Se suele restar importancia al hecho de ofrecer comentarios sobre una presentación de negocio ya que la atención se centra en el análisis de la información, resultados alcanzados, tendencias, puntos críticos, toma de decisiones.

¿Debido a que son relevantes los comentarios acerca del contenido y la estructura expuesta?

Para los presentadores, representa una oportunidad de conocer sobre la habilidad para comunicarse. Si el mensaje que planeaba transmitir fue comprendido por los asistentes; si el enfoque de la ponencia era el correcto; si la información que compartió fue suficiente; que hace falta incluir; qué es lo que el líder espera conocer; cuáles son las áreas de oportunidad.

Para el líder, clientes y otros asistentes, ofrecer comentarios sobre una presentación de negocios les permite expresar el grado de satisfacción sobre la misma; por ejemplo, que preguntas se han respondido con el contenido, que es faltó, si la ponencia fue buena o definitivamente no ha cumplido con las expectativas.

¿Cómo saber si la presentación fue adecuada? ¿Qué es lo que hay que incluir, que hay que dejar fuera para la próxima ponencia? ¿Cuáles son las interrogativas que se esperan responder? ¿Cómo fue el desempeño y la comunicación del ponente? ¿Cómo hacer que los comentarios sobre una presentación de negocios aporten?

Se constructivo con los comentarios sobre una presentación de negocio

Conocer el status de los resultados de la empresa por medio de los informes, es el aspecto de mayor interés para un líder. También hay expectativas en conocer cómo se aprovechan las oportunidades, que problemas se han presentado, soluciones.

Una de las preguntas más comunes para quienes presentan una ponencia es si el contenido cumple con las expectativas.

Los comentarios, una opinión de crítica constructiva, es un puente entre esta brecha, quienes exponen, por ejemplo, colaboradores y el líder quien los escucha.

Nuevos colaboradores, nuevo líder

Si en alguna circunstancia son prioritarios los comentarios sobre las ponencias es aquí.

Para los colaboradores noveles o de reciente incorporación al equipo de trabajo, quizá sean muy hábiles para desarrollar las tareas de su puesto, conozcan muy bien lo relacionado al área de trabajo. Pero, ¿qué tan preparados están para exponer? ¿tienen una idea acerca de qué es lo que esperan el líder y el resto de la audiencia escuchar y ver en una presentación de negocio?

Por otro lado, se trata de un líder de reciente incorporación. Quizá el estilo de liderazgo sea diferente a sus predecesores, así que las expectativas son distintas.

La opinión, los comentarios incluso a título personal ayudarán unificar criterios sobre lo que es prioritario.

Aunque esas primeras presentaciones no sean de su agrado; ya sea si la calidad es muy mala, datos relevantes que no se abordan, que hay incongruencia en la información, es importante realizar los comentarios en forma constructiva.

Un feedback positivo aporta, un feedback negativo, tiende a destruir.

Se trata que los colaboradores, se lleven de la reunión tips, guías sobre cómo mejorar las ponencias, que incluir, que cambiar.

No se trata de desmotivar a las personas; sólo las confundirá y la calidad de las presentaciones quizá no cambie.

Existen buenas prácticas para elaborar presentaciones; en el siguiente enlace te comparto cómo hacer presentaciones en power point,

Cómo hacer presentaciones en power point excepcionales.

Que los comentarios permitan a los colaboradores cumplir sus objetivos

Independientemente del nivel de experiencia y trayectoria en la empresa del colaborador, el feedback sobre las ponencias son de gran utilidad.

Considera lo siguiente,

• Todo trabajo, incluyendo una presentación de negocio, puede mejorar en el futuro ¿En qué aspectos hay que mejorar?
• Del mensaje entregado, que fue lo que se comprendió, que fue lo que no quedó claro.
• Hablar en público, aunque se sea ante una pequeña audiencia, proporciona seguridad, motivación y representa una oportunidad para crecer profesionalmente. Conocer que se hizo bien, así como áreas de oportunidad será de gran utilidad en el proceso de desarrollo.

La idea es cerrar las posibles brechas de comunicación y expectativas de información entre el ponente y la audiencia.

Buenos colaboradores, presentaciones desastrosas

No es difícil encontrar estos casos. Colaboradores que tienen un elevado nivel de desempeño en las actividades de su puesto, especialista en un área de la empresa, pero como presentador deja mucho que desear.

Se trata de personas que han desarrollado habilidades técnicas más no así el perfil cómo orador y el resultado se refleja en una ponencia que deja dudas, que es confusa o compleja para entender.

No se trata de criticar a la persona, hay que cuidar los tipos de comentarios; más bien, se trata de realizar observaciones sobre la calidad del trabajo. Toma en cuenta que, para desarrollar habilidades del puesto, se requiere de una guía y superar la curva de aprendizaje, lo mismo aplica para elaborar informes ejecutivos.

Aprovecha el potencial de cada colaborador y motívalo a aprender nuevas habilidades. Toma en cuenta que, en esas presentaciones confusas, se pueden encontrar oportunidades para la empresa.

