¿Deseas utilizar KPIs para evaluar el crecimiento, el rendimiento de una empresa? ¿Por dónde empezar? ¿Cuáles son los pasos a seguir?

El éxito de una estrategia, no se determina por su formulación. Para llegar al futuro deseado, las organizaciones enfrentan retos día a día, cambios en el mercado, empresas muy competitivas, clientes más exigentes. Una estrategia sin ejecutarse, sin implementarse provoca una pérdida de oportunidades.

Durante una reunión entre los directivos de la empresa, uno de los temas que salen en la agenda de la reunión es acerca de cómo mejorar el rendimiento, reducir los errores, explorar nuevos caminos para obtener ventaja respecto a los competidores.

Estos son temas estratégicos, en los que el seguimiento a la misma, irá aportando información respecto a datos críticos, que al ser analizados ya sea individualmente o en combinación con otros KPIs te proporcionarán información de utilidad e iluminarán el proceso de toma de decisiones.

Conocer cómo  utilizarlos apropiadamente, te ayudarán en la construcción de la prosperidad del negocio.

A continuación de explico cómo utilizar los KPIs para evaluar crecimiento, como implementarlos y recomendaciones para su mejor manejo.

Qué es un KPI

Comprendiendo la utilidad de los KPIs

Un ejemplo muy ilustrativo para entender que y cual es  la utilidad de los KPIs lo constituye el tablero de un automóvil.

Este tablero contiene indicadores como la temperatura del motor, el odómetro, el marcador de velocidad, del nivel de combustible, entre otros. En un solo lugar, están disponibles estos indicadores que determinan el estado actual y el desempeño del automóvil.

Para destacar el beneficio y las ventajas que se pueden obtener de estos indicadores hay que tener en cuenta lo siguiente

• Conocer la función de cada indicador.
  Poco o nada representa la utilidad del contenido del tablero si se desconoce la funcionalidad de los indicadores. Por ejemplo, en condiciones normales el indicador de temperatura del motor es el punto medio. Cuando este indicador se desplaza hacia el extremo de temperatura alta, requiere de atención, ya que si alcanza su punto alto y el automóvil sigue en marcha, se presenta el riesgo de un daño al motor, a la unidad e incluso puede provocar un accidente.
• Seguimiento a los indicadores
  Uno de los indicadores más conocidos, es el que indica el nivel del combustible. No atender el aviso de bajo nivel en el tanque de almacenamiento, provocará que su marcha se detenga. Para esto, es importante familiarizarse con el rendimiento, la capacidad del tanque,  la distancia a recorrer, ubicar los puntos de reabastecimiento, así como conocer acciones que afectan el rendimiento óptimo.
• Tomar decisiones y actuar
  Regresando al ejemplo del nivel de temperatura del motor, ante un comportamiento no normal del mismo hay que tomar decisiones y actuar. Quizá la solución sea sencilla, como rellenar el depósito de agua, pero también pueda ser ocasionado por fallas en el sistema de enfriamiento, que requiera una intervención para reparación.
• Indicadores ligados a objetivos
  Cada uno de estos indicadores está ligado a medir objetivos para rendimiento y vida del automóvil.
• Vigilar la operación del motor del automóvil con un estado óptimo, apoyado por el indicador  de temperatura.
• Controlar y supervisar la vida útil del motor, los neumáticos, así como determinar el momento para su mantenimiento, mediante el indicador de distancia recorrida.
• Determinar la distancia a recorrer y asegurarse lograrlo, mediante el indicador de nivel de combustible.

Atender comportamientos proporcionados por estos indicadores, marca la diferencia entre mantener o no el mejor estado de la unidad, así como la experiencia para conducir.

KPIs  ¿Qué son?

Es el acrónimo de Key Performance Indicator, indicador clave de desempeño en Español, utilizado para medir el grado en el cual un objetivo se está cumpliendo en un periodo de tiempo especificado.

