tomar decisiones.

Por ejemplo, cuando las personas no conocen su rol o no tienen una participación definida en el proceso, causan confusiones, duplicidad de tareas, áreas en las que no tiene un responsable asignado.

Otro motivo que influye en el ambiente es la comunicación. Aspectos cómo no avisar oportunamente que una tarea ya fue concluida o una decisión intermedia ya fue tomada.

Para el líder, es fundamental cuidar la presencia de vacíos que afecten al ambiente de trabajo y al proceso en sí.

Consigue que participen las personas adecuadas

Encuentra el balance en el grupo

Es importante considerar los tipos de escenarios y decisiones a tomar y por otro lado los participantes, para encontrar el balance adecuado, grupo – tiempo – resultados.

Para decisiones urgentes, los equipos pequeños representan la mejor alternativa.

Grupos numerosos requieren de más organización, en algunos casos de una estructura organizacional para coordinación de tareas, lo que implica tiempo.

Involucra a las personas afectadas con la decisión

Las decisiones producen cambios, aun esté planeadas para mejorar, para resolver problemas, no faltarán quienes resulten afectados.

Las personas afectadas tienen una perspectiva diferente sobre la situación, lo que representa una oportunidad para empatizar con ellos y ajustar las alternativas de solución.

Recuerda, los cambios suelen presentar un grado de resistencia, por lo que involucrar a las personas afectadas ayudará a reducir el tiempo de esta etapa de adaptación.

Utiliza habilidades para la toma de decisiones en equipo

Asignar tareas de acuerdo a habilidades

Asignar roles y tareas de acuerdo a las habilidades de las personas es una buena estrategia para hacer más efectiva la toma de decisiones en equipo.

Personas con habilidades de creatividad, son adecuadas para generar ideas sobre un producto nuevo o sus mejoras.

Cuando algo no correcto, un perfil adecuado es el de personas que se enfocan conseguir un objetivo para alejarse de los problemas.

Las habilidades complementarias

¿Hay dificultad para completar tareas por falta de conocimientos o habilidades? ¿Está disponible ese talento dentro del grupo?

Por ejemplo, tiene el conocimiento y experiencia en elaboración de encuestas, en hojas de cálculo y puede ayudar a avanzar en las tareas de sus compañeros.

Quizá las personas con habilidades complementarias no tienen la experiencia en el tema central del proceso de decisión, sin embargo, hay que considerar su disponibilidad para acelerar las tareas que inciden directamente en el objetivo final.

Organiza el proceso de toma de decisiones en el grupo

Pasos de la toma de decisiones

Una vez que se ha clarificado el contexto e integrado el grupo de trabajo, lo siguiente es definir los pasos o métodos para tomar decisiones

Recopila la toda la información disponible

Es importante no omitir información, en este paso toda la información es clave, dejar algún fuera puede influir en la efectividad de la selección final.

Considera que información puede estar disponible en el interior de la empresa, pero también hay buscarla en el exterior.

Una vez recopilada la información hay que desarrollar las alternativas para decidir.

Evaluar las alternativas

Los siguientes criterios son de utilidad en este paso

• Enumerar las ventajas y desventajas de cada opción.
• Enumerar las posibilidades de éxito y los riesgos de cada opción.

Es importante tener los enfoques sobre los beneficios y los problemas que representa cada alternativa.

Seleccionar la mejor alternativa

¿Cuál es la opción que tiene más posibilidades de cumplir con el objetivo deseado?

¿Qué sucede si combinan varias alternativas para potenciar las oportunidades de éxito y reducir las desventajas?

¿Hay necesidad de una ronda de votación antes de la selección final?

Los próximos pasos

Seleccionar la alternativa más adecuada es el paso final de proceso de toma de decisiones en equipo o gerencial y es el inicio una nueva etapa, la implantación de la opción final y hay que dar seguimiento.

Por otro lado, la realidad puede ser diferente a los resultados del análisis, por lo que existe la posibilidad que se presente una eventualidad que no se consideró durante el trabajo de oficina; de ser así, habrá que realizar ajustes a solución final. Ahí la importancia de un periodo de seguimiento.

Si la opción final es la definición de un proyecto, el próximo paso es elaborar un plan de trabajo y hay que definir si el equipo continúa como tal, los nuevos roles y asignaciones.

Conclusiones

La diferencia entre la toma de decisiones en equipo a la individual se encuentra en la asignación de roles, responsabilidades y consenso de opiniones.

Un grupo de personas tiene diferentes habilidades, experiencias, así como puntos de vista distintos, que representan la oportunidad de enriquecer las opciones para decisión. Pero también el reto de llegar a un acuerdo, de conciliar posibles conflictos.

Para el líder, un factor clave es combinar los talentos y fortalezas para asignarlos en el rol más adecuado. Por ejemplo, a una persona creativa, se le facilitará generar ideas, pero tendrá dificultad seguir un procedimiento paso a paso. En muchas ocasiones, el factor tiempo es limitante en este proceso.

El proceso de toma de decisiones en equipo continua después de escoger la alternativa final. Hay que implementarla y dar seguimiento. Como líder, aprovecha el esfuerzo y trabajo de integración previo para siguientes proyectos. La experiencia conseguida es un activo muy valioso como para volver a comenzar de cero.

¿Qué te ha parecido este post? ¿Qué otros aspectos consideras importantes para organizar la toma de decisiones en un equipo de trabajo? Te invito a compartir tu experiencia por medio de un comentario.