Desglosa los comentarios

Ofrecer comentarios sobre una presentación de negocio también puede realizarse sobre un slide o un punto en específico; no necesariamente debe ser una evaluación de toda la ponencia.

Eso sí, es importante describir ese punto en el cual se está enfocando.

Por ejemplo, en lugar de decir “ese indicador no dice algo”, en su lugar, ofrecer un comentario tipo,

“Me gustaría conocer el desempeño diario de X indicador, para determinar la causa del problema y tomar decisiones”

El líder suele tener una visión más amplia de la empresa, por lo que puede encontrar algo que los colaboradores, una oportunidad, un posible conflicto, algún evento en el que no se avanza.

Quizá esa situación no sea percibida por el colaborador; al recibir esta retroalimentación, le ayudará a enfocarse en nuevos aspectos de su área de trabajo, aprender y en un futuro, aportar.

Que los comentarios sobre una presentación de negocio movilice los cambios

Lo mismo con otros datos

Una presentación puede clasificarse cómo una actividad por cumplir, restando importancia frente a otras tareas de día a día. Pero esto puede generar errores.

¿Debido a qué sucede?

Cuando se resta importancia a una presentación y se deja para último momento. De este modo, una forma práctica de elaborarla es tomar como base el informe del periodo pasado y reemplazar el contenido. En el actuar de forma acelerada, puede estar el error; mezclar datos de distintos periodos, no incluir novedades en el periodo por no adaptarse al formato, no actualizar acumulados. De esta forma, los datos del informe a presentar, no reflejarán la realidad.

Establecer un formato, facilita mucho el trabajo en las presentaciones periódicas. Ya suficiente es recolectar la información. Sin embargo, en el mediano plazo, puede convertirse en rutina y limitar el alcance de los informes.

El dinamismo que ocurre en las empresas, se puede imprimir a las presentaciones de negocio. Renovar su contenido, incorporando escenarios, retos, tendencias, se pueden originar desde los comentarios que soliciten, cambiar al ritmo de que lo hace la empresa.

La presentación como base para toma de decisiones

Las presentaciones sobre KPIs es un ejemplo apropiado para este punto.

Los tableros de KPIs, son informes visualmente muy atractivos, más aún si su presentación es en formato dinámico.

¿Qué respuestas proporciona cada indicador o un conjunto de ellos? ¿Qué guías de acción resultan en el periodo analizado?

¿Qué feedback se puede ofrecer acerca de presentaciones de indicadores clave?

Comentarios acerca de las decisiones que se toman en base a los datos es un gran motivador para este tipo de presentaciones. De ese trabajo realizado, pueden surgir acciones que determinen el rumbo de la empresa.

Cuales fueron los mejores momentos de la presentación

Además de informes de rendimiento, de avances de proyecto, una presentación puede realizarse para una audiencia externa a la empresa.

Por ejemplo, ante un cliente.  Más que conocer avances a proyectos, desempeños de indicadores, datos financieros o de fabricación, al cliente le resultará de mayor interés conocer los avances a sus órdenes de compra, novedades en cuanto a productos, servicios, y que problemas les ayuda a resolver.

En un congreso. Al público le interesará conocer casos de éxito, cómo están organizados, historia, evolución de sus productos.

El enfoque de una presentación interna es diferente a una externa.

• ¿Cuáles fueron los momentos más relevantes de la presentación?
• ¿Cuáles fueron los momentos que despertaron el interés de la audiencia?
• ¿Cuáles fueron las preguntas más destacadas?
• ¿En qué tópicos se enfocaron las preguntas?

Allí se pueden encontrar oportunidades, focos de atención.

Qué es lo que distrae al presentador

Cada persona tiene momentos de preocupación; el estrés puede ocurrir durante una ponencia y se manifiesta de diferentes formas, por ejemplo, en distracciones.

Probablemente, para el ponente se trata de algo imperceptible o habitual y no esté consciente del impacto de las preocupaciones,

• Equivocaciones.
• Ideas o mensajes incompletos.
• Presentaciones confusas.
• La preocupación, es evidente en su comunicación verbal o no verbal.

En estas circunstancias, los comentarios sobre la actuación del ponente son de gran utilidad. Así ayudarán al ponente a descubrir que es lo que lo estresa, o lo hace distraerse.

Los comentarios sobre una presentación de negocio deben conducir a mejorar las mismas, así como aportar en el desarrollo de los presentadores.

Conclusiones

En las ponencias, es muy importante el contenido, la claridad con que se transmiten los mensajes, se trata de conocer avances de proyectos, novedades en la empresa. También comunicar asuntos relevantes al exterior.

¿Qué tan relevante es el contenido, el desempeño del orador? ¿Cómo mejorar la calidad de las ponencias? Proporcionando feedback constructivo.

En ocasiones no se consideran relevantes; al ofrecer comentarios sobre una presentación de negocio además de mejorar la calidad y el desempeño, en futuras ponencias, se puede descubrir aspectos más relevantes, cómo oportunidades para la empresa.

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