Utilizar KPIs para evaluar el crecimiento de la organización, no son aislados, se deben acompañar con parámetros de referencia que determinan su beneficios tales como

• El valor alcanzado
  La cantidad alcanzada, por ejemplo un número, un porcentaje, cantidades monetarias. Este valor ayudará a determinar el éxito de alguna tarea.
• Mínimo y máximo, aceptable y no aceptable.
  Representan los puntos de comparación, valores mínimos y máximos, aceptables y no aceptable. Regresando al ejemplo del indicador de temperatura del automóvil, cuál es el valor aceptable, en este caso el punto medio, y el no aceptable, más arriba del punto medio. Para el caso de los negocios, ejemplos acerca de contribución marginal en el precio de un producto, el valor mínimo aceptable, el porcentaje máximo aceptado para rotación de personal, etc.
• Tiempo
  Durante el seguimiento los KPIs para evaluar el crecimiento, el desempeño de un área o del negocio en sí, el tiempo es un parámetro de comparación muy socorrido. ¿Cómo se comportaron las ventas respecto al periodo anterior, mes, trimestre? ¿Cómo ha sido la inversión en formación durante el año en curso? Comparativos vs. Los competidores en el periodo en curso, etc.

Objetivos y su seguimiento

Los KPIs tienen un significado, cuando estos contribuyen a un objetivo, esto es, deben estar basados en objetivos.

Así como en el ejemplo anterior, el del auto, en la empresa es igual. ¿Cómo determinar si un objetivo se cumple? Mediante la asignación de una métrica o valor objetivo.

Un KPI pierde su utilidad, si no cuenta con un objetivo a calificar, ya que es el objetivo quien lo ubica en contexto, permitiendo conocer donde te ubicas actualmente, en relación a dónde quieres estar.

Seguimiento a temas críticos de empresa mediante KPIs para evaluar crecimiento

La estrategia y los KPIs

Durante la formulación de la estrategia se definen objetivos, que representan acciones a realizar.

Para determinar si la ejecución de la estrategia se realiza conforme a su formulación, los objetivos deben ser revisados.

Existen casos en los cuales la estrategia sufre ajustes, ya sea, cambiar criterios acerca de su grado de cumplimiento, o en un momento determinado reemplazarlos.

Los objetivos estratégicos pueden controlarse mejor, al determinar en qué medida su desempeño es el adecuado o no.

KPIs para evaluar crecimiento de la empresa, ¿Qué propósito tienen?

Los KPIs para evaluar crecimiento y desempeño en la empresa se clasifican en 2 tipos de indicadores

KPIs operativos
Mediante este tipo de indicadores se puede evaluar lo que ocurre actualmente dentro de la empresa, ya sea por hora, por día, en la semana en curso.

Proporcionan información relevante, acerca de cómo se están desempeñando los procesos, sistemas, las personas, donde ocurre una falla o para determinar desviaciones y tomar acciones correctivas rápidamente.

KPIs estratégicos
Los KPIs estratégicos sirven para evaluar donde está actualmente la organización, respecto al futuro aspirado.

Es importante comprender que no es necesario medir día a día para fines estratégicos. Recuerda que el seguimiento a temas estratégicos se realiza regularmente forma trimestral, por lo que día a día no hay mucho cambio, conoce más acerca del seguimiento a temas estratégicos en este link.

Temas tangibles e intangibles

Existen aspectos claves para las organizaciones como los niveles de compromiso de los empleados, de satisfacción de los clientes, imagen en el mercado. Es posible establecer la medición a temas intangibles, utilizando KPIs, este post,se hará referencia a temas tangibles.

Fuentes de datos para KPIs

Información disponible en el negocio

Cada organización, genera información de acuerdo a su volumen, tamaño,  compromisos comerciales, financieros, gubernamentales, etc, que son fuente de datos en los KPIs para evaluar crecimiento.

Los datos generados se clasifican por los siguientes

Datos transaccionales
Se refiere a los generados por operaciones diarias, tales como el

• Documentos comerciales, pedidos de cliente.
• Facturas
• Pólizas de pago
• Identificación de unidades producidas con sus características tales como peso, medidas, propiedades físicas, químicas, color, etc.
• Asistencias de los empleados.
• Costos de fabricación, detalle de material suministrado.
• Ordenes de compra.

Este tipo de información es utilizada para seguimientos diarios o información específica, acerca de

• Detalle de producción diaria.
• Detalle de Facturas emitidas por día.
• Consulta a documentos.
• Consulta a un lote producido.
• Seguimiento a documentos emitidos, por ejemplo relación de unidades por fabricar de un documento comercial.

Datos para toma de decisiones
En este tipo de datos, se utilizan ya los KPIs, cuya fuente la constituyen los datos transaccionales.

Se trata de información resumida y organizada por dimensiones, como tipos de documento, clientes, familias de productos, áreas de negocio, proveedores, periodos de tiempo, semana, mes, trimestre, año.

Así como indicadores tales como ingresos, egresos, facturación, horas hombre fabricación.

Con esta organización de la información se construyen informes, donde contienen KPIs para evaluar crecimiento y rendimiento de la empresa.

Algunos ejemplos de informes

• Gráfica de Ingresos vs. Egresos en un determinado periodo de tiempo.
• Gráfica comparativa Ingresos de un periodo por ejemplo el año en curso vs. El año anterior.
• TOP Clientes en ventas por unidad de volumen o por unidad de piezas.
• Gráficas de Ventas respecto a los competidores por producto.
• Comparativos de Ausentismo por periodo de tiempo y por área de negocio.
• Tiempos de surtido de proveedores por familia de productos.

Estos informes se pueden agrupar por diferentes dimensiones, así como en un momento dado, conocer más detalles, auxiliándose de reportes de datos transaccionales.

En sí estos informes deben facilitar al líder, visualizar comportamientos, utilizando KPIs para evaluar crecimiento y su posterior  la toma de decisiones.

Explotación de los KPIs

El almacenamiento y posterior explotación de estos informes, dependerá variantes como, software disponible, volumen de datos, presupuestos entre otros.

Si tu empresa está comenzando a implantar KPIs, Excel es una buena opción. En este paquete de hoja de cálculos puedes organizar de diferentes formar  concentrado de datos, almacenarlos por semana, mes, trimestre o por otra dimensión, de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Posteriormente puedes generar informes con PowerPoint.

Los softwares de inteligencia de negocios, son los más apropiados para administrar el almacenamiento, organización y explotación de informes ejecutivos Cada uno de ellos tienen sus características, precios, guías para instalación, soporte, hasta el tipo de informes y gráficas a emitir.

La ventaja es que la actualización  de los informes es en muchos casos automatizada.

Te comparto algunos de ellos

• Cognos
• QlikView
• SAP BI y Business Objects
• Tableau

Dashboards, su utilidad en el análisis de los datos

Un dashboard es un tablero que contiene indicadores de actuación. Para el caso de seguimiento a la estrategia de negocios, los KPIs.

El tablero del automóvil

Este tablero, localizado debajo del parabrisas de los autos, contiene la colección de indicadores de funcionamiento.

Solemos consultar este tablero varias ocasiones en el trayecto del mismo, por ejemplo al abordarlo, después de un tiempo de conducción, antes de recorrer grandes distancias, verificamos en nivel de combustible, para tomar decisiones en cuanto a reabastecimiento.

Realizamos un seguimiento, cuando se presenta un problema específico, por ejemplo, cuando hay una falla en el sistema de enfriamiento.

Además podemos conocer información proveniente  del exterior, por ejemplo, alertas al estacionarnos, la cámara al conducir en reversa.

Tableros o dashboards empresariales

Los dashbards empresariales, contienen una colección de KPIs para evaluar crecimiento y actuación de la empresa o de un área en particular, mediante gráficas, tablas comparativas. Estos tableros pueden ser fijos, o dinámicos.

Los tableros dinámicos contienen filtros por dimensión, ejemplo, por periodo de tiempo. Los sistemas de inteligencia de negocios, suelen contener tableros predefinidos.

De forma similar a los tableros en los automóviles, los tableros empresariales son de gran utilidad para los líderes.

• Proporcionan un panorama acerca del desempeño por indicador clave.
• Proporcionan comparativos entre la situación del negocio respecto a los competidores.
• Los líderes pueden tomar decisiones.
• Califican a los objetivos estratégicos y después de un seguimiento, se puede determinar si es necesario efectuar cambios o no.

Evita errores en el manejo de KPIs

Los KPIs para evaluar crecimiento y actuación de una empresa constituyen una gran herramienta. Evita cometer errores en los que pierdan relevancia, genere un escenario muy complejo y de poco valor, entre otros.

Gran cantidad de KPIs

KPI es el acrónimo de Indicadores Clave de Rendimiento. Evita por lo tanto, intentar medir todo lo que acontece dentro de la empresa. Medir demasiada información es de tan poca utilidad como medir muy pocos datos.

Evita crear escenarios demasiado complejos, será difícil comprender, se invertirá mucho esfuerzo en actualizarlos y quizá no sean utilizados por los tomadores de decisiones, incluso, que nunca lleguen a ser utilizados.

No existe una cantidad exacta para determinar cuál es el número óptimo de KPIs. Una buena formulación de la estrategia contiene de 20 a 25 objetivos estratégicos. Esta es una referencia para determinar el número de KPIs para evaluar crecimiento de la empresa.

KPIs no relevantes para el negocio

Desarrollar los siguientes escenarios

• Buscar KPIs en una página de Internet, e implementarlos.
• Utilizar los KPIs con los que los competidores están midiendo su desempeño y crecimiento.

Constituyen un gran error. Los directivos de la empresa, deben tomar decisiones en base a lo que ellos realmente necesitan; existen preguntas críticas propias del negocio, que un CEO, un directivo necesita obtener respuestas.

A menos que los indicadores o la estrategia utilizada por los competidores, o los encontrados en una página de Internet, sea igual a la estrategia de tu negocio, medir lo que otras compañías evalúan, resulta ineficiente y no necesariamente aporta valor.

El propósito de tus KPIs para evaluar crecimiento del negocio, deben ser a la medida de tus necesidades a alcanzar con tus objetivos estratégicos y en base a ello, medirlos.

Recomendaciones para una mejor gestión de KPIs

Difundir la estrategia del negocio

Para conocer cómo se va a medir, es necesario primero conocer  que es lo que se va medir. Difundir la estrategia del negocio, es un punto de partida para comprender las aspiraciones del negocio y para llevar a cabo un cambio cultural hacia determinar métricas clave.

Seguimiento y patrocinio de la estrategia

Para crear una cultura organizacional en el que el personal tome con seriedad para utilizar KPIs para evaluar crecimiento del negocio, este debe comenzar con los líderes. Cuando las personas observan que sus líderes ven con  indiferencia los temas estratégicos, la evaluación de los objetivos de la estrategia, el personal adoptará el mismo patrón.

Por lo anterior, es importante que el CEO patrocine el cambio, liderando la formulación y el seguimiento a la estrategia.

Es importante que toda la empresa comprenda que las decisiones que se toman en base a valores de KPIs para evaluar el crecimiento del negocio, en base a seguimiento de temas estratégicos y no  por criterio del líder, del CEO.

La medición debe contribuir al crecimiento

Se presentarán casos, sobre todo al inicio del seguimiento de la estrategia, que algunos de los objetivos tienen un pobre desempeño.

El propósito debe ser detectar causas, tomar decisiones para corregir el rumbo; en ningún caso debe utilizarse negativamente, por ejemplo, para infundir temor, ya de entonces, las personas tendrán miedo o buscarán formas de ocultar malos resultados.

Conclusiones

Implementar la utilización de KPIs en los negocios, puede originarse por alguna novedad, al enterarse que los competidores ya están los utilizando, sus tableros son visualmente muy atractivos. Sin embargo, la decisión de implementarlos, no debe basarse solamente en seguir tendencias. Estas mediciones deben basarse en temas estratégicos, utilizar KPIs para evaluar crecimiento del negocio.

Una correcta utilización de KPIs proporciona información crítica para la organización, empodera a los directivos y empleados a tomar mejores decisiones y tener claridad cómo mejorar el rendimiento de la empresa.

Utiliza recursos que te ayuden en la gestión de la estrategia y en el cálculo de valores de KPIs, de tal forma que la información esté disponible en el momento que los necesites. Los sistemas de inteligencia de negocios constituyen un gran apoyo para ello. Construir estos informes implican un gran esfuerzo, como líder, utilízalos regularmente para tomar decisiones.

Inspira con el ejemplo al personal, difunde el mensaje con claridad, que la empresa utiliza los KPIs para evaluar crecimiento organizacional.

¿Qué te parece este post? Te invito a compartir tu experiencia acerca de la utilización de los KPIs para evaluar crecimiento, escribiendo un comentario.